Guía completa – Cómo establecer prioridades

escoger prioridades

Nadie va a venir a llamar a tu puerta a decirte que el definir bien prioridades es algo importante. Es más, hablando estrictamente, las prioridades en productividad personal no son imprescindibles. Eso sí, si no son imprescindibles, ¿por qué nos preocupamos tanto de ellas?

La razón tiene mucho que ver con las decisiones que evocábamos en la guía sobre los objetivos. Tus prioridades estarán más o menos claras según cómo hayas definido tus objetivos y en función de lo meticuloso que hayas sido al definir las interdependencias entre ellos. Claro que como hemos dicho que el no definir al 100% tus objetivos es una posibilidad a tener en cuenta (porque te llevaría años hacerlo perfecto), necesitamos definir las prioridades sin contar únicamente con los objetivos.

Ahí es de donde nace la necesidad original de priorizar pero no es la única ocasión en que este proceso es necesario. La capacidad de gestionar prioridades es una habilidad multinivel que podemos reutilizar de forma transversa en múltiples aspectos de la productividad personal.

Las técnicas de priorización son útiles a todos los niveles porque la productividad personal, cuando actúas correctamente, debería ser fractal. Un fractal es por ejemplo el helecho de la imagen. Da igual cuantas veces hagas zoom a la imagen, la estructura siempre se repite. En el caso del helecho verás triángulos que surgen de triángulos cada vez más pequeñitos.

prioridades, fractal

Por eso priorizar objetivos es igual que priorizar sub-objetivos, que a su vez es igual que priorizar estrategias, que acaba siendo exactamente la misma dinámica que priorizar tareas. Y si tus tareas acabasen siendo en realidad proyectos con sub-tareas dentro la forma de priorizar debería seguir siendo exactamente la misma.

Esa es la razón por la que priorizar es una técnica que necesitamos constantemente.

Primera solución simplificada

La solución más fácil para la priorización de objetivos es no tener criterios de priorización en absoluto. Es decir no solo no priorizar para nada sino ignorar el hecho de que ya solo al escribir cuatro tareas en una agenda puede que les estés dando por defecto una prioridad sin darte cuenta. Piensa que dependiendo de cómo gestiones esas tareas luego, si las haces una tras otra (que es algo bastante común) la prioridad la habrá definido el orden en el las has escrito. Por lo tanto es importante darse cuenta de que el proceso de priorizar debe entra en juego tanto en las prioridades que tú atribuyes como aquellas decisiones en las que no llegamos nunca a participar.

Es posible ser parcialmente productivo aún sin priorizar conscientemente aunque no recomendable. No es como los objetivos (que sin ellos nunca puedes ser productivo) o como las estrategias (que sin ellas no tienes garantía de que las acciones individuales respondan al objetivo). Las prioridades son modificadores de estos y otros conceptos de base. Definen quién se lleva y quién no tu atención. Y como en productividad personal no importa lo que planificas sino lo que acabas haciendo, si no tuvieses ningún criterio de priorización estarías tirando por la borda tus esfuerzos en otros campos. Por eso el método más simple de priorizar es viable pero extremadamente poco productivo. Es más, es incluso nocivo para aquellos aspectos en los que trabajas bien.

Evoluciones posibles, modelos complejos y decisiones

Por definición, cuando te organizas no quieres gastar más tiempo haciéndolo del estrictamente necesario. El tiempo invertido en organizarte está únicamente justificado si gastas menos de lo que ahorras luego. Por eso evocaba antes que la única verdadera justificación de que la capacidad de priorizar bien requiera nuestra atención está en los objetivos. Un pequeño error priorizando tus objetivos puede hacer que tardes 3 años en empezar un gran proyecto en el que deberías estar ahora mismo. Eso es grave. Si fuese solo por priorizar tareas, esta guía no existiría (porque hay cosas más importantes que tratar antes).

Gasta tiempo priorizando sólo donde el precio de priorizar mal sea alto

eficiencia-productividad

Un error priorizando es tanto más grave cuanto mayor es la relevancia de lo que se prioriza. Hay priorizaciones en las que deberás pasar días (para tus objetivos anuales por ejemplo) y priorizaciones en las que está mal pasar más de un par de segundos aún a riesgo de equivocarte (cualquier decisión trivial del día a día). Tu modelo de como priorizas normalmente debe tener eso en cuenta. El parámetro del tiempo que puedes pasar analizando una cuestión es importante para diseñar tu forma de priorizar.

Prioridades otorgadas sin querer

Otra cosa que debe tener en cuenta tu modelo de priorización es que existe a parte de las prioridades que atribuyes directamente, ciertas acciones modifican pasivamente las prioridades de tus proyectos. Por ejemplo, un objetivo que no llega nunca a entrar en tu lista está por defecto recibiendo una prioridad 0 (no lo vas a hacer nunca). No le has dado prioridad 0 tú activamente, pero a través de otras acciones el efecto es el mismo.

