¿Hasta qué nivel de detalle hay que planificar un proyecto?

Voy a ser sincero contigo.

Esta es la segunda versión de este artículo porque el primero que he escrito iba ya por las 1300 palabras y no acababa de entrar en el tema, así que tuve que tirarlo a la papelera.

Mi conclusión tras mi primer artículo es que: planificar es un coooñazo (“aburrido”, para los latinos).

Y que las subtilidades de cómo hacer que sea medio coñazo en vez de un coñazo completo también pueden ser un coooñazo.

Así que primero, disculpa la expresión, y segundo, voy a saltarme voluntariamente un montón de detalles para no perder tiempo en el contexto e ir directamente al grano de lo que importa de verdad en este tema y que vale enormemente la pena.

El rollo de siempre

Los dos grandes modelos para planificar opuestos que existen en el mundo son este:
 

01 Linhas

Detallar hasta la última acción de lo que harás

 

y este:

02 Cadrados

No escribir más que los grandes bloques

 

Para que nos aclaremos, en las imágenes una línea correspondería a una tarea que planificas perfectamente definida (como “llevar el formulario B-342 a la oficina del paro, ventanilla C”) y el rectángulo sería un gran bloque que dejas sin detallar (como “preparar las vacaciones”).

El primer modelo es el que nos encanta a los meticulosos porque sabemos que es el único realmente que permite perspectiva y dominio total del tema. La pega es que cuanto más escribes, más tiempo pasas decidiendo, definiendo y ajustando. Siempre con el riesgo de que pasado mañana algo cambie y lo que hayas escrito ya no valga para nada. Mmm… mal asunto eso.

El segundo es el extremadamente rápido. Claro que su utilidad ronda casi el efecto nulo. Lo acabas y sigues como cuando empezaste. Cero garantías, cero seguridad y casi no has definido nada. Cada apartado dejado al azar es una fuente potencial de problemas. Y lo que es peor, ¿qué pasaría si descubrieses tras 4 semanas de trabajo que hacer el proyecto así es imposible y que podías haberlo sabido desde el principio? Mmm… mal asunto eso también.

O sea que hay un balance que ajustar. Hasta ahí llegamos todos.

Lo que intentamos todos

Verás, la mayoría de la gente gestiona el balance entre nivel de detalle y el tiempo invertido en planificar en función de la sensación de control y del riesgo que crea estar corriendo. Es decir, vas a planificar tus vacaciones hasta que tengas una idea que te deje suficientemente tranquilo y seguro. En cuanto alcances eso, paras de buscar y de planificar.

Eso sí, si no tienes las ideas claras de hasta qué nivel de detalle habría que planificar un proyecto, a nada que el proyecto sea un poco importante, te vuelves paranoico controlando hasta el último detalle. Lo que solemos hacer es variar nuestro nivel de detalle más o menos así:
 

05 Combinatis

 
Niveles de detalles que usas para: (1) Una tarde de viernes (2) Un viaje de vacaciones (3) Unos exámenes (4) Una boda

 

Pero en el fondo lo que todos queremos es esto:

 

05 Ideal

Un balance perfecto entre detalle donde sea necesario y simplicidad siempre que puedas

 

Y lo querríamos poder hacer siempre y sin miedo, porque en el fondo sabemos que hasta en una boda hay cosas que no necesitan planificarse tanto. Pero no lo hacemos. Por miedo, si la importancia es alta, aumentamos el detalle y derrochamos tanto tiempo como esfuerzos.

De todos modos, este es el modelo idóneo. El santo grial de la planificación de proyectos. Es decir, el descender hasta un nivel de detalle exhaustivo allí donde sea necesario y quedarte en una planificación más genérica donde puedas permitírtelo. Este modelo implica no escribir nunca ni una sola línea de esas que solemos escribir pensando “bueno, esto es obvio pero lo escribo igual porque si no no se entiende”.

