Analizo mis propios fallos de gestión de empresa de 2018

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Hoy es un día un poco diferente porque, aunque normalmente comparto consejos de productividad para que gestionéis mejor vuestros negocios, hoy voy a hacerlo al revés: me voy a criticar mis propios errores del 2018.

Para ello vamos a ver mis logs y distribución de tiempo del 2018, veremos un poquito lo que he aprendido y hablaremos de medidas correctivas.

Pero si me interesaba especialmente hacer esto, es principalmente para que te fijes en que mis fallos son los mismos que los de cualquiera.

Lo único que marca realmente la diferencia entre mi productividad y la de otro emprendedor cualquiera es probablemente que al dedicarle este tiempo extra a analizar lo que hice, a crear las herramientas que me permitan ver estas cosas y luego proponerme medidas, tengo capacidad de acción y mejora bastante más rápido.

¡Así que vamos a echarle un ojo a todo esto y espero que te inspire para tu empresa 🙂 !

Fallo 1 – No me he tomado nada en serio mis vacaciones

Este gráfico es la parte de mi Excel que pilota mis días de vacaciones y así lucía el 31 de Diciembre en 2018.

Pues bien, como sabéis, no solo tengo implementada la semana laboral de 4 días (los miércoles descanso), sino que me auto-atribuyo al año 45 días de vacaciones (40 normales y 5 festivos).

El fallo gordísimo, para mi sorpresa, ha sido ver en estos indicadores que me he auto-engañado y me he dejado sin disfrutar ni más ni menos que ¡17 días de vacaciones y 8 miércoles en un año! Eso son ¡25 días enteros!

Esta es la vista del año que se me genera automáticamente y me permite pilotar vacaciones y días. Los «1» equivalen a un día trabajado entero | V = Vacaciones | F = Festivo | M = Miércoles libre por semana 4 días (clic para ampliar)

 

Mirando en detalle el por qué una vez más aparece una de las grandes razones por las que empecé a usar una semana de 4 días: encadenar agotamiento genera una espiral improductiva.

En este caso el culpable fue que en Agosto concidió precisamente mi mudanza desde Francia y eso me llevó a que, aparte de no tener vacaciones reales, de Agosto a Octubre me haya saltado también la semana de 4 días.

Ahora con retrospectiva y calma para mí es facilísimo verlo pero la pregunta que realmente cambia tu productividad es: ¿cuando estés más atareado y en urgencia te tomarías un día libre?

Y la respuesta es sí. No solo deberías (por raro que parezca), sino que el no hacerlo es lo que comienza estas cadenas improductivas.

Así que lo admito y aquí tenéis mi ejemplo más cristalino imposible: el minimizar mis vacaciones de verano hizo que en un Septiembre más fundido que nunca me quitase días de margen y prácticamente no tuviese unas vacaciones decentes hasta Navidad (con el consiguiente bajón normal de productividad en todos esos meses).

El novato se va a quedar con lo «heroico y sacrificado» que es aguantar sin vacaciones pero si tengo un consejo que transmitiros es que no hay ningún mérito en llegar fundido sin vacaciones un lunes al trabajo. Tan solo hay técnicas que aprender que te hagan gestionar mejor esa tensión y saber parar a tiempo antes de quemarte.

Cuanto menos te quemas, mejor te va y paradójicamente más puedes parar e invertir en mejoras todavía. Aprende de mi error y que no te ciegue ningún proyecto.

Fallo 2 – Todavía pierdo 12 días al año sentado frente a la silla

En esta segunda vista de mi Excel, me fijo en 2 tipos de días:

  • Los «Pospuestos» – Son los días que contaba trabajar y no acabé pudiendo (Ej: un día tan tan quemado que sencillamente estoy perdiendo la mañana o el día hasta que me doy cuenta y me saco de trabajar)
  • Los «Ganados» – Días que no contaba trabajar y acabé haciéndolo (Ej: un domingo tan inspirado que me diseño la estrategia entera de un proyecto)

(Nota: Todos mis Excels suelen estar en gallego y hay «nh»s en vez de «ñ»s o faltan acentos porque a Excel no le gustan los caracteres especiales, pero lo dejo así porque creo se entiende)

Pues bien, al final del 2018 mis contadores estaban así:

Los «0» a la izquierda son las previsiones a principio de año y los números naranjas lo real a final de año.

