Las 4 técnicas imprescindibles para gestionar varios frentes abiertos en paralelo

Aunque parezca que el estar desbordado por tareas sea una cosa moderna, lo cierto es no.

Mientras nosotros nos quejamos de que las tareas nos desbordan y de que no damos hecho, en la época de los romanos, tenían el mismo problema solo que con rebeliones, provincias en guerra y crisis de todo tipo.

La noticia curiosa es que, a pesar de lo que tenían entre manos, la Historia los recuerda y va a recordarlos siempre por lo bien que se les daba el asunto. De ahí la pregunta: ¿qué hacían los romanos para gestionar tan bien sus recursos?

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La clave está en gestionar la atención y vamos a ver esas reglas que nunca, bajo ningún concepto dejaban de seguir para que tú también puedas aplicarlas en tu día a día.

Las 4 reglas de prioridades de los romanos:

    1. No puedes estar luchando en todos los frentes a la vez

    Lo primero de todo es admitir que tienes un límite de capacidades.

    Aunque tengas mil cosas que atender no es posible más que atender unas pocas en paralelo. Y si me apuras, lo ideal es no tener más que una cosa entre manos a cada vez.

    Aunque tengas una productividad de hierro, aunque seas super-eficaz y aunque te creas invencible: nadie puede pelearse contra 100 y ganar. Los romanos no lo hacían pese a ser superiores militarmente. No lo hagas tú con tus proyectos.

    Di que no a menudo y asume que en una semana cualquiera, si tienes más de 3 o 4 temas en la cabeza estás preparando el que fracasen todos.

    2. Ejerce autocontrol: domina cuándo empieza cada batalla

    Odiamos saber que merecemos más, que podríamos sacar un resultado mejor o que nos están timando. Pero lo cierto es que tienes que recordar el primer punto: no puedes estar luchando en todos los frentes a la vez.

    Eso implica que de vez en cuando en algún frente o proyecto te van a entrar ganas de entrar en guerra abierta porque lo que te está pasando es injusto.

    Imagínate una semana en la que tienes 3 objetivos que avanzan a medias y de repente tu jefe no cumple una promesa y la compañía eléctrica intenta timarte con una factura. Eso son ejemplos de frentes que vienen a ti y te pueden dar ganas de reaccionar de inmediato.

    Ahora bien, recuperar 12,14€ de una factura o el entrar en un enfrentamiento abierto con tu jefe son temas que requieren energías, concentración y margen de maniobra cuando esta semana deberías centrarte en acabar tus 3 objetivos.

    En estas situaciones, apunta los problemas, céntrate en cerrar los otros frentes y cuando vuelvas, no solo habrás logrado tus 3 últimos objetivos sino que estarás en situación de abrir, cerrar y ganar el nuevo problema que te acaban de crear.

    3. Cuando abordes un tema, ciérralo bien

    Ahora que sabes que para ser eficaz no puedes estar volviendo a antiguos temas cada dos por tres, es importante que desarrolles la capacidad de cerrarlos bien.

    ¿Qué es cerrar bien un tema? Pues tomar decisiones y obtener un máximo de garantías de que no se te va a reabrir el frente en poco tiempo.

    Por ejemplo, si te abres una cuenta en un banco barato y te pasan por segunda vez una comisión inesperada, la acción que se requiere por tu parte no es “reclamar” sino “cambiar de banco”. ¿Por qué? Porque tú lo que quieres no es “cerrar el problema de la reclamación” que tienes hoy entre manos sino “cortar de raíz” la fuente de problemas que supone un banco que cada X meses intenta colarte comisiones injustificadas.

    Es muy muy importante detectar el patrón y actuar en consecuencia. No vas a llegar nunca a gestionar un imperio si te pasas tus días gestionando los detalles.

    4. Aprovecha las épocas de calma para revisitar y preparar

    ¿Y que pasa con los tiempos de calma? ¿Nos sentamos a esperar? Evidentemente que no.

