Qué hacer cuando estás tan desbordado de cosas que solo apagas fuegos

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Una de las preguntas que más me llega últimamente con el Gimnasio Productivo viene de lectores comentándome que pierden la capacidad de pensar, reaccionar y organizarse mejor porque se saturan de tareas en el trabajo y entran en un estado de “ya no puedo más”.

En ese momento dejan de intentar organizarse de ningún modo porque literalmente van a resistir y apagar fuegos al trabajo o en su vida personal cada día y la pregunta que me hacen es: ¿qué se puede hacer en estas situaciones?

Vamos por partes y aquí tienes un par de consejos para cuando te encuentres en esa situación:

1. Verifica si has evolucionado tanto que debas cambiar de método

Cuando oigo esta situación mi primera pregunta siempre es: “pero, ¿cómo te organizabas tú antes de desbordarte?”

Un buen método que te funcione no es algo que abandones en periodos de sobrecarga, sino algo en lo que redoblas los esfuerzos porque estás deseando que vuelva a funcionar.

Por ejemplo, ¿te imaginas a la ciudad de París (10 millones de habitantes) cerrando todas las lineas de metro porque la 17 no funciona? ¡No! ¡Ni de broma!

El sistema funciona tan bien cada día y mueve tanta gente de hecho que si una linea se atasca envían más gente hasta que funcione porque la única solución para no saturar la ciudad aún más es que cada pieza vuelva a funcionar cuanto antes.

Por eso, si estás dispuesto a abandonar tu método es que algo no iba bien y, la primera razón por la que puede estar fracasando es porque ya no esté adaptado a ti.

Piensa que tu organización es como una bicicleta. Tú creces cada año y si ella sigue igual, cada año te molesta más al pedalear.

¿Por qué tienes esa agenda? ¿O por qué usas postits por todos lados? O ¿por qué apuntas ideas en libretas que no revisas nunca?

Por irónico que parezca, a lo mejor es tu subconsciente el que te está diciendo: “el viejo método era tan malo, que prefiero dar palos de ciego cuando me aprieta la urgencia. Acabo antes y lo vivo mejor”.

Pero eso no quiere decir que no haya mejor solución. Para nada, pero tiene que ser una buena.

2. Pero verifica que no se trate de un cambio cíclico

Lo que no has de confundir, no obstante, es la evolución de tu trabajo con la fluctuación que tienes según la época del año.

No es lo mismo Septiembre que verano, Diciembre que Abril y tampoco deberías cambiar tu método cada 2 por 3.

Esto quiere decir que si en un mes tienes pocas tareas y te gustaría deshacerte de tu agenda porque te parece una pérdida de tiempo apuntarlas, acuérdate de que en Septiembre u otros meses la carga volverá y que es más práctico tener un mismo método durante todo el año que reinventar la rueda cada mes.

Organízate como quieras, pero no te olvides de que el método que triunfa es uno relativamente versátil que puedes usar el 90% del tiempo.

Escógelo prensando en el grueso de lo que haces y no en las excepciones.

3. Si efectivamente has crecido, equípate con un método serio

Al contrario que con las bicicletas y nuestra altura, nuestra actividad no deja de crecer si le dejamos (y esto es positivo).

El día que tu trabajo te sature, se acabó. Ahí te paraste.

El día que empieces a llegar a casa tan cansado que no quieras ni pensar en nada, se acabó. Tus objetivos personales se pueden quedar ahí.

Por eso te va a tocar cuando tu método periódicamente se sature pensar: ¿quiero pararme en esta estación o quiero seguir creciendo hasta la siguiente?

Y de hecho si tu método se satura periódicamente, es signo de que ya has intentado crecer más de lo que puedes abarcar normalmente.

Pero mi intención con esto no es hacerte sentir mal por que hayas intentado ir más lejos sin mejorar tus herramientas, sino hacerte ver que tanto el nivel que parece que no das pasado como muchos de los siguientes es posible superarlos.

Lo único que debes cambiar de chip y empezar por construir mejores bases si quieres añadirle más pisos a tu edificio.

4. Los pros amplían su capacidad ANTES que su carga

¿Pero, por qué si un método nos funciona es cuestión de tiempo hasta que deje de funcionarnos?

Bueno, aparte de porque tus actividades y trabajo evolucionan como decía al principio, el reflejo más normal es que, cuando tu sistema te funciona bien te vuelvas más y más ambicioso hasta que se sature.

Por ejemplo, trabajas tan bien en tu empresa que sirves ya a 4 clientes al 90% de tu capacidad y tu mente piensa ya en el quinto.

¿Qué hacemos normalmente? Exacto: lo añades tal cual y ahora sirves a 5 clientes mal, sufriendo y con 0 margen para maniobras.

