Los 7 cambios simples de productividad que más han impactado mi vida

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En mi vida productiva he probado ya una buena cantidad de formas diferentes de organizarme. He probado métodos de otros, he construido el mío propio y lo he hecho evolucionar.

De todos modos, no todo lo que he probado lo recomiendo y no todo lo que he integrado ha tenido el mismo impacto. Hay truquitos que te ahorran un poco de tiempo y hay cambios de fondo que te dejan huella para siempre. Hoy quiero hablarte de los segundos.

Si tuviese que limitarme a tan solo 7, la lista de cambios que las más han impactado mi productividad a lo largo de los años sería la siguiente:

1. Aprender que hacer no es sinónimo de avanzar

Ahora que pienso en tareas, proyectos, pruebas y tantas otros desafíos a los que me he enfrentado en el pasado, me doy cuenta de la inmensísima cantidad de horas que he pasado en la silla haciendo a toda pastilla por el mero hecho de sentir que estoy haciendo algo.

En su momento no sabía diferenciar el grano de la paja, y claro, la única solución era echarle más horas y esperar lograr avanzar algo, pero era una solución muy primitiva.

A día de hoy no es que haya resuelto totalmente el enigma pero, el simple hecho de sentarme en la silla siempre con la mentalidad de “¿es posible saltarme esta tarea? ¿Es realmente necesaria? ¿Contribuye a una estrategia? ¿De qué objetivo viene?” me hace eliminar mil y una tareas que antes simplemente me hubiese lanzado a hacer sin pestañear.

¡La perspectiva lo cambia todo! No te sientes nunca en la silla sin una idea clara del qué y del por qué vas a hacer algo.

2. Organizarme con un método, no “como me salga” cada vez

Mi primer método fue una patata, una absoluta patata.

Pero era un método.

A mí mismo me dio vergüenza la primera vez que lo puse por escrito por las innumerables incoherencias que tenía por todos lados. En mis listas de tareas entraba todo lo que se me ocurría, tenía una lista de objetivos sin absolutamente ninguna conexión con lo que hacía en el día a día, no le dedicaba ni una sola hora a pensar estrategias para mis objetivos y toda mi “estrategia” se limitaba prácticamente a esparcir cosas en el calendario.

Eso sí, el día que acabé de escribir mi primer método en papel (prácticamente describiendo lo que ya hacía con alguna mejorilla) y me dije “así es como me voy a organizar a partir de ahora” dejé de pensar a cada minuto “¿qué hago con esta tarea? ¿Dónde anoto esta idea? ¿Cómo hago para…?” porque desde entonces mi método se convirtió en la respuesta a todas esas preguntas.

Me volví predecible, me volví organizado y me volví sistemático en las tareas más básicas de mi organización. Ahí dejé de ser un artesano de la productividad para trabajar con una herramienta seria de verdad, un método de productividad.

3. Usar bandejas de entrada para no interrumpirme con cada idea

Esto me resulta ahora tan obvio que no sé como no pude verlo antes. Esta técnica se basa en que, cuando estás trabajando en una tarea, tu objetivo es acabarla. Así que si te surge una idea, en vez de bloquearte con ello o ponerte a hacerlo para no olvidarlo lo correcto es que lo apuntes en tu bandeja de entrada.

Tan simple como eso. Para que funcione y sigas a lo que estabas, no obstante, tienes que tener un hábito suficientemente fiable como para convencer a tu subconsciente de que recuperarás la nota que acabas de apuntar. Si no es así, tu cabeza no se fiará y por mucho que lo apuntes, se quedará anclada en esa idea por miedo a perderla.

Aprender a usar bandejas y a procesarlas tiene un efecto doble: primero porque no te interrumpes y sigues haciendo lo que hacías y, segundo, porque puedes usar el 100% de tu cabeza constantemente al haberla liberado de todo lo que la distrae.

Un cambio pequeño pero de efecto radical. Te lo recomiendo si no usas bandejas de entrada todavía.