    Una cosa son las vacaciones, en las que hay que descansar al 100% aunque arda Roma y otra cosa son las épocas de calma.

    Las épocas de calma son a veces semanas sueltas, días descolgados o algún mes de baja intensidad al año. En esos momentos, lo mejor es abordar mejoras de fondo porque tienes la energía y la capacidad que hacen falta.

    La habilidad de apagar fuegos es muy útil pero, no hay nada más poderoso en esta vida que saber prevenirlos. Un problema cuesta diez veces más cuando estalla que cogido antes de que cause ningún efecto.

    Así que si tienes un par de días libres y los inviertes en aprender algo nuevo, probar una organización mejor o hacer un cambio que necesitabas desde hace tiempo, verás que los periodos de estrés futuros “no son tan estresantes” porque esta vez, a diferencia de las anteriores, estás bien preparado.

¿Qué me dices? ¿Tienes alguna estrategia que te funcione para gestionar los muchos frentes abiertos que tenemos todos?


9 comentarios

  1. GENIAL!!! En Argentina está todo complicadísimo y los imprevistos señalados son constantes y nos hemos transformado en gladiadores cotidianos.
    Muy buena la comparativa, muy divertida para dar humor a las batallas del día a día!!!
    Gracias!
    María

    • ¡Hola María! Me alegro mucho de que te haya gustado el símil. A ver si con estas técnicas se hacen más fáciles esas batallas.

      ¡Un saludo!

  2. ¿Qué hago para gestionar varios frentes abiertos? Primero reformular lo que cada uno de esos frentes constituye para mí en ese momento, ponerles prioridad (etiquetas de urgencia e importancia). Segundo, una vez etiquetados, casi siempre me doy cuenta de que los urgentes son bastante escasos y me los cargo pronto; en cuanto a los importantes, escojo los que se pueden combinar e integrar en una rutina sin que se pisen y sin que me pisen a mí, esto es, sin que me maten de cansancio o de aburrimiento. Y por último, y más importante para mí, me olvido de ese cliché social de gente estresada, “eficaz” y eficiente que dice que si te pones a algo ese algo lo tienes que sacar en el menor tiempo posible sí o sí y que si no lo sacas eres un procrastinador, un inútil o un dejado. Para esto último, un ejemplo. Uno de mis frentes abiertos es “luchar” contra el inglés y sacar en septiembre una prueba. Para ello voy tres veces por semana a clases, pero es obvio que no puedo dedicarme ahora como quisiera porque, además de alumna, soy profesora desde hace poco en un colegio con unas exigencias muy altas, hecho que me obliga a formarme, a preparar mis propios materiales; al mismo tiempo,voy tres veces por semana al gimnasio, tengo alguna que otra actuación programada como cantante y estoy metida en más proyectos docentes, personales, tengo pareja, gato, casa, amigos etc… Entonces como hago con el inglés? Bueno, de momento no “ataco”, simplemente voy a clase y selecciono aquello con lo que tendré que luchar más adelante, cuando tenga realmente tiempo: en julio. A la pregunta de mis colegas de “¿te estás poniendo ya en serio con el inglés?” yo siempre respondo con un absoluto, decidido y orgulloso “!no! !Ni en broma! !Ahora no puedo!” y ellos no entienden por qué me gasto el dinero en la academia. Bueno, voy, básicamente, para identificar los enemigos con los que tendré que luchar más adelante y para ir metiendo cositas en el caballo de Troya. Cae de cajón: si tengo que derrotar algo en septiembre, prefiero ponerme cuanto antes, aunque solo pueda de momento dar vueltas alrededor de él, observarlo; total, ese paso, tarde o temprano lo tendré que dar y mejor cuanto antes.
    Por eso me considero de las que piensa que si una quiere o tiene que hacer algo en concreto hay que ponerse ya, aunque sea con pequeños pasos, imperceptibles para los demás pero importantes para ti, que para eso eres quien mejor se conoce.
    Ahora que lo pienso, creo que nunca en mi vida he tenido solo un frente abierto… Hum… algún día lo probaré, a ver qué se siente, pero no creo que me convenza. A mí me va la marcha (que ya podía irme menos, la verdad).
    Buen artículo!

