Guía completa – Primeros pasos en productividad

Este artículo es la tercera y última parte de mi guía de productividad personal para principiantes. Puedes encontrar este y otros artículos de referencia en los menús de la parte superior del blog que estoy reforzando actualmente con más contenido.

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Para acabar tu fase como principiante en productividad personal, tan solo te faltan un par de pasos ineludibles.

La fase de principiante de un aprendiz de productividad no se acaba cuando dejas de aprender, sino cuando eres totalmente autónomo en tu aprendizaje. Ten presente desde ya que el aprendizaje en productividad no se acaba nunca. Siempre podrás mejorar tu funcionamiento un poco más, siempre podrás afinar mejor tus objetivos, siempre podrás descubrir y probar una herramienta nueva.

Alguien de nivel intermedio, es alguien que posee la capacidad de poner en práctica una técnica, un artículo cualquiera o una idea y de adaptarla a sus necesidades (sin necesitar de que otra persona que le guíe).

Las claves para progresar

Para asegurarme de que alcanzas esa autonomía, nos faltan exactamente dos cosas:

  • Un modelo de aprendizaje – que defina como vas a ir implementando a tu organización diaria lo que vayas aprendiendo (y que evite que abandones antes de tiempo)
  • Unos conocimientos básicos – para asegurarme de que los primeros contenidos que aprendas te permitan tener una primera solución estable

Hasta ahora, lo que hemos visto, sirve únicamente para usarlo al principio. Lo que has leído hasta ahora es tanto una visión general de la productividad (para que sepas lo que es y si te gusta) y un proceso para retomar el control (para que tengas un poco de margen de maniobra). Ese contenido sirve para salir de un estado de saturación pero no evita que la situación vuelva a darse. Si te paras justo ahí, te seguirán llegando más emails de los que salen, te seguirás creando obligaciones que consumen más tiempo del que dispones y volverás a un proceso que acumula sobrecarga hasta desbordar.

La metodología que buscas aprender, por lo tanto, tiene permitirte que saques más de lo que entra, que acabes una tarea antes de que llegue la siguiente y que tengas tiempo para dedicarte a tus objetivos en vez de pasártelo todo apagando fuegos. Así que vamos por partes para que logres tener esa autonomía que tanto necesitas y empieces el proceso de transformación de tu rutina.

El modelo de aprendizaje

La primera mentalidad clave a integrar cuando empiezas en productividad es que es normal que esté todo por hacer.

Es más, no te agobies pensando en lo que no das hecho bien, porque como te he dicho antes, hasta los más experimentados siguen aprendiendo y mejorando. O lo que es lo mismo, hasta a los que más años llevan en esto les quedan temas por resolver.

Como esto es una carrera de fondo, no puedes pretender resolver todo. En vez de hacer una lista de todo lo que falla e intentar abordarlo en conjunto, deberías enfocar tu atención a cada paso en un problema concreto.

Tu método de trabajo debe ir construyéndose poco a poco porque cada elemento simple que integras es un pilar sobre el que construir el siguiente nivel. Por ejemplo, una manera posible de empezar a organizarse es instaurando una agenda como centro de organización. Una agenda es rudimentaria y debes asumir que, como estás empezando la agenda no podrá apoyarse en nada. Pero de cara a continuar mejorando tu organización, cada elemento que añadas no deberá preocuparse de la gestión de tareas, porque eso ya lo cubres con la agenda. Bloque a bloque irás construyendo un método como si fuesen piezas de Lego.

En esta dinámica, la pregunta que vas a formularte cada vez que acabes con un bloque es: ¿cuál es el siguiente del que me debería ocupar?

A este respecto el criterio está muy claro: hay que apuntar siempre a la parte de tu organización que más se pueda mejorar con el menor esfuerzo. ¿Por qué? Porque así le sacas el máximo partido a tu tiempo y esfuerzo siempre.

