¿Cómo puedo mejorar mi productividad? Los 4 pilares

Con este artículo empiezo hoy una nueva serie en este blog que voy a llamar #ProductividadDesdeCero.

Con esta serie tengo la intención de visitar algunos de los conceptos más importantes que cualquier hijo de vecino necesita para ser muy productivo pero que por algún casual no había tocado hasta ahora.

Así que meto el acelerador pero, si algo te choca o te atasca ya sabes que puedes poner tus dudas en los comentarios.

Productividad: la definición corta

capacidad, productividad

La productividad es ante todo una capacidad.

Igual que unos tienen la capacidad de cocinar muy bien y eso les reporta algo, la productividad es la capacidad de hacer ciertas cosas.

En concreto:

 

La productividad es la capacidad que optimiza la transición de una situación A (actual) a una situación B (objetivo).

Tweetear esta definición

 

Pero, a fin de cuentas eso quiere decir que la productividad es la capacidad de sacarle el máximo partido a cada situación, porque da igual cuál sea tu situación actual o tu objetivo que las técnicas que necesitas y aprenderás son exactamente las mismas.

¿Productividad personal, profesional o productividad a secas?

Hablar de productividad profesional sería hablar de productividad aplicada a temas profesionales (mejorar tu carrera, optimizar tu empresa, ascender, o lo que sea que quieras) pero no te líes.

El mejor plan con esto de la productividad es aprender productividad de manera abstracta porque cuanto más genérico lo aprendas más versátil te resultará.

Y, ¿hay diferencias? Algún detallito cambia. Pero, insisto, aprender solo productividad profesional es tontería. Sería como aprender contabilidad para tu empresa y no usarla en tu propia casa.

Además lo gordo gordo a aprender son cosas comunes (cómo marcarse objetivos, cómo seguirlos, como gestionar tareas, información, prioridades, etc.). Así que mi consejo es: aprende genérico y úsalo siempre que puedas.

La productividad son 4 pilares

Entonces, ¿qué necesita aprender el que quiera ser muy muy productivo?

Paradojicamente, llevo desde 2014 con este modelo y, en 6 años de blog, nunca había hecho un artículo sobre este tema (aunque sí está tanto en La revolución productiva como en el curso del Método OSEI).

Cliente que recibo, cliente al que le explico lo mismo, la productividad son 4 grandes pilares:

  • Objetivos
  • eStrategias
  • Ejecución
  • Infraestructuras

Domina estos 4 aspectos y serás un genio de la productividad.

Veamos de qué va cada pilar.

3. Ejecución

ejecucion, productividad

Siempre empiezo por el tercero, porque me conozco la impaciencia de la gente y me suele dar mejores resultados empezar por lo que vas a hacer tú mañana a las 9 en la oficina 😀 .

La ejecución es todo aquel tiempo que pasas en acción pura tomando la siguiente tarea de tu lista (pre-pensada) para ir de ese punto A a ese otro punto B. Porque los cambios se consiguen con acciones y cada tarea idealmente es una acción.

Este es de largo el aspecto por el que más me llaman pero también de largo aquel con el que una persona va a “transformar” menos su vida. Digamos que, mejorando solo tu ejecución vas a ser más “eficaz”. Pero si aquello en lo que eres eficaz no te es pertinente, entonces nunca serás productivo.

Estarás muy ocupado, eso sí. Pero tú mismo te darás cuenta de que no estás siendo productivo.

Ejemplos de qué mejorar en este aspecto:

Por ejemplo, con un alto ejecutivo de una gran empresa que me pidiese ayuda en este aspecto empezaríamos por verificar:

  • que sabe definir tareas claras y unitarias (teoría y práctica),
  • que tiene un algoritmo claro para encontrar la siguiente tarea por hacer,
  • que en la ejecución se limita a ejecutar (y no cambia ni objetivos ni estrategias),
  • que tiene recursos frente a tareas engorrosas, que se complican o la procrastinación,
  • que tiene capacidad (y herramientas) para gestionar un volumen grande de información,
  • que sabe convivir con luces en rojo (y mil aspectos más de mentalidad),
  • etc.

