Las 5 cifras clave que toda persona debe conocer para planificar la semana correctamente

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Siempre he pensado que aprender de productividad es como irte vacunando uno a uno de errores concretos en los que no volver a caer jamás.

Como el individuo medio evita a veces esas trampas pero otras veces cae en ellas, el beneficio de la productividad está en todas esas veces en que, gracias a lo que sabes, no fallas.

Así que hoy te quiero vacunar contra varios errores comunes con un par de conocimientos que para mí son algo básico. La productividad va de muchísimas más cosas que de hacer planes y “gestionar tu tiempo” pero hay un par de mínimos que son imprescindibles.

Y ojo, cuando hablo en este artículo de planificar me refiero exactamente a eso: planificar. Recuerda que planificar y programar son dos cosas diferentes (complementarias pero distintas).

Así que vamos con un par de cuentas de la vieja que ningún productivo que se precie puede darse el lujo de no dominar.

Dato 1 – Un día normal tiene 14 horas hábiles

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¿Por qué?

Cada día tiene 24 horas. Como en dormir se te van 8h, te quedan 16 horas. Entre comidas e imprescindibles diarios para ser persona (higiene, vestirte, etc.) te quedan 14 hábiles.

¿Qué quiere decir esto?

14h/día es el tiempo bruto máximo disponible. Más allá de eso una persona normal no aguanta el ritmo sin desgastarse cada día más. Si por ejemplo debes cubrir 60h de trabajo en 4 días (cuando el máximo normal sería 56h) te va a implicar tanto disponibilidad total como un desgaste ligado a que o bien duermes menos, o bien te saltas pausas, o comidas, etc.

Conclusión:

Más de 14 horas en un día, a largo plazo, insostenible.

Dato 2 – Si trabajas, tienes máximo 55 horas libres a la semana

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¿Por qué?

Salvando las pequeñas diferencias de cada uno, el caso más frecuente (en España) es que la jornada de trabajo tenga 40h y rara es la persona que tiene menos de 15 minutos de transporte al día (por distancia u otros). Así que si tienes 40h de trabajo y 2.5 de transporte en la semana, te queda toda la semana de tiempo hábil (7×14 = 98h) menos lo ocupado por tu trabajo (42.5). Eso son, siendo optimista, 55.5h libres y, redondeando a la baja, 55. Eso es el máximo indiscutible. Y de ahí, para abajo…

¿Qué quiere decir esto?

Las horas dormidas de más el fin de semana, las horas de sobremesa y que el dentista te haga esperar antes de la consulta, restan tiempo de este número. Tenemos 55 horas semanales de libre disposición pero no siempre “libres”.

Conclusión:

En una semana no puedes comprometerte nunca a nada que te lleve más de 55 horas y el hacerlo a ese nivel requeriría no tomar ni un respiro.

Datos 3 y 4 – Un día de semana tiene 6 horas libres, en fin de semana son 14

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¿Por qué?

(Obviamente o solo válido si…) tus horas de trabajo se concentran de lunes a viernes.

Conclusión:

En un fin de semana (28h libres) hay 2 horas libres menos que durante las 5 tardes de la semana (30h libres). ¡Curioso y obligado que lo aproveches!

Dato 5 – El tamaño mínimo justificado para dejar una tarea para el fin de semana son 4 horas ininterrumpidas

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¿Por qué?

Aquí, necesito tirar un poco de experiencia. Aunque según el modelo, podrías dedicar 6 horas ininterrumpidas a una tarea en la práctica, eso virtualmente es imposible. No es algo con lo que debas contar para una semana normal. Por lo que es más razonable decir que en una tarde de semana cualquiera puedes obtener 4 horas contiguas sin interrupciones con relativa facilidad si te lo propones.

Conclusión:

No solo se puede sino que se debe meter en la semana tareas relativamente grandes porque durante la semana tenemos bloques bastante grandes de tiempo. Y solo si la tarea debe hacerse sin interrupción y lleva más de 4 horas tiene lógica hacerla en una tarde del fin de semana. Para todo lo demás es casi mejor que lo hagas durante la semana porque el fin de semana te ofrece posibilidades que la semana no ofrece. Un fin de semana son casi como 2 días de “vacaciones”. Cuando te vuelva a salir el impulso de dejar algo pequeño para el fin de semana piensa: “mejor durante la semana”.

En el próximo artículo…

Para no hacer un artículo gigante he decidido dividirlo en dos partes.

En la próxima, veremos cómo uso yo estos numeritos, lo que te propongo que hagas con ellos y la mejor forma de aprovecharlos.

Mientras tanto, hazme el favor de compartir esto en las redes sociales o pasárselo a quien creas que le viene como anillo al dedo.

Y por cierto, ¿qué te parece este tipo de artículo? ¿Te ayuda el ver estas cuestiones analizadas hasta el fondo?