Lo mismo le pasa a un objetivo cuyo enunciado no es muy claro (lo anotaste un día pero incluso cuando te pongas a perseguirlo no estarás haciendo exactamente lo que habías planeado), y lo mismo pasa con la procrastinación. Procrastinar, de alguna manera, es ir quitándole prioridad a un objetivo siempre que le vaya a tocar su turno. En este aspecto sé muy cuidadoso porque un objetivo que está siempre de segundo no se afronta nunca.

Priorizar es una habilidad auxiliar

La última cuestión que quiero que interiorices es que la priorización no se puede solventar con una herramienta estática y concreta como hacemos con una “lista de objetivos” para los objetivos. La priorización es más bien una habilidad a entrenar y a desarrollar. Lo que nos interesa no es tener un documento que defina mil cosas perfectas sino tener los buenos reflejos para cuando te intenten interrumpir o aparezca un falso objetivo que amenace con distraerte de lo que realmente deberías hacer para ser productivo.

La posibilidad de priorizar automáticamente por diseño

No obstante, no existe solución única y correcta. Al ser una habilidad transversa todo depende de cómo hayas decidido afrontar los otros aspectos de la productividad. Tu solución será buena si respeta los principios generales que se describen en esta guía y complementa los problemas que puedas tener en otros aspectos.

En el libro La revolución productiva por ejemplo, la gestión de prioridades no se aborda directamente porque intentamos configurar ya nuestros objetivos para que vengan con un criterio de priorización por diseño. Es decir, en te explico un ejemplo de cómo es posible idear un sistema de objetivos más complicado que una simple lista pero que luego se prioricen solos porque existe un criterio evidente (como el criterio que existe en una biblioteca para encontrar un libro).

La limitación que te impones es que no puedes crear objetivos como te dé la gana (igual que en una biblioteca no puedes guardar un libro donde quieras). La ventaja, sin embargo, es que no necesitas pensar las prioridades cada vez (igual que en una biblioteca no necesitas recorrer todos los libros para encontrar uno). Si te interesa aprender en serio a priorizar de manera más automatizada échale un vistazo al libro porque realmente vale la pena.

Si eres principiante, de todos modos, en esta guía ya tienes conceptos que te recomiendo integrar y probar por ti mismo. En el momento en el que quieras subir el nivel de exigencia a cómo priorizas, simplemente ten presente que existen formas más complejas pero notablemente más eficientes.

Principales puntos de atención

Así que priorizar va de dominar conceptos y reducir riesgos al máximo. Eso pasa por tener las ideas claras y para ello te propongo aplicar los conceptos descritos a continuación y las explicaciones en los artículos que cito:

La diferencia entre lo urgente y lo importante

diferencia, urgente, importante

La primera diferencia clave es no mezclar conceptos. Lo prioritario es siempre única y exclusivamente lo más importante que tengas que hacer. Las cosas que se deben hacer son las que tienen importancia y eso implica identificar lo importante y no confundirlo nunca con lo meramente urgente. El concepto de urgencia solo puede venir después de la importancia a reorganizar lo que debes hacer para intentar hacerlo todo a tiempo. Domina bien ambos conceptos para no dejarte engañar por falsas prioridades.

La diferencia entre lo urgente y lo importante

Reduce la complejidad al máximo

complejidad, ordenar prioridades

Priorizar es comparar a fin de cuentas. Priorizar es decir tú primero y tú después porque tengo una buena razón para decirlo. Pero cuando ni la información está clara ni cuando las listas de elementos a ordenar son extensas esto es una tarea que lleve poco tiempo. Perdemos tiempo priorizando todos los días y eso no es bueno por lo que hay que evitarlo al máximo siempre que puedas. Hay formas fáciles de hacerlo y una pasa por métodos de reducción de listas de tareas, objetivos, etc. a comparar. En el artículo citado se te explica bien el por qué y el cuánto esfuerzo te cuesta el no preparar bien los elementos antes de priorizar. Priorizar no es gratis, ¡no caigas en la trampa de menospreciar ese esfuerzo!

El porqué te cuesta tanto ordenar prioridades

Domina el concepto de criterios de orden

orden, organizacion

Antes evocábamos el problema, he aquí una solución posible. Organización y orden no son lo mismo, y los detalles del porqué te los explico en el artículo a continuación. Lo que nos interesa normalmente es estar organizados, pero el orden es un concepto útil. En concreto, los criterios de orden son una joya en lo que respecta a la atribución de prioridades. En una biblioteca puedes encontrar libros rápidamente porque tienen un criterio de orden (el alfabético). Imagínate que pudieses hacer lo mismo con tus objetivos, tareas o lo que sea. Tener un criterio, una llave maestra que te genere automáticamente las prioridades para que las puedas definir como quien busca un libro. ¡Pues es posible! Por eso organizar tu trabajo pensando en esto tiene muchísimas ventajas.

