La única cosa que no deberías hacer nunca

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Planificar tareas, escoger objetivos, gestionar prioridades, todo eso son tareas cotidianas de productividad personal pero, ¿a qué nos dedicamos de forma general cuando intentamos ser productivos?

Exacto: a resolver problemas.

No es de extrañar por tanto que si te quieres convertir en un ninja de la productividad personal, mi siguente recomendación sea que le dediquemos dos minutos a aprender de resolución de problemas desde un punto de vista abstracto. Al menos, echarle un ojo a lo fundamental puede probarse muy útil para el día a día.

Un problema complejo

Para ello, imagínate que estás en la entrada de un laberinto y que tu objetivo es llegar al otro lado. Emplearemos este laberinto imaginario como ejemplo práctico de problema complejo para que resulte menos abstracto lo que quiero decir.

Los muros son altísimos y planos y es imposible trepar para ver desde arriba. Desde tu perspectiva, todo son paredes y rectas, y a simple vista todas las paredes son homogéneas e indistinguibles.

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      El método simple no siempre vale

      Cualquier objetivo que tengas implica múltiples tareas triviales. Pero también decisiones, decisiones que tomas sin estar seguro de si con ello lograrás tu objetivo. Esa decisión es lo mismo que optar en tu laberinto por izquierda o derecha sin ver aún la salida por ninguna.

      A priori, la única cosa que es posible hacer en un laberinto es caminar, confiar en tu memoria y echarle horas. Pero eso no es productivo. Esa metodología, que yo llamo la fuerza bruta (o intentarlo aleatoriamente) es probar caminos esperando por azar e insistencia que uno te lleve al final. Eso es lanzarte a hacer cosas antes de tener un plan, y elaborar un plan es un esfuerzo que nunca deberías saltarte.

      Y he aquí el problema, en la inmensa mayoría de los problemas complejos de la vida real, puedes intentar una y otra vez la misma cosa sin ni siquiera darte cuenta de que ya has intentado eso (exactamente igual que en el laberinto si te falla la memoria).

      Una máxima en productividad es que no intentes resolver nunca un problema complejo por impulsos (haciendo tareas sin coordinar). Una vez que estás intentando resolverlo activamente, es más difícil salir de tu rutina.

      En productividad: prohibido olvidar la experiencia

      Por eso cada intento tiene que dejar un poso, tiene que acercarte más.

      No pasa nada por andar un pasillo y descubrir que al fondo no está la salida. Pero lo que sí debes asegurarte es de que nunca más tomarás ese pasillo por una posibilidad.

      Y ahora bien, si estamos de acuerdo en que caminar sin más por un laberinto es una forma absurda de intentar resolverlo porque no tiene en cuenta la información que acaba de obtener (que ese pasillo no llevaba a la salida), me gustaría llamar tu atención sobre otra situación curiosa.

      Empezar desde 0

      Y es que a menudo, somos nosotros mismos quienes voluntariamente decidimos borrar lo aprendido porque no lo sabemos controlar. Te estoy hablando de ese punto en el que tienes la cabeza tan saturada que decides volver a empezar desde 0 un proyecto.

      Piensa por ejemplo en cuando estás planeando un viaje y tras mirar vuelos, precios, hoteles te pierdes en tus notas y vuelves a empezar. O cuando tienes tanta documentación con respecto a algo que no sabes por dónde continuar.

      ¿Lo correcto? Para de buscar vuelos, piensa en qué necesitas obtener al final de cada tarea e intenta rescatar (sin volver a hacerlas) la información de las tareas pasadas.

      ¿Difícil de implementar?

      No pienses en esto como algo a usar de inmediato, sino como a una herramienta a guardar. Para problemas grandes, necesitas hacer que cada avance cuente y asegurarte de que no volverás a empezar.

      Hay ejemplos más claros que otros y sé que no resulta evidente dónde y cómo aplicar esto para todo el mundo. Por eso, ¿qué os parece si hacemos entre todos una lista de ejemplos precisos de problemas de este tipo en los comentarios?

      Por ejemplo yo proponía:

        Problema: Búsqueda de vuelos para un viaje
        Solución para evitar eternizarse: Apuntar los detalles del vuelo aunque parezca a priori inútil

      ¿Se te ocurre alguno? ¡Seguro que así podemos encontrar varios ejemplos útiles y aplicables!

      Imagen original de Svilen
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      3 comentarios

      1. Mi ejemplo seria: comenzar un negocio.
        Y la solución: Hacer estudio de mercado

      2. Me pasa con TODO lo que quiero hacer u organizar, tengo varias veces anotadas las mismas cosas, el problema es que ya tengo tantas carpetas y desorden que no sé por dónde empezar a organizar, por ende tengo mis carpetas tiradas, cada vez que quiero organizarlas me saturo, me genera ansiedad y termino haciendo cualquier otra cosa. Lo peor es que al tener en mi mente el hecho de que tengo que organizar esas carpetas, cuando empiezo a hacer otras cosas, como leer esta genial página, leo una nota, la dejo por la mitad, abro otra, así sucesivamente, de hecho extrañamente terminé de leer esta nota, pero tengo otras 4 pestañas abiertas que ni leí … no sé CÓMO hacer las cosas, no sé cómo organizarme, ni cómo empezar, ni qué herramientas utilizar, ya que la pc es más fácil, pero al tener todo escrito, tener dibujos a mano, esquemas, cosas con flechas ida y vuelta, etc. No puedo agarrar word y hacerlo, es muy tedioso tratar de “arreglar” los cuadros. El programa que más me sirve para eso es Onenote, pero no tengo pantalla táctil ni una tableta con lápiz (me encantaría tener una surface pro 2) para empezar a pasar estas cosas. También intenté escanear, sacar fotos, pasar esas notas a la PC pero tampoco me sirvió, es demasiado trabajo. El problema es que tampoco sé cómo organizar las carpetas, ni cómo usar los separadores, ni si organizar cada cosa que escribo por páginas (la mayoría de las veces agrego cosas en el medio y termino agregando una página entre 2 y se desordena), ni me sirve el fichero, ni otro cuaderno organizado…realmente no sé.

        • Hola Maisonier,

          El problema que defines es una mala gestión del flujo de trabajo. Desconozco un montón de tu contexto por lo que darte una solución inmediata sin escuchar mucho más a fondo el caso podría ir mal encaminado. Por ello lo que te propongo es que (1) no te centres en resultados perfectos, sino en sacar tareas adelante (2) asume que vas a perder muchas ideas, esquemas, información hasta que llegues a un nivel en el que los puedas gestionar bien.

          Con esa mentalidad, lo que te propondría es reducir la duración del ciclo de lo que organizas. Es decir, algo así como hacer proyectos cortitos, para llegar cuanto antes a la fase tras el final del proyecto en la que evalúas qué tal lo has hecho. Y en tu caso, lo principal no es evaluar el si logras o no el objetivo sino el cómo has trabajado y tratado las tareas en el día a día.

          Este artículo debería darte un plan completo de cómo intentarlo en 1 semana: http://www.tecnicasdeorganizacion.com/2011/07/organizacion-progresiva/

          Y en este otro encontrarás ideas sobre cómo tratar las interrupciones: http://www.tecnicasdeorganizacion.com/2011/03/una-solucion-eficaz-para-recuperar-la-concentracion-tras-una-interrupcion/

          Ánimo con el reto y un saludo


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