¿Por qué odio todo lo que planifico?

planning, odio 

Segurísimo que te ha pasado más de una vez.

Es lunes por la mañana, miras la agenda y tienes la semana totalmente ocupada con el plan requeté-definitivo que diseñaste el viernes (y que además parecía la solución perfecta para poner orden de una vez por todas al micro-caos de los últimos días).

Aún así, es mirarlo y te entran unas ganas tan grandes de salir de ahí e irte a tomar un café o algo que no puedes evitar plantarte en seco con una reivindicación que te carcome: “¿por qué tengo yo que hacer todo esto?”.

En el fondo sabes que deberías estar trabajando, sabes que no es productivo rebelarse, pero no quieres hacer ese plan y punto. No hoy y no mañana. ¡Que me dejen en paz!

Y, si finalmente te tomas ese café y tienes al menos un instante para ver el gran cuadro, es posible que tu pregunta evolucione hasta lo que ves que se repite con más frecuencia de la que te gustaría: “¿por qué odio tanto todo lo que planifico?”

Eso exactamente, es lo que voy a ayudarte a resolver hoy.

La clave: capacidad vs objetivo

Para resolver este problema voy a darte 3 claves más adelante pero todas son ideas que palian el mismo error que cometemos: el problema de que no quieras hacer lo que has planificado está en que no has hecho un plan pensando en ti, lo has hecho pensando en el resultado.

Esto suele pasar mucho cuando los jefes diseñan planes para sus empleados pero te puede pasar a ti también cuando te centras en el resultado.

Básicamente, hay dos formas “macro” de planificar:

  • Partiendo de tu capacidad Mides cuanto puedes hacer (por ejemplo, 3 propuestas comerciales al día) y luego planificas que harás en la semana (3 x 5 = 15 propuestas en la semana)
  • Partiendo del objetivo Miras cuanto necesitas para cumplir compromisos (por ejemplo, 25 clientes antes del sábado) y luego planificas que harás en la semana (25 / 5 = 5 propuestas al día)

El problema es que tu ritmo, si estás entrenado, tiene un poquito de flexibilidad pero no mucha. Por el contrario el trabajo siempre va a aumentar.

El contexto nos empuja a aceptar más de lo que podemos (porque si no hay que cerrar la empresa, porque si no me despiden, porque hay previsiones de crecimiento, etc.) y eso es carne de cañón para que tú explotes tarde o temprano.

lado oscuro
Una cosa puede llevar a la otra muy rápido

La presión lleva a objetivos imposibles, los objetivos imposibles se comen todo el margen, la ausencia de margen lleva a anular el aprendizaje e innovación y a partir de ahí estás en una espiral negativa donde todo lo que no sea perfecto es una fuente de desmotivación y hasta que explote no te queda alternativa.

Vas a perder clientes igual porque no podrás asumirlos pero tú sufrirás además en el camino.

Por eso la idea es poner la barrera mucho más baja y acostumbrarte a estimar partiendo de tus capacidades, nunca de tus objetivos y dejándote margen de mejora.

Quieres un efecto bola de nieve pero con la motivación creciente, no hundiéndote en la miseria. Como hice lo que tenía hoy y me queda una hora me miro tal programa que me interesa, como tal programa funciona bien gano tiempo en futuros trabajos, como esto mola mucho paso de 3 a 4 al día y ahora no solo puedo subir mi barrera sino que estoy contentísimo de estar creciendo.

3 consejos para poner esto en práctica

Así que para que puedas aprovechar el efecto bola de nieve en positivo, puedes hacer estas 3 tareas:

1. Planifica siempre para menos del tiempo disponible

Por mucho que tu jefe te presione, nunca aceptes las 40h de tu jornada ocupadas (menos de 30h maximísimo) o no te planifiques nunca un fin de semana entero en lo personal.

Si eres freelance o semejante, sé lo que estás pensando: “¡pero no puedo decirle que no a un cliente!” y la respuesta es “sí, sí que puedes”. Precisamente este razonamiento va de saber renunciar a una parte para asegurar la mayoría.

Piensa como si fueses un barco de rescate que llega al naufragio del Titanic. ¿Cuántos náufragos puedes rescatar antes de que se hunda tu propio barco de rescate? Si sigues diciendo “uno más y uno más” va a llegar un momento en el que te hundas y no ayudes a nadie.