La diferencia entre orden y organización (punto 1)

Gestión de información y decisiones con información parcial

esfuerzo, minimo necesario

Estate alerta porque no siempre tenemos toda la información necesaria para decidir y sin embargo necesitamos producir respuestas. ¿Qué número es mayor 2 o 7? A eso puedes responder porque tienes los dos elementos y el criterio de comparación. ¿Qué es más caro un Porsche o mi coche? A eso es imposible responder con seguridad a menos que sepas con total seguridad cuál es mi coche. Priorizar implica comparar y comparar requiere información explícita (números o cosas objetivas que se comparen directamente). Debes dominar este concepto para, por ejemplo, acotar los riesgos que supone decidir en qué proyecto te embarcas entre dos opciones de las cuáles ni siquiera tienes toda la información. A veces priorizar bien, requiere darse cuenta de esto y empezar por asegurarte de que conoces suficientemente las opciones que comparas.

El problema de recortar esfuerzos donde no debes

Siguientes vías de mejora

siguientes-pasos

Es un poco paradójico y molesto esto de que las prioridades no sean estrictamente necesarias pero que determinen tanto los productivos que somos o dejamos de ser. En cierta parte si las gestionas muy bien trabajarás siempre en lo principal y si no, podrías desgastarte en tonterías.

Por eso hay que actuar como si fuesen imprescindibles y dedicarles el mismo esfuerzo que a los objetivos que perseguimos. Las prioridades no son un fin pero son un medio.

Conforme avance tu productividad te van a seguir poniendo trabas en más puntos que no hemos explorado. Hemos mencionado que es importante reducir al máximo el número de elementos a priorizar pero cuanto más productivo seas, más volumen de información querrás gestionar como es natural. Cuanto más dominas tus objetivos y tus tareas más a fondo quieres entrar en cada uno y ahí de nuevo las prioridades ejercerán un freno porque necesitarás ordenar muchos más elementos.

También hay técnicas de mejora de tu productividad que te van a hacer la tarea de priorizar más difícil. Para reducir interrupciones, por ejemplo, es posible que te acabes imponiendo el no estar constantemente pendiente del teléfono o del email. Como la información te llega más tarde, no tienes realmente la oportunidad de llegar a dejar tu tarea actual para centrarte en la que llega que podría ser más importante. Cuanto más avances en productividad, más complejo se hará el seguir priorizando bien, pero a la vez tendrás más potencial porque cualquier pequeño avance ganado en esos niveles, será prueba de que las cosas están saliendo a años luz de diferencia al como prioriza una persona normal.

Insisto, en materia de las prioridades no esperes nunca salir con algo material acabado como una “lista de objetivos” o una “lista de tareas”. Este aspecto de la productividad personal se cubre clarificando conceptos en tu cabeza, se practica y se entrena porque eso te prepara para reaccionar de manera eficaz y rápida cuando la situación lo requiera (que como hemos visto, es muy frecuente).

Si tienes alguna duda en particular recuerda que puedes preguntarlas aquí mismo en un comentario y para seguir complementando tu productividad en este aspecto tienes a tu disposición toda una categoría entera de artículos dedicada en exclusiva a este tema. Vuelve las veces que necesites a consultar esta guía y ¡cada detalle a su tiempo!


11 comentarios

  1. Hola Iago! Desde mi punto de vista algo abstracto y extenso, creo que quedó un poco de lado la productividad al escribir… y al leer el articulo.

    Excelente tema para tratar, canaliza los efuerzos hacia los objetivos.

    En mi caso todos los días veo como se van ajustado las proridades a las tareas de cada proyecto. Yo tengo una clasificación que uso, para en ese orden irlas ejecutando:

    Urgentes

    Sencillas: Cosas que puedo hacer en unos cuantos minutos

    Factor de Éxito: Actividades que son impresindibles

    Vencidas: Aquellas que ya llevan mucho tiempo abiertas

    Planeadas: Aquellas que tiene fecha y hora de ejecución

    RainDrop: Aquellas que necesitas un gran esfuerzo, pero que día a día puede hacer un poco de ella.

    No Planeadas

    Deseables: Las que algún día puedan ser.

    Y creo que esa es la otra parte importa, que cada quien necesita encontrar la forma de priorizar sus actividades, tomando como base lo que tu artículo menciona.

    Gracias por tocar el tema.