Si además te aprietan las facturas o tienes ganas de crecer van a ser 6, 7, 8 y o rompes tú o se van ellos.

Esto es un suicidio profesional pero es más fácil explicarlo que aplicártelo a tu propio negocio o actividad porque la solución es poco intuitiva (y no inmediatamente gratificante). Es decir, cuando tienes un nuevo cliente ves en seguida las facturas que cobras, pero cuando aumentas tu capacidad de gestionarlos lo primero que ves son horas gastadas y casi te puedes poner más nervioso por “no saber si estás avanzando o no” en la dirección correcta.

¿Cómo se hace bien esto? Invirtiendo las prioridades y manteniéndote firme en que tu capacidad debe crecer si quieres hacer crecer tú tu actividad.

Primero amplía tu capacidad de tratar el trabajo y luego amplía tus clientes o tu trabajo. Así de simple.

E igualmente, si notas que te has pasado de listo vuelve un paso atrás sin miedo y si no sabes cómo continuar mejorando tu método, pide ayuda externa.

Pero sea como sea, ¡no caigas en la tentación de cargarte al 105% nunca!

5. Vuelve siempre a la esencia

Hay veces que simplemente lo que necesitas con tu método es entrenar y volver a las reglas iniciales.

¿Sabes qué hago yo cuando me saturo puntualmente por cualquier cosa? Vuelvo a la esencia de mi método.

En mi caso es fácil porque el Método OSEI está clarísimo cuales son sus pilares en el propio nombre:

  • O – Escoge bien tus objetivos
  • S – Decide qué estrategia llevas a cabo, descompón ese objetivo en tareas concretas
  • E – Ejecuta las tareas
  • I – (y opcional) Equípate de infraestructura para ir más rápido.

No falla.

Ya puede ser año nuevo, un martes a las 11h en el trabajo o un domingo pensativo.

Es volver a estas 4 reglas y en cuestión de minutos tengo clara cuál es mi siguiente tarea (porque tengo clarísimo cómo escojo la siguiente gracias al método), cómo voy a hacerlo (gracias a recordar mi estrategia) y por qué voy a hacerlo (gracias a recordar mis objetivos). Si se tercia, además, tampoco la hago a lo bruto y tiro de herramientas que tengo a mano para ir más rápido (gracias a mi infraestructura).

Eso me responde a si debo o no hacer tal tarea, a si vale la pena o no lo que estoy haciendo, a si vale la pena enzarzarme en algo que intuyo que me va a liar o no y todas esas dudas que nos asaltan a todos periódicamente.

Volver a la esencia es la clave. Tanto así que si tu método no tiene esencia o no sabes cuál es tu objetivo, volver a la esencia también va a solucionarte el problema.

Lo que pasa es que tu siguiente etapa no será “recordar” la esencia de tu método o tu objetivo, sino escribir tu objetivo principal por primera vez o decidir por qué método vas a organizarte a partir de ahora.

Concluyendo

En esos momentos de saturación es cuando se nota quién está organizado y quién no.

No te engañes. Si un método te deja tirado la mitad del tiempo y abandonas tus listas de tareas, tu calendario, etc. cuando más lo necesitas: es que es preferible uno que sí puedas usar.

¿El premio por conseguirlo? Que vas a conseguir dar hecho todo y superar lo que sea que se te atasca en estos momentos y mucho más.

La forma ideal de avanzar es tener siempre tu organización lo más adaptada posible a lo que tienes que hacer. Tanto si se separa porque tu creces como porque te has ido alejando de tus reglas, no tengas miedo en volver a la esencia, retocar un poco las reglas y empezar de nuevo.

Cuanto más vuelvas a la esencia además, cada vez tendrás menos cosas que cambiar y estarás más cerca de un pequeño conjunto de reglas que te funcione y en el que siempre puedas confiar.

Así que la saturación tiene solución, solo que a lo mejor no cómo la imaginabas.

Si quieres aplicarte el consejo: ¿sabrías decir cuál es la esencia de tu método? ¿Sabrías decir cuál es tu objetivo principal? Si no… ¡ahí están tus próximos deberes!

¡Nos vemos en la próxima!

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10 comentarios

  1. Gracias iago por estos consejos claros y precisos.
    Un fuerte abrazo,
    Enrique

  2. ¡Excelente artículo! Completo y concienzudo.

    Ahora ya sé que hacer cuando las tareas me desbordan y me paso los días apagando fuegos. Las técnicas de organización no acaban en GTD ni con Pomodoro. Y esta es la prueba.

    Está claro que siempre hay más cosas que podemos aprender en productividad y gestión personal.

    Entre Trello, Basecamp, Asana, Slack y demás estoy saturado ¡Siempre viene bien un repaso a las ideas básicas!