Esas líneas no nos gustan. Cada vez que escribes una de esas tu cabeza sabe que en el fondo estás perdiendo el tiempo. Solo que lo hacemos porque no tenemos otra solución. Y eso es lo que quiero resolverte. Que si bien tenemos claro lo que nos gustaría hacer, acabamos planificando peor de lo esperado porque hay fuerzas que nos arrastran lejos de lo ideal. “Lo escribo para que quede más completo” , “si no lo pongo se me olvida”, “lo dejo como idea aunque a lo mejor luego no lo hago”, etc. Dejamos entrar a toda una serie de ideas de este tipo en nuestros planes porque no tenemos nada claro cuáles podemos efectivamente eliminar sin riesgo.

Ahora sí, ahora estamos tocando exactamente donde duele. Y si mejoramos eso, daremos un paso de gigante.

Mi idea innovadora para planificar proyectos

Yo realmente solo tengo una idea buena de verdad sobre este tema diferente de lo anterior. El resto de lo que sé al respecto es gestión de proyectos pura y dura. Que si tienes las bases es muy útil, pero que no es la esencia para responder a la pregunta inicial.

La esencia para responder es (además de haber entendido lo que hemos visto hasta ahora) poseer el criterio clave que nos permita trabajar siempre en el modelo ideal. Es decir, una especie de regla de oro que te permita saber claramente cuándo debes detallar más un plan, y cuando puedes dejar cosas sin definir (sin por ello correr ningún riesgo, incertidumbre o problemas de última hora).

Y ahora pensémoslo bien: ¿cuándo puedes dejar un bloque sin detallar en tu plan sin por ello asumir riesgos innecesarios?

La única respuesta posible la hemos ido definiendo de forma abstracta con los diferentes usos que le exigimos a esos bloques para que no nos generen impactos negativos. La regla a seguir es que solo es posible dejar un bloque sin definir allí donde tú seas capaz en cualquier momento de actuar con ese bloque indefinido como si ya tuvieses la lista de tareas exacta.

Es decir, solo está justificado dejar partes sin planificar en aquellos casos en los que tener la lista de tareas no te aporta nada nuevo que no supieses ya.

 

06 Equivalente

Un bloque sin definir solo se justifica si sabes exactamente a qué correspondería

 

Esto es lo que yo llamo un proceso dominado. Un proceso dominado es un subconjunto de tareas que tienes tan machado y repetido que tanto si tienes una lista de pasos como si no, no te cambia absolutamente nada.

Ese el único caso genuino en el que puedes saltarte la etapa de detallar más tu plan porque realmente da igual que lo escribas que que no. Dominas el proceso. En otras palabras, cuando veas la imagen de la izquierda tu cabeza reaccionará como si hubiese visto la de la derecha:

 

08 Comparación ideal & traducido

El único caso en el que no hace falta escribirlo es cuando lo dominas tanto que para ti son sinónimos

 

Y en ese caso sí, es improductivo escribir los detalles porque no te aportan nada nuevo y perderías tiempo escribiéndolo.

¿Cómo te ayuda esto a planificar proyectos?

Esto tiene muchas grandes consecuencias y por lo tanto aplicaciones que le sacan partido a esas consecuencias.