La mentalidad ganadora

Esto implica que en un primer momento tienes que dejar totalmente de lado cuestiones superficiales, métodos complejos, tendencias en aplicaciones de móvil, y técnicas elaboradas como la Pomodoro, la matriz de Eisenhower. Todo eso son cosas brillantes en apariencia pero que requieren demasiado esfuerzo para ponerlos en práctica bien y tú tienes todavía cien sitios mejores en los que emplear ese esfuerzo antes.

La creación de tu primera lista de objetivos, el aprender a escribir bien las tareas o el gestionar bien las interrupciones, entre otros, son cosas que puedes empezar a usar y rentabilizar desde hoy. Así que resumiendo:

  • No te agobies por lo que no está hecho
  • Enfócate en ir bloque a bloque
  • Apunta siempre a la necesidad más básica que puedas resolver con menor esfuerzo
  • No dejes que te distraigan de tu plan cosas útiles en apariencia

Constancia y resiliencia

Siguiendo con el modelo de aprendizaje, necesito prevenirte del principal riesgo de fracaso para que puedas anticiparlo. A lo mejor te sorprende que te lo diga pero, ¿sabes cuál es la principal causa de fracaso en la productividad?

El olvido.

El olvido natural

Y no es nada extraño porque te puedes olvidar de muchísimas formas. Hoy te apasiona la idea y mañana, metido de nuevo en tu rutina ya ni te acuerdas del enlace en el que habías hecho click y leído eso tan interesante.

El exceso de ambición

La segunda gran fuente de olvido es el exceso de ambición. Eso pasa cuando te lees un artículo como este y empiezas a escribir 4 páginas sobre cómo sería tu método de trabajo ideal pero no das acabado. Mañana no vuelves a tocarlo porque no tienes tiempo, el fin de semana vuelves a trabajar dos horas pero te das cuenta de que te faltan 20 más para acabar. Y al cabo de un mes incluso cuando te reencuentras con el documento lo dejas intacto, porque ya no te motiva algo tan complicado.

Aquí el problema sería apuntar tan alto y querer hacer tantos cambios de golpe, que ninguno nunca llegaría a ver la luz. El proyecto de cambiar de un método a otro es tan grande que da miedo solo de pensarlo. Y obviamente, los que se leen esto y están aprendiendo a organizarse, normalmente, no suelen ser los que más tiempo disponible tienen. ¿Me equivoco? Por eso hay que ser razonable y fragmentar, incluso si nos lleva algo más de tiempo conseguirlo

Máxima complejidad sostenible

El tercer factor es la complejidad máxima sostenible. Una conclusión que me llevó muchísimo tiempo aprender (no descubrir, sino aprender de verdad) es que nuestra cabeza es capaz de gestionar proyectos tan complejos como la frecuencia con la que trabajamos en ellos. Esto quiere decir que cuanto menos practicas algo, más debes simplificártelo. A un cirujano le cuesta infinitamente menos hacer trasplantes de corazón todos los días que uno cada año. Lo mismo pasa organizándote. Un plan muy complicado que visitas poco es muy difícil de mantener.

Medidas para contrarrestarlos

Así que voy a resumiendo rápidamente, si quieres que tu intento triunfe necesitas ser continuista y eso implica:

  • Que pongas mecanismos/recordatorios que mantengan tu aprendizaje vivo (para que no muera mañana mismo)
  • Que empieces por cambios pequeños y vayas aumentando progresivamente tu ambición (cambiar el procesado de emails, instaurar una agenda, etc.)
  • Que no diseñes nunca una forma de organizarte más complicada de lo que puedas recordar

Si aún no se te ha pasado por la cabeza, te recomiendo que te suscribas a este blog (aquí). Es una manera fácil de recordarte la temática regularmente y es una fuente directa de soluciones listas para implementar. Si no te suscribes a este blog, insisto, por lo menos ponte un recordatorio periódico (alarma u otro) que te recuerde seguir en el tema. Es importante sobre todo para que tu intento sobreviva las primeras semanas, que es cuando más frágil será.

Las primeras bases a cubrir

¡Ya estás listo para integrar bloques tú sólito! Ahora lo que necesitas para empezar a organizarte mejor es contenido puro (soluciones a problemas recurrentes concretos). Hemos visto cómo combinarlos y cómo integrarlos para que tengas un avance estable, ahora estamos listos para empezar a asumir bloques de información.