4. Hacer converger todos mis objetivos

Yo solo tengo un objetivo en la vida: ser feliz.

Cuando dos sub-objetivos se pelean por mi atención, lo tengo claro. Pienso en el que contribuye más a hacerme feliz y ése es al que sigo.

Ningún otro objetivo en mi vida es imprescindible y eso es algo increíblemente valioso. Soy capaz de abandonar proyectos en los que llevo invertido muchísimo tiempo y esfuerzo y mis objetivos ya no aparecen nunca más como champiñones descoordinados.

¿El resultado? Ya no empiezo nunca dos proyectos cuyos objetivos sean opuestos ni giro en círculos persiguiendo cosas que me sacan y me devuelven al mismo punto de partida. Tengo un objetivo claro y todo lo que hago converge hacia lo mismo.

Si quieres sentir que todo lo que haces contribuye a un algo común, no hay escapatoria: tienes que encontrar un punto común que dé sentido a todos tus objetivos.

5. No borrar nunca los datos que genero (aunque haya acabado o vuelva a empezar algo)

Esto es lo mismo que hace Google. Yo anoto millones de cosas y nunca las borro.

No borro un proyecto viejo, no borro una lluvia de ideas, no borro la lista de cosas que meto en la maleta en cada viaje y no borro ninguna decisión.

Con el tiempo, aprendo nuevas cosas, obtengo nuevos conocimientos y estos me permiten sacar nueva información de esos datos que almacené.

¿El resultado? Aprendo del presente y aprendo del pasado.

Para no tener un síndrome de Diógenes digital sí es cierto que borro cientos de cosas cada día (fotos borrosas, tareas acabadas, etc.) pero lo que son “datos”, “información” y todo lo que tenga la más mínima pinta de creativo, eso… ¡eso es oro en potencia!

Nunca sabes qué parte de una vieja historia puede serte útil o que lista que habías creado puede interesarte copiar-pegar. No hay problema en reiniciar algo de cero, pero no tires las ideas del primer intento a la papelera. Simplemente, sácalo de tu vista y mételo en un archivo si puedes.

6. Pensar sistemáticamente tras el objetivo mi estrategia

Esta es una de esas cosas bastante anti-intuitivas y abstractas pero supone un cambio radical.

Lo normal en el día a día es actuar. En una empresa, si tu jefe te ve mirando el techo te dice que te pongas a trabajar. Pensar sin hacer está mal visto. Y el problema somos nosotros.

Creemos que una vez que el objetivo está claro lo siguiente es actuar. Y eso simplemente es un error. Después del objetivo viene la estrategia. Viene la fase creativa, la de pensar. Y no solo para los proyectos que no sabes resolver, sino para todos.

En segundos de pensar puedes ahorrarte días de trabajo. Pero eso no es todo: el 99% de los métodos y técnicas de productividad que he leído en mi vida ni siquiera tienen etapa intermedia obligatoria entre un objetivo y las tareas. GTD incluido.

La traducción de un objetivo en tareas no es inmediata y si la haces inmediata estás fusilando una oportunidad dorada para optimizar.

Cuando metí el pensar en la estrategia como etapa obligatoria en mi método antes de hacer cualquier tarea de un objetivo se me abrió un mundo nuevo. No es fácil, ni intuitivo y te dan ganas de saltártelo constantemente pero, cuantas más estrategias pongas por escrito más tareas sin sentido te ahorrarás antes incluso de empezar.

Primero objetivo, luego estrategia, luego actuar. ¡No te saltes ninguna etapa!

7. Avanzar dejando legado: crear infraestructuras siempre que puedo

Las infraestructuras son una clave (uno de los cuatro componentes de la productividad).

¿Qué diferencia a Bill Gates de ti mañana si ambos tenéis una idea? La infraestructura.

Alguien podría pensar que la diferencia está solo en el dinero o en que él tiene una de las empresas más gigantes del mundo detrás pero hay mil cosas más.