  • La primera es que los procesos dominados, son específicos a cada persona. Para mí por ejemplo montar una página web es un proceso dominado. No necesito enumerar las subtareas para decirte qué necesito, estimar cuanto tiempo me llevará o imaginarme las herramientas que necesito sin por ello asumir ningún riesgo al no haberlo planificado antes.
  • La segunda es que los procesos que dominas dependen de lo que haces a diario y de lo que entrenas. A lo mejor un buen cirujano puede hacer trasplantes de corazón sin necesidad de planificar ni olvidarse de ninguna etapa, pero la tortilla de patata no es para él algo dominado. Como ves, al depender los procesos de cada persona, los planes tienen el buen nivel de detalle o no según quién lo lea. Un plan será completo o no dependiendo de lo que domine quien lo lea.
  • La tercera es que allí donde no definas algo que no sea un proceso dominado, asumes un riesgo. Omitir información que no conoces es tener un trozo de proyecto sin planificar. Esto puede suponer mucho o poco riesgo según la situación pero ten en cuenta que aquello que no dominas es una fuente de problemas en potencia.
  • La cuarta es el criterio para recortar. Es más que frecuente que incluso queriendo planificar mejor, te acabes viendo obligado a detallar menos de lo que te gustaría. Planificar es algo que se hace al principio de un proyecto y antes de empezar la acción. Mucha gente se impacienta y trata esta etapa mal. Eso sí, ahora tienes que tener claro dónde recortar esfuerzos. Los primeros sitios en los que reducir detalle son aquellos que tengan mayor impacto en caso de fracasar. El riesgo que asumes es proporcional a las consecuencias que se producirían si esa parte del proyecto fracasase.

Por eso si tienes 3 partes en un proyecto, no distribuyas los esfuerzos de manera equitativa. Pon el máximo allí donde el riesgo sea mayor. Como decíamos antes, planificar es eliminar el riesgo a lo desconocido. Es mejor concentrar tus esfuerzos en detallar una parte crítica aunque en el medio dejes bloques sin definir (porque los dominas) que el hecho de tener un plan medio completo en todos los apartados. Conviene tener siempre controladas al máximo las partes más críticas.

Y ahora sí. Ahora puedes efectivamente crear planes sin miedo siguiendo este modelo:

 

05 Ideal

Resumiendo

  • ¿Qué puedo idealmente dejar sin definir?
    Aquello que dominas (aquello que prácticamente da igual si lo escribes o no).
  • ¿Qué pasa si no tengo el tiempo para poner tanto detalle?
    Pues que tendrás reducir detalle asumiendo riesgos.
  • ¿Y a qué partes les quito detalle primero?
    A aquellas cuyo impacto sea menor en caso de fracasar (porque así minimizas el riesgo).

Esa es la idea.

Espero haber podido contribuir a hacer menos pesado para ti algo en lo que se puede perder un montón de tiempo. Y si hay suerte, y esta técnica consigue ahorrarte mucho tiempo que hubiese sido infinitamente aburrido, no dudes en invertirlos en compartir tu opinión dejando un comentario el blog (o pasándole el artículo a alguien que lo necesite). Al fin y al cabo estamos aquí para que todo sea infiniiitamente menos aburrido y si lo conseguimos, aunque sea un poco, la productividad habrá cumplido su cometido.

Artículos relacionados

16 comentarios

  1. Enhorabuena, Iago. De lo mejor y más sensato que he leído sobre planificación de proyectos en muchísimo tiempo. Lo que dices es evidente y no por ello menos revolucionario.
    Un saludo

    • Muchas gracias José Miguel. Tengo la impresión que desde que estoy en esto no he parado de aprender y de descubrir cosas “evidentes”. Aunque empiezo a sospechar que, cuando clarificas unas, ya estás creando los mimbres para que las siguientes se hagan “evidentes”.

      Un saludo

  2. Dice Arjona en una de sus canciones: “El problema no es ducharse…el problema es que tengo frío”.

    Planificar no es el problema, el problema viene en la ejecución y el control del proyecto, el plan de contingencia, saber reconocer cuando actuar y cuando realizar una retirada estratégica.

    Saludos desde Mty Mexico

    • Hola Humberto,

      Entiendo tu punto, pero discrepo parcialmente ya que cuanto más adaptados son los planes, menos contigencias necesitas, menor es la dificultad de ejecución y por lo tanto la necesidad de soluciones de última hora.

      Nunca puedes estar totalmente blindado contra todo, pero de ahí a que no puedas consolidar al máximo tu plan con el fin de reducir notablemente los riesgos, hay un gran trecho.