Así que la dificultad de ser productivo en este área es una batalla mental, hay que saber trabajar con esa tarea o ese cliente y decir que no, pero no lo haces porque sí, lo haces porque tendrás margen, te apetecerá a las 9 ponerte a trabajar cuando veas la agenda y eso puede incluso que te deje tiempo para aceptar a ese cliente más tarde que desde un principio te hubiese hundido.

2. Mentalízate como si no supieses planificar aún y conciénciate de que estás aprendiendo

A día de hoy y tras años de productividad yo sigo mentalizado de que todavía estoy aprendiendo a planificar. Y no lo hago porque me apetezca ignorar lo que sé sino porque me ayuda a aprender más.

La idea detrás es muy simple: si llegas a una clase de inglés creyendo que lo sabes todo la desperdiciarás y te aburrirás, si llegas a una clase de inglés y a pesar de ser casi nativo crees que todavía te quedan cosas por aprender te fijarás en los detalles hasta acabar aprendiendo algo (fuese esa o no la intención de la clase).

Así que no hay peor actitud que creer que ya sabemos planificar porque eso nos estanca. Al contrario si hoy planificas como si fuese la primera vez tu cabeza va a empezar a ponerse en marcha: “voy a probar esto y anotarlo para ver si funciona”. Esa es la base de aprender y, de aquí a unos meses que no te quepa la menor duda que te conocerás 10 veces mejor y serás cada vez mejor.

Apunta cosas como “nunca más hacer este tipo de plan porque lo escribí el viernes y me rebelé el lunes”. Cosas como esa son oro y te evitan horas y horas de planes que acaban en la papelera.

3. No te castigues, sé sincero y comprensivo

Cuando no des cumplido el plan buscar culpables es de idiotas. Venimos de una sociedad que critica mucho al que no hace, le exige más dedicación y le llama vago pero, olvídate de todo eso. Ponerte presión y criticarte no resuelve nada.

Lo que sí resuelve situaciones por otro lado es entenderte. ¿Por qué me desmotivé? ¿Por qué no quería hacerlo? ¿Por qué me puse un plan tan exigente?

Los planes en los que “te obligas” a cumplirlos siempre van a tener el punto débil de que cuando dejes de obligarte fallarán. Sin embargo, los planes que haces por pasión no necesitas control.

¿Cuándo deja de jugar al fútbol un niño que se divierte? Cuando su madre le dice “venga, vamos”. Y aun así se queja.

Pasa más tiempo diseñando tu trabajo como algo divertido y menos obligándote a acatarlo. No solo lo disfrutarás enormemente más sino que avanzarás notablemente más rápido.

Concluyendo

En la mentalidad cortoplacista y del siglo pasado podía tener sentido hacer planes cargados y obligarse a cumplirlos (que supongo que tampoco es muy cierto). Hoy en día, seguro que no.

Si quieres cumplir tus planes hoy en día te recomiendo que:

  • los crees partiendo de tus capacidades (y nunca del objetivo),
  • planifiques dejándote mucho margen (hasta el punto de renunciar a algún objetivo importante para lograr este margen) porque acabarás haciendo más que si planificas el 100% del tiempo,
  • gastes tiempo aprendiendo a planificar mientras creas tus planes, porque ningún plan es el último que harás y la habilidad se entrena,
  • y que en caso de fallo, no te castigues ¡compréndete! porque acabarás pasando más tiempo en hacerte el plan agradable que en obligarte y eso es lo ideal.

Así que ya sabes, se acabaron los planes dictatoriales y espero que descubras el mundo de los planes hechos para humanos. Humanos que saben decir que “no” a las exigencias sobre-naturales y que se dejan margen porque del margen nacen las mejoras que te van a hacer aún más productivo.

Estas son mis recomendaciones pero, ¿qué le añadirías tú a la lista que te funciona a la hora de hacer planes que logres llevar a la realidad? ¡Nos vemos en los comentarios!

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11 comentarios

  1. Muy buen artículo, yo tiendo a sobrecargarme, y cuando no llego a hacer todo, a castigarme, pero es por planificar en base a objetivos, gracias por tus consejos

    • Pues ya sabes Jimena, a invertir la tortilla y planificar por capacidades. Acabarás llegando a tus objetivos igual pero con planes más realistas, más margen y más espacio para prueba y aprendizaje.