 

Que «Aux_Pospostos» esté a «12» quiere decir que hubo 12 días este año que me senté en la silla y acabé no trabajando (por quemado, desmotivado, o lo que sea). Yo fui a trabajar, me senté y lo hice todo bien, pero algo fallaba porque no produje.

Evidentemente este es un indicador genial de productividad y que te recomiendo mucho medir si eres freelance o empresario. Oero incluso con el tiempo que llevo trabajando en este indicador, aún es muy elevado para mí.

En lo que me acabo de llevar una grata sorpresa no obstante, escribiendo este artículo, es al verificar los valores de 2017 y 2016:

2017

2016

Según esto cada vez pierdo menos días que (-3.5 en 2017, y -6.5 en 2016) que es muy buena noticia y significa 1 semana y media (de las mías) más para avanzar en proyectos de mi empresa.

Por otro lado, no celebro nada en los «días ganados» que, aunque en teoría a mi negocio le va mejor cuantos más días libres «acabe teniendo ideas y desarrollándolas» mi tiempo libre no deja de ser para mí y ya sabéis que para mí la verdadera productividad es la que logra hacerte más feliz y eficaz pero no a costa de tu vida personal.

Si no te habías fijado nunca hasta ahora en cuantos días acabas no trabajando te recomiendo que los cuentes. Eso sí ojo, el primer año puede ser devastador, pero a partir de ahí es todo mejora porque abordarás la gran pregunta: ¿por qué creo que he perdido el día de ayer? Y ahí empezarás investigaciones buenisísimas.

Fallo 3 – Tratar demasiado por separado cada área de mi tiempo

Una de mis intenciones en 2018 era cada vez hacer más eficiente mi empresa en las diferentes áreas que tenía (propósito que mantengo todavía pero que intentaré ahora mejor).

El problema en 2018 es que tendía a separar 2 grandes tipos de tiempo:

  • El tiempo para avanzar en proyectos – Que es donde quería yo idealmente pasar más tiempo
  • El lastre – Que es todo el resto y yo quería minimizar y automatizar

A principios de 2018, mi distribución de tiempo era algo así:

Como ves mi visión a principio de año no estaba nada mal ¡con un 43% del tiempo dedicado a crecer!

El problema es que tan obsesionado por reducir todos esos proyectos «recurrentes» no me daba cuenta de que estaba sacrificando el 53% de mi tiempo (marcándolo automáticamente como si no fuese una oportunidad para crecer).

Y he aquí la sutileza: intentar minimizar el lastre en tu empresa está muy bien, pero el tratar como lastre actividades importantes solo te lleva a que las gestiones peor (y te pierdas oportunidades).

El fenómeno es más complejo de lo que parece y creo que es bastante humano. Es decir, es mucho más fácil hacer la compra por separado (por ejemplo siguiendo una lista) y cocinar por separado (por ejemplo mirando lo que hay en la nevera) que comprar pensando en la cocina y cocinar pensando en sacar las cosas de la nevera.

Pero a niveles altos de productividad, si no quieres comprar muchas cosas que te caduquen en la nevera ni tener la paradoja de no tener nada combinable para cocinar con una nevera semi-llena, lo que te toca es pensar ambas actividades juntas.

Entiendo también que esto será muy difícil para muchos emprendedores que prácticamente «luchan por subsistir cada día» con sus negocios, sus urgencias, sus emails y sus clientes, pero puedes guardarte la idea en algún cajón si todavía crees que no estás en esa etapa.