  3. Por cierto, no estoy nada de acuerdo con eso de que cuantos más frentes abras más posibilidades de fracaso absoluto; es más cuantitativamente y por estadística obtendrás más logros cuantos más frentes abras. Si yo abro solo dos, de acuerdo, tendré dos éxitos ( o no, porque te relajas demasiado y acabas fastidiando uno con algún despiste), pero si abres 8 los abres sabiendo que hay posibilidades de cerrarlos con éxito; que la “cagas” en tres al final o en cuatro? Si, pero sacaste adelante 4 o 5. Lo que ocurre es que la percepción psicológica es de fracaso, pero te cito o te parafraseo: hay que recordarse a uno mismo las victorias. A mí me ocurre: vivo con la sensación permanente de fracaso porque la cago mucho, pero creo que también alcanzo bastantes victorias personales. Estar e uno o dos frentes cuando nos apetece estar en 8 me parece senhal de cobardia personal, de no querer lidiar con el fracaso, mas que de inteligencia (suena uy fuerte, lo sé). Realmente el estres wue experimentamos al abrir varios frentes nace del miedo a fracasar, pero el miedo está ahí independientemente del número de frentes. No sé si me explico. Con todo, admito vivir estresada, auque creo que soy feliz con mis batallas.

    • Te respondo a este que en el anterior estoy de acuerdo en la esencia.

      La idea de que cuantos menos frentes tengas más probabilidades tendrás de triunfar en ellos es por cuestión de división de recursos.

      Aqui no se si me he expresado yo mal y lleva a ambiguedad pero estoy de acuerdo con tu “si intentas 100 es más probable que consigas 10 que que si intentas 10”. El problema es que rara vez esto es relevante porque es mucho más importante para ser productivo que logres lo que necesitas (ese proyecto clave) que el hecho del volumen (de 100 nano-tareas, me salieron 12 bien). Por eso “el número” de éxitos (tanto como el de fracasos) es anecdótico.

      Ahora bien, si lo ponemos desde el otro punto de vista (yo quiero lograr el proyecto Y), ahí la división de los recursos importa mucho. Puedes pensarlo como una batalla de romanos, como tú en una semana o lo que quieras. Siempre existe un limitante. Los romanos tenían 10 legiones, tú tienes 24 horas al día (o 58 libres a la semana como vimos la última vez).

      ¿Qué pasa con esto? Pues que si una batalla es muy muy importante, es preferible tener tus 10 legiones ahí que solo 2,5. Pero si tienes 4 frentes abiertos y quieres ganar en todos vas a quitarte tropas de esas 10 legiones. Lo mismo pasa cuando en una semana tienes un tema muy importante y empiezas a aceptar muchos otros. El reparto no tiene que ser proporcional. Podrías decir que al proyecto principal le dedicarás 4 días y los otros 3 se los dedicas uno a cada otro proyecto. Pero aún así has dividido tu esfuerzo. Y ahora, por paradójico que parezca podrías fracasar en los 4 frentes porque fuiste a todos justo de energías en vez de ganar 2 bien.

      La idea detrás es esa. A partir de ahí, está claro que hay veces que no nos queda más cascarillas que intentar los 4 proyectos a la vez pero hay que tenerlo en cuenta.

      Gracias como siempre Iris. Un placer poner las neuronas a andar 🙂 !

  4. Buen artículo y comentarios. Gracias!

  5. Hola,me parece exclente todo lo que acavo de leer,y si es algo referido al Imperio Romano me psrece mas interesante pues creo que el pensar con facilidad y hacer las cosas simples y casi perpetuas,es de mentes muy inteligentes y claras, no todo el mundo es capaz de pensar facil y con inteligencia


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