Bill Gates sabe montar un proyecto de A a Z, sabe gestionar a personas con habilidades que él no domina y tiene una red de personas que le pueden hacer un favor.

Hay muchas cosas en la infraestructura, tanto materiales como inmateriales.

¿Cuál es la idea al respecto? Pues que sea cual sea el proyecto en el que estés, nunca nunca pienses que estás tan ocupado que no puedes aprovechar para evolucionar. Nunca dejes de aprovechar las situaciones para obtener nueva infraestructura.

Eso puede hacerse aprendiendo una nueva habilidad, creando algo reutilizable o conociendo a personas que algún puedas consultar. No te limites a hacer lo que tienes entre manos. Cada nueva opción que te construyes te abre opciones para los proyectos que están por llegar.

Acostúmbrate a avanzar desarrollando activos, opciones y oportunidades que en un futuro te puedan ayudar.

 

Y en tu caso, ¿cuál ha sido el cambio o técnica de productividad que más te ha cambiado la vida? ¡Nos vemos en los comentarios!

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14 comentarios

  1. Darme cuenta de por qué hago lo que hago y eliminar sub objetivos y en consecuencia tareas. Hacer tabula rasa. Antes simplemente me apetecía hacer cosas o me metía en historias para demostrarme a mí o a los demás algo; ahora (desde hace poco) solo hago cosas que contribuyen eficazmente a mi felicidad verdadera y no a la felicidad que se presupone o me intentan imponer desde fuera.
    Otro cambio ha sido dejar de martirizarme por no hacer diariamente aquello que se supone que toda persona tiene que hacer por defecto (hacer la cama, tener la casa para las visitas…). Si no hago todo esto en beneficio de algo que me hacer sentir productiva, mejor conmigo misma al final del día, feliz, motivada… me da igual. En vez de obligarme a ordenar, limpiar para sentirme feliz he decidido obligarme a sentirme feliz sin hacer esto derrumbando así prejuicios.
    Otro cambio ha sido valorar máis mis ideas, por locas que fuesen, y apuntarlas en el momento y lugar adecuados en vez de pensar “bah, ya lo apuntaré después” o “bah, es una chorrada”; incluso las chorradas apuntadas han contribuido a un momento feliz al leerlas y reírme de mí misma (no sabes la de cosas creativas que destruí, rompí durante años. Cada vez que lo pienso… me dan ganas de matarme).
    Gran post!

    • Gracias Iris pero, ¡¡a mi me gusta más tu comentario!! ¡Me encantan los puntos que has puesto!

      El 1º/2º casi entra en la lista de hecho. Es decir, lo que casi pongo es el momento de “apropiarte de tus objetivos” que es cuando ya ni aceptas perseguir nada porque “se espera de ti” ni dejas que en la lista se queden objetivos viejos que arrastras de antes pero que no tienen nada que ver con tu gran objetivo final.

      No podía entrar de todo, ¡pero eso, que buenísimo comentario!

  2. ¡Quiero más punto 6!

    Ese no me ha quedado claro: Cuando ya tengo el objetivo me lanzo a anotar las tareas que tengo que sacar adelante para llegar a él.

    No sé qué es lo que tengo que pensar por el medio.

    Cheers!

    • Hola Iago

      Me fascina la perespectiva del punto 6, creo que ahí esta una etapa de optimización importante, lo estoy incluyendo en mi modelo de manera explícita.

      Objetivo -> Estrategia -> Plan (conjutno de tareas)-> Tareas derivadas -> Actuar

      *Tareas derivadas son aquellas que por sus dimensiones y situacionalidad no fueron consideradas en el plan, pero que de no hacerlas, la tarea del plan no podría concluirse.

      Desde hoy mi modelo se enriquece con tu aportación.