      ¡Ya me contarás que tal te funciona! ¡Un saludo, Jimena!

  2. Gracias, tienes mucha razón, a mí me pasa que planifico demasiado o me pongo más cosas de las que puedo hacer en un día, creo
    reflexionando sobre lo que has escrito
    Muchas gracias.

    • De nada, Graciana, si tienes alguna pregunta aquí estamos. ¡Nos vemos en la próxima!

  3. Touché! Buen artículo.
    Sé que ya lo has dicho y lo he dicho en más de una ocasión: no olvidar el porqué de esa rutina que puede por veces no gustar. Cuando recuerdas por qué te tiranizas te das cuenta de que quien realmente te tiraniza con sus quejas es tu yo más vagonetas o lamentaciones, porque realmente ese plan está muy bien para conseguir tu objetivo.

    Ahora bien, lo de no castigarte cuando te planificas de manera muy optimista me lo apunto, me lo tatúo, a fuego, porque tiendo a hacerlo aunque también es verdad que desde hace poco hago dos planes, el pesimista y el optimista, y me quedo casi siempre entre los dos. Que por qué no configuro directamente uno realista? Porque si lo hago es posible que también lo vulnere y mis resultados entonces ya serían peores. Plan “ángel” (utópico) y plan “demonio” (para días paralíticos) me ayudan a ejecutar un plan… humano.
    Saludos!

  4. Ah, importante: el plan “demonio” está también medido y vulnerarlo no implica resultados nefastos. Este plan es infinitamente mejor que hacerlo “sobre la marcha”. Simplemente, no ofrece resultados sublimes, solopara ir tirando y ver resultados lo suficientemente aceptables como para seguir manteniéndote motivada (para mí lo fundamental en cualquier proceso de alcanzar objetivos!).
    El plan ángel es ya la hostxx y si hay días en que se puede, genial, más avances y más motivación.

    • Hola Iris,

      No sé si te lo había comentado ya pero, para mí una clave está en no hacer de cualquier plan un “paradigma de portero” (http://www.tecnicasdeorganizacion.com/2011/10/paradigma-portero/).

      Por muy simple que sea el plan, en cuanto damos por supuesto algo que todavía no hemos hecho estamos abriendo la puerta a la frustración. Y es mal asunto porque no sabemos lo que nos va a llegar mañana, la prioridad de las cosas que haremos, etc. Así que, por mucho que planifiquemos es importante desdramatizar el que rompamos un plan, darnos un poco de margen e incluso “entender al vagoneta” ese que tenemos algún día (o muchísimos seguidos).

      Esto lo digo porque, haciendo dos planes, tienes la garantía de que vas a romper uno y, a lo mejor, también el segundo. Supongo que la intención va por “acotar” y controlar el futuro pero eso no sabremos hacerlo nunca (ni las empresas más grandes, ni los expertos más expertos). A veces acertamos, con frecuencia mantenemos la ilusión de control sobre un volumen importante de cosas pero no hay que dejarse ilusionar. Un plan es una propuesta y por supuesto se pueden y se van a romper mil veces. La pregunta es: ¿ya que no puedo controlar al 100% el día de mañana como puedo sacarle el máximo partido? Y en esa línea hacer planes está muy bien pero siempre si no sufres para nada el que se rompan y no te causa más impacto negativo en tu dinámica que el que te hubiese causado no tener plan.

      Especulo un poco respondiendo por esta línea pero a ver si alguna de estas ideas te resulta práctica para tus futuros planes y lidiar con ellos.

      Aquí lo interesante es sacar el máximo de “resultados ángel” hayas tenido o no un “plan ángel” ese día, y a ver si alguna de estas ideas te lo pone algo más fácil.

      ¡Nos vemos!

  5. Como siempre, un gusto leerte, pero en esta ocasión me identifico plenamente con tus palabras. Me aplicaré y seguiré tus consejos.

  6. Manejo un pequeño negocio con mi hermano. El siempre planifica con tiempos y estimacion de costos muy optimistas rayando en la temeridad. Mi papel en esta sociedad es la Gestion de Riesgos. Tu articulo me ayudara mucho para hacerlo comprender y mejorar la operacion del negocio.
    Gracias Iago

    • Gracias a ti Humberto. Me alegro muchísimo de que le encuentres usos tan directos y tan prácticos.

      Encantado de poder contribuir. ¡Un saludo!


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