  3. Que tal IAGO, ya tiene rato que leo tus articulos pero este ofrece mucha paja y poco contenido.

    El titulo es extraordinario pero el articulo es pesimo aqui mis puntos por lo cual no me gusto tu articulo:

    No defines especificamente que hacer cuando solo estas apagando fuegos asi de claro… si ayuda el metodo OSEI y tambien el fijar prioridades, pero en el momento justo en el momento en que todo se esta desbordando, que estas trabajando diario a altas horas de la noche y que solo estas reaccionando a las actividades que te llegan ahi en ese momento antes de sentarte y filosofar en un metodo OSEI que haces!! Primero requieres controlar la situacion o sobrevivir diria yo y no indicas como.

    Este post lo puedes tirar a la basura, y mira que me gustan mucho us articulos pero en este quede decepcionado

    • Hola Carlos,

      La verdad es que te agradezco profundamente que hayas sido así de crítico en tu comentario porque una crítica es siempre una oportunidad de mejora y, lejos de tomármelo a mal, te agradezco que te hayas tomado el tiempo para decir abiertamente lo que piensas e incluso me parece muy positivo que cuestiones lo que digo.

      Aun así releo mi artículo y siguen siendo estas las técnicas que recomiendo. ¿Por qué en este artículo no hay consejos tipo “tacha la mitad de las tareas de tu agenda” o “marca por colores sus prioridades y negocia qué no hacer hasta la semana que viene”? Bueno, pues por que estas son las soluciones que aplico yo y me parecería un poco fuera de lugar dar consejos aleatorios que me parezcan bien pero que ni nunca he probado ni yo mismo usaría.

      Cuando estás saturado, estás saturado. Es un fracaso pero no de hoy, sino de ayer, antes de ayer, la semana pasada y puede que meses. La cruda realidad es que en ciertos trabajos con mucho volumen el día a día ya puede ser difícil pero, si además cada día no paras de acumular la situación resulta insostenible.

      Frente a eso yo solo veo una salida, que es tener un buen método que funcione y la claridad de saber qué tienes que hacer (porque si no, empiezas a dar palos de ciego y el riesgo es que cada semana vuelvas al trabajo a simplemente hacer eso).

      Quizás la frase que mejor lo resumía del artículo es: “Así que la saturación tiene solución, solo que a lo mejor no cómo la imaginabas” y todavía la defiendo.

      Porque en lo que no estoy para nada de acuerdo es que en una situación de saturación no debamos pararnos 3 segundos a recuperar el norte y, según lo poco claras que tengamos las cosas una hora, una tarde o un día.

      Si quieres también, puedes ver que en este artículo mi consejo central es “vuelve a recuperar la esencia” (de tu método). Vuelve a poner los sistemas básicos en funcionamiento, tu lista de tareas, tu calendario, etc. Saca lo que sea que los haya bloqueado (ese es el consejo 5). Pero es que además los 4 anteriores son consejos de qué cambiarle a tu método antes de volver a él si notas que no te funciona. Y esto lo digo por que la respuesta más común que recibo cuando le aconsejo a un cliente esto mismo en vivo es “que a su método no puede volver” por tal o tal razón, y aquí he citado 4 casos (que ya no esté adaptado por el paso del tiempo, que se trate de un pico, que no se lo tomen en serio y les parezca demasiado equiparse como necesitan, o que estén constantemente creciendo más de lo que pueden).

      Así que, esto no te va a dejar sin pasar algunos malos momentos, perder algún cliente o que tu jefe te grite un poco, pero sigue siendo lo que recomiendo porque es lo que creo sinceramente que te va a sacar de esa situación. Si no podrías mantenerte saturado durante semanas, meses o años y entonces en vez de perder algún cliente voluntario los estarás perdiendo constantemente y vivirás mucho peor cada semana.

      Ten en cuenta además que si tuviese una solución para resolver todo cuando estuviese saturado, yo mismo ignoraría todo hasta estar saturado, aplicaría mi solución y me dejaría de métodos. Pero no funciona así 🙂 . Por eso insisto: asume algunas pérdidas rápido, cierra el grifo del hacer cosas sin pensar reestableciendo sistemas mínimos como lista de tareas, calendario, sistema de información, etc. (dependiendo de tu método o tomando uno serio) y ahora sí, así es como se resuelven de una vez por todas estas situaciones.

      Tengo la sensación de haber repetido el contenido del artículo pero, a lo mejor con estas explicaciones un poco diferentes, te resulta más práctico o te aclara algunos puntos. No dudes en seguir el hilo si todavía tienes más observaciones.

      ¡Un saludo, Carlos!

  4. Muy útil, porque es una reflexión de un profesional que trata y resuelve a diario los problemas de organización de otras personas, de modo que me llega como una destilación valiosísima de su experiencia.
    Gracias y un saludo.

  5. Como siempre, grandioso!


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