      Gracias

      • ¡Ah, me alegro muuucho :D! Pero no es casualidad, no te creas :D. Vas a encontrar que ese esquemita que acabas de dibujar es curiosamente parecido al que puedes ver en esta página: http://www.tecnicasdeorganizacion.com/libro-la-revolucion-productiva/ (la parte de “muestra del contenido”).

        ¡Todo tiene una lógica! Ánimo con ese cambio Arturo, porque es uno de los mejores y más enriquecedores. ¡Te lo garantizo!

    • Tomo nota :). El problema principal de las estrategias es que es muuuy difícil hablar de ellas en trozos de ~800 palabras, pero ya encontraremos la forma de hacer algo al respecto :D.

      ¡Un saludo!

  3. Genial Iago! Para mi el punto 4 es clave. Ante la duda, chequear si se está cumpliendo ese objetivo, el resto sale por decantación! Slds

    • Pues lo dije en su momento en el artículo sobre objetivos y felicidad y lo repito, Germán: tener los objetivos en un solo árbol coordinado y no separados por principio general es signo de madurez productiva.

      Me alegro de que lo tengas tan integrado, no es cosa fácil. ¡Enhorabuena!

  4. Me quedo con lo de pensar. Tiempo de calidad para pensar. Sí que me gustaría que escribieses algo más sobre las estrategias y las diferencias con la mera planificación. En ajedrez se hablar de estrategia y táctica. Para mi el plan como secuencia de acciones es pura táctica al servicio de una estrategia que no es sino una de las diferentes maneras de llegar al objetivo.

    • ¡Acabaraaaamos, hombre! No si, algo raro había en tus artículos para que me sintiese yo tan identificado con el lenguaje y los principios. ¡No sabía que estaba hablando con un ajedrecista!

      Bueno pues de acuerdo. Me apunto dos acciones: me anoto lo de que interesa más estrategia de productividad en el blog y me anoto también que, si me paso de visita por Gasteiz, tengo que llevar tablero para echar unas sicilianas y unos gambitos de dama :D.

      Un placer como siempre tus aportes, Rubén. ¡Un saludo!

  5. Joder! creo que me has simplificado muchas horas, días, y puede que años para lograr la mayoría de mis sub objetivos que tengo en mente ahora, con cuestionar lo relevante que puede ser un acto. Lo del castillo esta por implementarse, me parece brillante así como lo del objetivo vital y aprender a pensar antes de actuar, solo el tiempo demostrará lo que ya veo como una realidad muy positiva.
    Con el punto que mas me quedé dudoso y que tuve que releer, estudiar y replantear fué el último, a pesar de que es de lo qué sé mas, me doy cuenta también de qué sé muy poco, por qué el funcionamiento de ese sistema, según lo veo yo, es a partir de un liderazgo, qué pulo cada día, y el ser revolucionario y evolucionar, es algo que estoy implementando hace relativamente poco tiempo, asi qué no lo acabo de entender; todo este tema, es un camino en el que estoy recién sacando mis primeros brotes y sé que me quedan años…menos desde ahora jeje 😉
    Muy interesante, felicitaciones es un gusto leer el blog, siempre lo ha sido, pero ahora se nota mucho la presencia de la organización de todo, muchas gracias Iago sigue así ;D

    • ¡Gracias como siempre Matías por compartir tus opiniones, reacciones y experiencia! Muchas veces un concepto no tiene ni mucho sentido, ni mucho interés hasta que le llega su momento, así que paciencia.

      La productividad es como un puzzle. Si una pieza no te encaja, sigue colocando el resto y ya le aparecerá su sitio hacia el final :). ¡Un saludo!

  6. Hola,buenos dias,me ha gustado cosas que lei,estoy escribiendo con movil me gustaria tener buestras intranquilidades , son las mias,un saludo,a estoy metido en in proyecto que me fascina.

    • He de admitir que me he quedado un poco a cuadros, Antonio 😀 :D. ¡Será la escritura desde el móvil 😀 :D! Pero si era una pregunta y quieres reformularla, estaré encantado de intentar responderla. ¡Un saludo, Antonio!


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