    • Hola Arturo, ¡gracias por tu aporte!

      Lo siento por las dimensiones y la abstracción pero esta vez es voluntario. No es un “artículo al uso” sino una “guía completa” que va a estar a parti de ahora disponible en el menú superior para los que necesiten algo así. Es una referencia para volver sobre ella cuando quieras o como ayuda para tomar una decisión importante en un momento dado. Yo la guardaría en favoritos y volvería cuando la necesitase.

      Por cierto, con respecto a tu orden: cuando pones las tareas urgentes de primeras has hecho un filtro ya o no sobre las tareas que entran en consideración?

      • Hola Iago,

        Gracias por tu respuesta.

        Si, sobre la lista que puse ya he hecho un filtrado, y muchas han sido eliminadas o enviadas solo como referencia.

        Afortundamente no tengo muchas actividades urgentes, pero por ejemplo: Hoy me llamó un usuario por un problema, y me llevo 45 minutos atenderlo, lo consideré urgente, pero sinceramente creo que pude haberle dedicado menos tiempo.

        Y eso me lleva a pensar que necesito una estrategia para manejar casos “urgentes” y dimensionarlos mejor, y quizás ni urgente pudiera ser.

        Que opinas?

        Saludos

  2. ¡Excelente artículo!

    Desde luego, necesitaba leer algo así: Claro, estructurado, cortado en bloques pequeños, con enlaces a otros artículos más profundos.

    Me ha gustado especialmente la diferencia entre lo urgente y lo importante.

    Ya sé que lo explicas en tu magnífico libro, pero nunca está de más recordarlo.

    Saludos y gracias por el post

    • ¡Muchas gracias a ti David! Como le decía a Arturo, no es un artículo normal. Ni he cambiado la longitud de los artículos, ni preveo que me lleve tanto tiempo redactarlos. Pero ahora que el trabajo ya está hecho, queda ahí para todo el que pueda necesitar una referencia al respecto.

      Un saludo!

  3. ¡Olé, Iago! Increíble resumen 🙂

    • Gracias de verdad Jordi, tanto por la nota como por el Twitter. Me he quedado de piedra antes cuando lo leí 🙂 Un saludo!

  4. Iago! Este artículo me encantó … Bueno… Como todos tus artículos :). Comparto mi rutina de agenda que hasta el momento ha generado buenos resultados.
    Cada noche, antes de dormir, señalo en mi agenda del día posterior las actividades necesarias, por ej. Mis clases, citas y reuniones. En los espacios que quedan anoto las actividades de mi lista grande que debo ejecutar según el nivel de prioridad que señalé en la lista maestra. Finalmente, tomo tres resaltadores de diferente color y le asigno prioridad. Por ej. Las verdes son importantes – urgentes (debo hacerlas lo antes posible o no querré afrontar consecuencias); las amarillas son importantes (alineadas con mi lista maestra y por ende con mis objetivos y proyectos), estoy pensando en estás actividades todo el tiempo, de forma tal que cuando tenga el espacio las ejecuto y finalmente en rosa, señalo las triviales (por ej. Organizar la biblioteca o buscar X libro para revisar un capítulo) esa tarea la realizaré única y exclusivamente cuando haya finalizado las verdes y las amarillas. Es muy común que las realicé en la noche cuando llego a casa.. Pero como no requieren esfuerzo pero están asociadas a algún grado de satisfacción, me es fácil ejecutarlas. Espero que mi técnica les sirva y la someto a evaluación por parte de Iago.

    Un abrazo desde Med – Col

    • Hola Carolina,

      A ver… ¡someter a evaluación… tampoco será para tanto :D!

      El sistema parece válido en general y de hecho las categorías están muy bien escogidas. Demuestra un muy buen nivel de madurez el que no tengas categoría “urgentes” pero sí “importantes-urgentes”.

      El único detalle es que todo lo ligado a la agenda pasa por fechas, y al trabajar en papel no sé si te ves con frecuencia obligada a “copiar y re-subrayar” lo de un día para otro cuando no lo haces. ¿Te pasa o no tienes tanto volumen?

      En ese sentido, podrías optimizar la agenda poniendo en cada día solo lo que realmente depende de ese día y teniendo 2 listas en paralelo. Eso te evitaría la reclasificación cada noche de lo no acabado aunque ese tipo de detalles depende mucho de lo que te va bien a ti y del volumen. Al trabajar en papel no quita que al fin y al cabo tus listas van a acumular elementos (aunque sean tachados). De ahí que la página nueva de cada día de la agenda es un mal menor pero muy práctico.

      Sobre todo mientras no tengas demasiados elementos, es muy muy buena opción.

      ¡Un saludo!

  5. No me quedó claro el concepto de organización y de orden


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