La siguiente selección de artículos, como te anticipaba al principio, pretende darte un nivel mínimo en algunos de los temas esenciales que debería conocer todo principiante. Cada vez que acabes de leer uno vuelve aquí y sigue donde lo habías dejado. Puedes leerlo todo de un golpe o espaciarlo en varias veces, ve a tu ritmo, lo importante es completarlo.

1. Definir tus objetivos

definir objetivos, primera vez

Empezaremos por la base: aún no tienes objetivos. Y son importantes dos cosas fundamentales: que tengas una lista de objetivos y que cada objetivo esté suficientemente bien definido para que sea algo alcanzable. Para responder a eso lo léete directamente el siguiente artículo:

2. Asociarles estrategias

asociara estrategias

Ahora que ya tienes objetivos, la pregunta de ¿cómo los alcanzo? tiene sentido. Para que puedas declinar esos objetivos el primer artículo te enseña de forma muy sintética una primera forma de ponerlo en práctica. El segundo artículo te presenta las bases para coordinar artículos puesto que como tienes más de uno es necesario gestionar esta dispersión de fuerzas.

3. Determinar prioridades y orden

diferencia-urgente-importante

Como avanzaba antes, va a haber un choque inicial entre lo que quieres hacer de verdad y seguir manteniendo lo que hacías hasta ahora. No puedes abandonar de golpe todo lo que haces ni es la vía más sensata así que para empezar a aprender a priorizar el siguiente artículo te clarifica dos nociones fundamentales.

4. Adoptar mentalidades constructivas

actitud desbloqueadora

Ahora que dispones de estrategias hay que llevarlas a la práctica. La voluntad no es lo único que juega, ni siquiera lo más importante, por ello para facilitarte el trabajo a veces debes simplificar saltándote etapas innecesarias y otras veces lanzar una actividad empezando a trabajar en modo degradado. Estos dos artículos presentan sendos conceptos y el cómo implementarlos:

5. Dotarte de las primeras herramientas

trello, organizacion

Todo esto puedes hacerlo a paso lento o aprovechando herramientas que te hagan ir más rápido. No se trata de saltarse etapas sino de ir más rápido y ahí es donde necesitas escoger buenas herramientas y saber usarlas bien. Estos artículos te harán propuestas de qué usar y cómo:

¡Felicidades, ex-principiante! Siguientes pasos

¿Te acuerdas de mi definición de intermedio? Mi definición de intermedio era todo aquel capaz de integrar por sí solo temáticas de productividad y hacer evolucionar su metodología de forma autónoma.

Por lo que, a decir verdad, dejaste de ser un principiante justo antes de leerte el primero de los artículos citados aquí arriba. ¡Ya no eres ningún principiante! ¡Enhorabuena!

Con eso que acabas de leer debes jugar, combinar, probar, montar y desmontar. Nada te enseña más que una experiencia en primera persona y tus conclusiones valen más que lo que lees.

La siguiente etapa es ir ya a las diferentes categorías de este blog que puedes encontrar en el menú superior. Recuerda siempre priorizar aquello donde te veas más débil y por lo tanto la mejora potencial sea mayor. Si además quieres ganar un montón de tiempo te recomiendo encarecidamente que te hagas con una copia de La revolución productiva. Es mi libro-guía para principiantes sobre productividad personal donde se te lleva de la mano desde el ABC de la productividad hasta tener tu primer método de organización operativo. Échale un ojo porque lo he concebido exactamente pensando en gente como tú y sería una pena que se te pasase por alto si puede responder a tus necesidades.

Y ya has completado esta etapa. Te animo encarecidamente a que no te frenes aquí y a que sigas adelante. Si necesitas recomendaciones puntuales, tienes preguntas o te apetece decirme lo que te ha parecido esta guía para principiantes, no dudes en dejarme tu opinión en un comentario (soy mucho más accesible de lo que parece). ¡Bienvenido con todas las de la ley al mundo de la productividad!



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