1. Objetivos

objetivos, productividad

Retomando la explicación inicial, es imposible alcanzar tu objetivo (y por lo tanto ser productivo) si no tienes claro a dónde quieres llegar (es decir, tu objetivo).

Típicamente cuando acompaño tanto a autónomos como a personas a título individual que tienen en este aspecto su punto débil tratamos de mejorar esos objetivos.

Ejemplos de qué mejorar en este aspecto:

Tus objetivos pueden no estar claros o no estar cumpliendo su función por múltiples motivos:

  • porque no tienen forma de objetivo (no 🙂 , un objetivo no es cualquier churro 😀 ),
  • porque no son concretos o son demasiados,
  • porque no hay un esfuerzo por mantenerlos presentes cada día,
  • porque los que están son de cara a la galería y los reales no figuran,
  • porque hay más de uno y son contradictorios,
  • porque no están suficientemente descompuestos y resultan inaplicables,
  • etc.

A cada tema su respuesta pero, trabajar sobre tus objetivos empieza por aquí. Y, es muy agradable porque no requiere taaaanto esfuerzo para lo muchísimo que paga.

2. Estrategias

estrategia, productividad

La estrategia es decidir exactamente qué vas a hacer tú y cómo para pasar de esa situación A (la actual) a tu situación B ideal (tu objetivo).

Se ha escrito largo y tendido sobre estrategias para empresas como colectivos pero, a nivel individual, seguimos haciendo bastante las cosas como nos da la gana. Y, la verdad, hay un mundo de diferencia entre un profesional que sabe lo que hace y otro que hace lo que se encuentra.

No hay color.

Ejemplos de qué mejorar en este aspecto:

Por ejemplo, con un freelance, empezaría por verificar:

  • que tiene una estrategia escrita en algún sitio (perenne / referencia) más allá de lo operacional,
  • que la estrategia le lleva efectivamente a lograr su objetivo,
  • que la estrategia no requiere una capacidad sobrehumana (de voluntad, de energía, de inspiración, etc.) con la que no pueda contar,
  • que cuenta con todos los recursos e infraestructuras necesarios para las etapas intermedias,
  • que asume su estrategia y no está de cara a la galería,
  • que es resiliente y prevé margen frente a adversidades,
  • etc.

No es para nada raro encontrarme profesionales que tienen 0 estrategia “real”. Todo el mundo piensa tener algo pero, si estás sistemáticamente sobrecargado por ejecutar tareas es por defecto acabas no teniendo ni tiempo para pensar un poco a largo plazo. Y así se le pasan los años a mucha gente.

La buena noticia es que tiene fácil solución (con el acompañamiento adecuado).

4. Infraestructuras

infraestructura, productividad

Las infraestructuras son opciones con que las que te equipas para poder contar con ellas en tus estrategias.

Las infraestructuras son todo aquello que usas o bien para llevar a cabo tus tareas de una forma más fácil o bien para hacer posible el realizarlas de una cierta manera.

Ejemplos: sin un puente no puedes cruzar un río a esa altura y con una impresora puedes crear documentos infinitamente más rápido (que a mano).

Las mejores infraestructuras suelen nacer de dos cosas:

  • Un efecto palanca que hace mucho más fácil o eficiente el hacer la tarea de un cierto modo
  • Una comprensión excepcional de tu situación que te permite proponer la mejor palanca en el sitio indicado

Ejemplos de qué mejorar en este aspecto:

Típicamente, trabajando con la propietaria de una PYME y auditando sus infraestructuras empezaría por verificar:

  • que domina, tiene y usa infraestructuras básicas de productividad (bandeja de entrada, calendario, listas de tareas, lista de objetivos, paneles de control, etc.),
  • que domina, tiene y usa infraestructuras básicas de su oficio o tareas más frecuentes,
  • que su actividad está suficientemente industrializada,
  • que conoce y usa más tipos de infraestructuras que las físicas (formación, software, red de contactos, etc.),
  • que no tiene duplicados,
  • que se desprende y no paga el mantenimiento de infraestructuras obsoletas,
  • etc.