En este caso yo he redistribuido este año para no tener ese fenómeno en mi empresa y beneficiarme de otro avance más de productividad a mi alcance (porque todo suma).

Y como es de esperar, los resultados se empiezan a notar. Esta es la pinta de este año para mí:

Ya no solo les he cambiado el color a varias actividades sino que ahora estoy viendo el 93% de mi tiempo como oportunidades de hacer crecer mi negocio y con esa actitud me siento en la silla. No me siento para minimizar, no me siento para «cumplir» sino para responder a la pregunta ¿cómo puedo llevar mi negocio un pasito más allá desde de esta actividad? Y aunque es algo más complejo acabas recuperando con creces la inversión.

Sé que me he tenido que dejar fuera toneladas de explicaciones que me hubiese encantando añadir pero para no extenderme más lo iré deajando aquí. De todos modos si queréis que hable de algún tema o aspecto en particular no dejéis de ponérmelo en un comentario.

Y por cierto, voy a empezar pronto una nueva temporada de mentorías de productividad por lo que, si quieres ilusionarte con tu negocio, hacer crecer tu productividad a un nivel exponencial y vivir una experiencia increíble, no dudes en rellenar el formulario de inscripción para solicitar una sesión de descubrimiento ya que cada vez se llenan las plazas más rápido.

¡Nos vemos en los comentarios 😀 !

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7 comentarios

  1. Me impresiona tu capacidad para llevar el control que te has propuesto.
    Cuando me hago una herramienta de control, suelo dejarla de lado por lo tedioso que puede ser.

    De todas formas ver que a alguien le funciona, motiva =)

    Saludos Iago!!

    • No creas que aprendí nacido y tampoco tengo ningún don especial. Realmente es algo que cualquiera puede entrenar y que te llega naturalmente si el seguimiento y control ese lo mantienes al mínimo y cumple una función (porque si no es cuestión de tiempo hasta que algo te anime a abandonarlo).

      Seguro que tú tamién puedes hacerlo reduciendo el esfuerzo que te supone cada día.

      Un saludo, Freddy y gracias por pararte a comentar ;). Nos vemos.

  2. Simplemente por tu trabajo de mejorar ya es bastante escuela y ayuda.

  3. Hola Iago. Aquí Jaír, de EfectiVida.
    Una vez más, te has superado en el artículo. No solo me encanta que un autor se muestre tal y como es, sin máscaras, sino que me ha impresionado la organización que tienes.
    Aparte, envidiable lo de los miércoles, eh!
    Una pregunta si no es molestia. El archivo de Excel del que muestras capturas, ¿forma parte de tu curso o es un recurso que tengas a disposición?
    Muchas gracias Iago.
    Saludos desde Las Palmas!

    • Hola Jaír,
      Lo de los miércoles en serio que es trampa porque es un cambio que impresiona mucho de puertas para fuera pero se acaba pagando solo.
      Y el Excel no, no está en ningún curso (pero supongo que es una de esas herramientas demasiado trabajada como para ponerla sin más en abierto y al mismo tiempo demasiado a medida y compleja como para interesarle a suficiente gente algo específico con ella). De todas formas yo siempre he dicho que lo importante no son las herramientas, sino los principios. Si hay algo en particular que veas que te guste cópialo, crea tu propio Excel y poco a poco se te irán ocurriendo usos nuevos. Tu evoluciones harán que vaya creciendo con el tiempo y si tienes especial curiosidad te lo enseño a cambio de un café cuando ande por Las Palmas 😀
      ¡Un saludo, Jaír! y muchas gracias por tu comentario. Los comentarios valen doble cuando vienen de un colega de mundillo 🙂

      • Muchas gracias Iago! Lo del café está hecho. Cuando tengas pensado estar por aquí, avisa que lo cuadramos (sea en excel, en calendar o en donde sea, que la herramienta no es lo más importante).
        Un abrazo!