El por qué necesitas un sistema de organización

Un sistema de organización no es más que un conjunto de reglas a las que te comprometes con el fin de ser más eficaz. Estas reglas definen dónde apuntas una idea que se te ocurre, dónde vas a buscar la próxima tarea para hacer o como coordinas el avance de tus proyectos entre otros.

Además de estas reglas, un sistema de organización puede dotarse de cierta infraestructura como una libreta, un calendario, un móvil para tomar notas en cualquier sitio o un cajón, por ejemplo, en el que guardar material de consulta. Para tener un sistema completo no basta con los materiales sino que es imprescindible tener muy claro cuándo y cómo los usarás.

Sin sistema de organización

Lo sé, «sistema de organización» es un término que da miedo. Suena a complejo, cosa grande y mucho trabajo. La reacción más normal suele ser un fruncido de ceño y un «Anda, no me líes».

Sin embargo hoy me toca romper una lanza a su favor. Siendo franco, si no tienes ninguno hasta ahora creo que tienes mucho que ganar y que además te exigirá un esfuerzo casi nulo. Un sistema de organización puede ser tan simple como una hoja de papel, el hábito de apuntar tus tareas por hacer y el hábito de mirar la lista cuando tengas tiempo libre.

Por sorprendente que parezca, la razón principal por la que la mayoría no tiene un sistema de organización es simple y llanamente porque hasta ahora no se han planteado nunca en serio tener uno.

Para mí hay 3 problemas principales cuando trabajas sin un sistema:

• Dudas constantes Cuando no vacías ni siquiera en una lista tus tareas, tu herramienta principal es la memoria. Incluso cuando recuerdes todas las tareas, la duda de si había más que hacer persiste.
• 0 control Una cosa es recordar alguna tarea y otra tener una visión completa mental. Basta un vistazo a un papel para ver conflictos entre tareas. A golpe de memoria… la cosa se complica.
• Capacidad para poco volumen Por las dos anteriores, una planificación que cargue bien cada momento del día, que tenga en cuenta lo que puedes y no puedes hacer en cada momento resulta imposible.

Con sistema de organización

Lo bueno de empezar a trabajar organizado y asumir que vas a usar ciertas reglas, es que te puedes impulsar en esas reglas para ser más productivo (por eso las reglas son mínimas y estrictamente necesarias).

Por ejemplo, para poder encontrar la próxima tarea necesitas concentrarlas todas en un sitio. Así que a partir de ahora decides que «siempre que una tarea nueva aparezca, la apuntarás en la lista de tareas».

¿Qué beneficio obtienes? Cuando tengas tiempo libre no te pondrás a hacer memoria o a dudar, sino que miras la lista y tomas una tarea. ¿Que no hay ninguna? Usa en lo que quieras tu tiempo libre y ve con la tranquilidad de saber que todas tus obligaciones están cumplidas.

Las ventajas principales de instaurar un sistema son:

• Fiabilidad Nunca será del 100% porque somos humanos, pero ahora para olvidar una tarea sería necesario que cada vez que te acuerdes de ella, te niegues a apuntarla. De otro modo figurará en la lista y la verás más tarde.
• Puedes gestionar más volumen El papel, a diferencia de tu memoria, no tiene fin. ¿Tienes 100 tareas? ¿1000? La lista puede resultar menos práctica, pero no perderás elementos.
• Posibilidad de evolución Cuando ves las tareas que no das hecho, y dejas constancia en papel, desencadenas una serie de preguntas que acabarán conduciéndote hacia un sistema mejorado. Sólo con la memoria resulta casi imposible hacer un balance de este tipo.

¿No tienes ninguno? ¡Hagamos un experimento!

Si no tienes ningún sistema de organización serio, te invito a hacer un experimento. Es tan sencillo como hacerte con un papel (tu nueva lista de tareas) y un bolígrafo, esa será tu infraestructura.

Las reglas de funcionamiento serán 2:

1. Apuntar toda tarea por hacer que aún no esté en la lista siempre que se te ocurra
2. Cuando tengas tiempo libre, acude a tu lista y toma la tarea más importante

Podría anticiparte muchos de los problemas que surgirán (por algo es el método más simple posible) pero no es ese el objetivo. El objetivo es que tú los descubras y te entrenes. Incluso si no pretendes instaurar un sistema de organización en tu vida, este experimento te enseñará mucho sobre productividad.

Dos cosas más, dale mínimo una semana de duración al experimento y no olvides que estoy disponible tanto a través de los comentarios como del formulario de contacto para responder a tus dudas y comentar tus conclusiones. ¡Suerte con la práctica! ¿Alguna duda antes de empezar?