A mí las infraestructuras en concreto es un tema que me encanta porque es un desafío creativo y, además, me encantan esos momentos de epic win en los que gracias a una idea absurdamente simple bien situada resuelves un problemón que te hubiese costado un mundo de otro modo.

Siempre me acordaré, por ejemplo, de unos días antes del lanzamiento del curso del Método OSEI en el último sprint del proyecto cuando me di cuenta de que la plataforma de gestión de cuentas y pagos estaba en inglés y eso podría ser una barrera para muchos interesados.

De esas cosas en tu negocio pueden caerte todos los días por muy preparado que vayas.

Contándolo en breve, me apliqué el cuento recorriendo mi lista de infraestructuras, mi “base de conocimiento” y algunas webs que tengo para explorar alternativas y acabé encontrando entre mis propias herramientas que tenía dos programitas que podían hacer cada uno la mitad del trabajo.

Moraleja: combinando dos infraestructuras que ya poseía logré traducir unas 6000 entradas de 8000 con una calidad más que aceptable y todo eso automáticamente mientras me iba a cenar.

¡Ni que decir tiene que ha sido una de las cenas más ricas de mi vida 😀 !

Para mí esta parte de la productividad es super-importante porque es la que logra que pases de sufrir cada tarea a darte el gustazo de disfrutar de lo que haces.

Bueno, y entonces, ¿por cuál me recomiendas empezar a mí?

La productividad no se gana con uno de los pilares.

Tu máximo de productividad lo define es eslabón más débil de la cadena.

Piénsalo. ¿Eres un crack de ejecutar tareas pero no tienen sentido las que haces? Productividad 0.

¿Tienes objetivos perfectamente definidos pero una total desconexión entre ellos y las tareas que haces en la oficina? ¡Te falta estrategia y descomponerlos en tareas!

Así que aquí voy a devolverte la pregunta y no tengas miedo de equivocarte respondiendo.

Siguiendo tu intuición: ¿cuál es tu eslabón más débil?

Y en función de lo que decidas…

Y si le quieres meter el turbo a tu empresa yo que tú me hacía directamente con el curso del Método OSEI donde te guiaré con cada uno de los 4 pilares paso a paso y de dónde han salido la mayoría de conceptos de este artículo.

¿Te animas a decirle al mundo en un comentario cuál es tu eslabón débil?

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2 comentarios

  1. Ains… Infraestructuras 🙁 . Y por impaciencia, además. Al escribir relatos me doy cuenta de que necesito “x” material recurrente que encuentro en det. páginas web y en vez de compilarlo y centralizarlo todo tiro millas, porque la ejecución entretenida, creativa, me distrae. Lo otro me parece trabajo de mayordomo, de oficina y por eso muuuuuuy necesario. Pero a la cuarta va la vencida. En este cuarto relato ya cree archivos paralelos que van a constituir mi infraestructura.
    Pero sí, ese aspecto de la ecuación me cojea. De punto fuerte a debiluchillo total: objetivos, estrategia, ejecución e infraestructura. Además de visionaria (obj.), militar (est.), y obrera (ejec.), tendré que hacerme ingeniera!

    Pero todo esto ya lo voy aprendiendo con el método OSEI, que adquirí y que recomiendo al 100%.

    • ¡El lado ingeniero ayuda mucho 🙂 ! La inspiración hay que mimarla que no llega todos los días. Y si ese día tienes la capacidad de acabar una catedral en vez de mover tres piedras los resultados lo notan mucho :D.

      De todas formas es sobre todo cuestión de actitud: “forma parte de mi trabajo estar cada día mejor equipado” y es trabajo tan válido el producir como el ganar capacidad de producción.

      Así que no dejes de construirte esas palancas en las que te rondan la cabeza porque también es “escribir tu libro” solo que, de otra forma algo indirecta (aunque igualmente válida y que posiblemente te permita llegar a otro nivel de escritura).

      ¡Un saludo Iris!


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