      ¡Un saludo!

      • “Reducir notablemente los riesgos”…como el 11 de Marzo del 2004 o el 11 de Septiembre del 2001?

        Cuando ejecutas algo por mucho tiempo y que no requiere planificación se llama experiencia. Planificas algo nuevo, algo que nunca has vivido.

        Como en los tristes ejemplos que menciono, la realidad choca con nuestros mejores planes.

        Analizar los resultados parciales obtenidos en la ejecución de la planificación es muy importante para alcanzar el objetivo deseado.

        Saludos

  3. Magnífica reflexión que incoporo de inmediato a mis “herramientas” para planificar y enseñar a planificar
    Espero la segunda parte: ¿qué ocurre si el plan se desvía?

    • Lo apunto en la lista de temas potenciales, Patxi. No prometo nada porque he de admitir que tengo un aluvión de contenido predefinido para los próximos artículos por la reestructuración de los menús y del blog, pero entra en el circuito de publicación 😀

      ¡Un saludo!

  4. A mí me parece que tu artículo aclara mucho las cosas. Yo estoy trabajando actualmente en un tema parecido y creo que es esencial convertir todo lo que puedas en procesos preestablecidos. También concuerdo en que planificar es tan importante por lo menos como ejecutar. “Failing to plan is planning to fail”. Un saludo.

    • Coincido completamente Iván. ¡Buena observación!

      Para mí no existe diferencia entre planificar y ejecutar de hecho y cuando ambas etapas son vistas como permeables, ni planificas sin pensar en la ejecución, ni ejecutas ignorando el plan.

  5. Un post realmente interesante Iago. Me ha gustado mucho tu enfoque de simplicidad, es especial lo de «planificar es eliminar el riesgo». Enhorabuena por el análisis.

    Un abrazo!

    • Muchas gracias Antonio José! Un placer verte por aquí. Un saludo

  6. Genial el artículo, enhorabuena por la sencillez, claridad y utilidad de la reflexión que has compartido.

  7. Interesante el concepto de “proceso dominado”. Se podría incluso decir que un proceso dominado es aquel que eres capaz de plasmar en una checklist. Sobre todo, en proyectos en los que trabajas con gente hay que tener en cuenta que tus “procesos dominados” no son los procesos dominados de los demás y ahí puede ser útil trabajar con checlist cuyo espíritu es: trabaja 1 vez y reusa muchas veces.

    • ¡Hola de nuevo Rubén!

      Yo creo que puede aprovecharse en los dos sentidos. Con un equipo multidisciplinar, o bien puedes detallar completamente proyectos largos para que cualquiera luego pueda reutilizar el plan global o puedes crear planes realmente pequeños. Las startups resumen a veces sus business plans en 5 tareas una para cada experto. Cada uno ha hecho su función tantas veces y la domina tanto que lo puedes esquematizar así sin dejarte nada fuera. Aunque bueno… ojito con no autoengañarse creyendo que podemos dejar sin definir más de lo razonable, claro está!

  8. Estimado Iago Fraga, la Alternativa Salvadoreña de Cooperativas de El Salvador, en Centro América; tenemos el reto de enfrentar los efectos del cambio climática acelarado, que impacta negativamente con sequía, inundaciones, olas de calor y otros, a los pequeños productores de alimentos para su subsitencia; la mayoría integrados en cooperativas representadas por ALSACOOP.

    Por lo anterior estamos interezado en fortalecer nuestras capacidades de planificación, gestión y desarrollo de programas y proyectos de cara a contrarestar las amenazas y mitigar las perdidas sufridas por estos fenómenos climatológico; por lo cual, le solicitamos tener contacto con Usted más directamente.

    Ofilio Cuchillas
    Coordinador Regional
    Teléfono (503) 7088-1783
    ALSACOOP Centro América.
    Skype: alsacoop


Dejar un comentario