Si os gusta la idea, intentaré recorrer otros “básicos no tan básicos” en los que se suele fallar ya sea porque nunca hemos metido la nariz a fondo, porque el ojo experto ayuda o porque simplemente verlo en dibujitos ayuda cantidad. ¡Así que dime qué opinas, que es muy importante!

Ya puedes ver la segunda parte en este enlace. ¡No olvides comentar o compartir la primera parte si quieres antes!

15 comentarios

  1. A mi me ha encantado!!
    Genial articulo! Sigue así!!

  2. El concepto tratado de manera matemática me encantó. Para mí resulta esclarecedor y me hace ver que algunas micro-planificaciones son solo voluntarismo.

    • Me alegro mucho, Eduardo. Cuantas más matemáticas y más objetividad metemos en la productividad menos “sorpresas” nos llevamos y la verdad que se nota en los resultados. ¡Un saludo :)!

  3. Hola Iago,
    Gracias por bajarnos a la realidad y plantear negro sobre blanco la cantidad de horas hábiles de las que disponemos. Personalmente es un hecho intentar abarcar demasiadas cosas en mi lista y por supuesto no llegar. Que las ganas sean muchas pero el tiempo el justo.
    Y la cuenta de horas cómo soltero es muy válida cómo parte de una unidad familiar numerosa ya no es tan obvia: Extraescolares, deberes, cuentos….
    Pero aún así, horas no laborales a disposición.

    Gracias por tu ayuda.

    • Coincido con Gus.
      Cuando se trata de compaginar disponibilidad con una unidad familiar, es mas complicado y los números se reducen drásticamente, más si hay niños pequeños y bebés como es mi caso actual (4 años + 2 Meses)

      Los niños son una fuente inagotable de generación de imprevistos y especialistas en hacer que cualquier planificación quede en eso. En “Planificación” sin poder dar paso a la fase se ejecución.

      Felicidades. Me ha gustado el enfoque del artículo.

      • Es un contexto con condiciones diferentes. Es más inestable, exige flexibilidad y con eso está claro que es más difícil montar proyectos.

        No vamos a negar que en una zona donde hay tsunamis frecuentes, es más difícil tener toda una aldea funcionado.

        Pero insisto en que todos tenemos 24 horas cada día. El tiempo no es un recurso como el dinero del que unos tengan más y otros tengan menos (al menos en la escala diaria). Y la productividad no se mide en el tiempo libre que tenemos para hacer “otras cosas” sino en las cosas que hacemos durante las horas que tenemos.

        Planificar es una técnica que ayuda, pero saltarnos nuestro planning es una libertad, un derecho y a veces con imprevistos que son una maravilla. ¿Quién no cambiaría en el último minuto todos sus planes si le ofrecen algo 1000 veces mejor?

        Da que reflexionar :). ¡Un abrazo Josep!

    • Exacto Gus, no es lo mismo “hora de libre disposición” que “hora libre”. Y estoy de acuerdo en que un horario de soltero está menos cargado por defecto. Pero del mismo modo que hay gente con pocas horas libres, hay gente que tiene demasiadas y querría ocupaciones que les llenasen más. Así que una hora ocupada no es sinónimo de recurso perdido, sino de inversión ya decidida y, a veces, no hubiesemos encontrado inversión mejor.

      En la segunda parte habrá algo más a respecto. ¡Nos vemos en el próximo!

  4. Fantástico. Se lee en un momento y encima te quedan un par de datos y de ideas grabados.

    Pido más como este.

    • Yo también quiero más como éste!

      Creo que les voy a hacer algo parecido a mis alumnos porque en las asignaturas van mal y creo que es en parte por mala planificación…

  5. Me parece que, iluminado el monstruo que custodia nuestras excusas, con esto ya no queda otra que cargárselas.
    PD: secundo el comentario de Iria. Si bien a mis alumnos particulares ya les hice y los ayudé a hacer en su momento “plannings” (no solo de estudio, sino de vida) en la época de exámenes, creo que llegar un día al cole y empezar a hacer cuentas de estas en el encerado de los de 2º de BACH. me será muy útil (jeje, risa malévola). Por desgracia para ellos, no será para gestionar el tiempo libre dedicado a sus aficiones, sino para … diligenciar otros menesteres momentáneamente menos satisfactorios, pero, sin duda alguna, mucho más rentables para un futuro no muy lejano.
    Molto bene, señor (!Y solo he gastado 1 minuto de mis 55 horas libres semanales! YUHU!).

  6. Gracias por tu artículo,me encantó. Continua así es muy importante el ordenpara las metas.

    • ¡Muchas gracias por tu comentario, Alicia! Me apunto que la idea gusta y haremos más de estos. ¡Un saludo!

  7. Para cuando el proximo post.

    • Hola Lu, sale mañana. Estaba originalmente programado para antes pero… se han ido colando otros artículos entrometidos por el medio 🙂

      ¡Hasta mañana!


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