Trello: aplicación web para gestionar tareas tuyas o en grupo

No se puede negar, las plataformas de gestión de tareas son un mercado en plena expansión. Cada vez el panorama está más saturado pero muy pocas aplicaciones de este tipo están a la altura.

Hoy en TdO le echamos un ojo a Trello, una web que destaca por su sencillez y su versatilidad para trabajar tanto individualmente como en grupo.
 

trello-organizacion

Vista de un tablero (la pantalla básica de Trello)

 

Trello: los conceptos básicos

Al igual que la gran mayoría de sus competidores, la unidad básica de información de Trello es la tarea. No obstante tenemos tres niveles de enfoque:

  • Las tarjetas (“cards”) Las tarjetas son lo más próximo a una tarea. Tienen un título y una descripción, y pueden modificarse de muchísimas maneras (fecha límite, etiquetas, colores, etc).
  • Las listas Las listas tienen título y agrupan a todas las tarjetas/tareas. Idealmente una lista es un tipo de tareas o un micro-proyecto.
  • Los tableros (“boards”) Cada tablero es una pantalla diferente con varias listas. De este modo nosotros trabajamos sólo en un tablero. La idea más cercana al tablero es un contexto o gran área (por ejemplo, puedes tener un tablero para el trabajo y otro personal)

Opciones con las tarjetas

Para la gestión eficaz de nuestras tareas y proyectos, la plataforma ofrece toda una serie de funcionalidades centradas en las tarjetas. Además de poder clasificar las tarjetas en listas y las listas en tableros, toda una serie de modificadores están a nuestra disposición para gestionar las tareas.

Para mencionaros sólo los más importantes:

  • Los colores La primera y más visual es poder marcar las tareas por colores. Una tarjeta puede llevar más de un color y el significado a cada color podemos atribuírselo nosotros.
  • trello-tareas-colores

  • Filtros Trello también integra un sistema de etiquetas y además considera cualquier marca en la tarea como una etiqueta (colores, fecha límite, usuarios, etc.). De este modo podemos obtener una vista de nuestro panel incluyendo sólo las tareas que nos interesan según varios de estos criterios.
  • trello-tareas-opciones

    Opciones para cada tarjeta. Se puede hacer un filtro con cualquier opción

     

  • Degradación con el tiempo ¿Os acordáis de la discusión sobre lo eficaz que resulta olvidar elementos en una lista de tareas? Esta es una de las perlas a mi forma de ver de Trello. No viene por defecto pero se puede activar una función extra por la cual, cuánto más tiempo pasa una tarjeta sin usarse, más transparente se vuelve hasta desaparecer.
  • trello-tareas-obsoletas

  • Trabajo en grupo A un panel que posees o a una tarea puedes darle visibilidad para que otras personas lo utilicen. Esto constituye una verdadera ventaja ya que hace posible el trabajo en equipo. Varias cuentas pueden compartir un panel o trozos, teniendo así una plataforma en la que coordinar su trabajo.

Balance final

Trello sin duda me gusta. Se usa directamente en la web y tiene un aire simple pero con las herramientas necesarias para ser un entorno eficaz.

Pros más llamativos

  • Trabajo colaborativo en grupo fácil. Hace la coordinación simple pero suficiente.
  • Se pueden adjuntar archivos directamente desde Evernote o Dropbox (además de desde el ordenador).
  • Existe aplicación para móvil de Trello.

Contras más molestos

  • No tiene traducción en castellano. Aunque es suficientemente intuitivo. Pasados los primeros ratos gracias a los dibujitos, se puede usar sin traducción.
  • No es un gigante. A parte de la traducción le falta la integración normal con muchos servicios grandes de internet actuales. Pero si siguen así de bien, es cuestión de tiempo que crezca.

Definitivamente es una recomendación, sobre todo como soporte para el trabajo en grupo. Depende mucho de tus hábitos, pero para mí reúne los criterios fundamentales de una herramienta de productividad y por si no lo había dicho antes: es gratuita.

Si ya la conoces, tienes alguna duda o experiencia, nos vemos en los comentarios para discutir tanto sobre Trello como (si prefieres alguna otra) sobre las alternativas a ésta. ¿Qué te parece Trello?

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15 comentarios

  1. Nosotros en Difoosion la utilizamos para organizar a nuestro equipo formado por más de 90 personas y desde que lo estamos haciendo (algunos meses ya) nos ha simplificado muchísimo el flujo de trabajo. ¡Va realmente genial! :)

    • Hola Jordi,

      ¿Esas 90 personas están implicadas en algún tablero juntas o es más bien una herramienta con un administrador y varios “observadores”?

      Creo que a partir de 4-5 administradores que tengan todos los derechos de modificación, edición, etc en las listas Trello llega a su umbral. Aunque si es un grupo reducido quien administra y existe todo un grupo detrás que se sincroniza y tiene derechos limitados a ciertas tarjetas y su trabajo personal, creo que puede llegar a grupos mucho más grandes.

      • Las 90 personas están más o menos repartidas entre 11 blogs (algunos están en más de uno, pero no en muchos). Cada blog tiene un tablero con sus editores solamente, así que ahí pueden haber 8-15 personas, más o menos, todas gestionando sin ningún problema.

        Luego tenemos tableros que pueden editar todos los miembros de la organización, de forma bastante organizada y con objetivos muy concretos.

        Nos está funcionando muy bien 🙂

  2. Yo la uno a nivel personal cada día desde hace unos meses. Me organizo muy bien con tan sólo un tablero y cinco listas.

  3. Lo estoy empezando a utilizar y creo que puede ser un programa muy útil para poder delegar tares y compartir acciones en grupo. Así se podrán gestionar tareas múltiples sin duplicidad de funciones y seguimiento compartido. Lo qué no encuentro es la función de transparentar la tarea “por edad”.
    Saludos gracias por tus aportaciones

    • Hola Robdomve,

      la función de transparentar por antigëdad está en el menú “Power-Ups” (si no recuerdo mal está entre las configuraciones del tablero arriba a la derecha o en las de la cuenta de usuario). Hay que activarlo porque no es una función que supongo que a mucha gente no le gustará tener por defecto.

  4. Es una de las mejores herramientas que he visto, lastimosamente, tengo varios proyectos a cargo y quise etiquetarlos pero las etiquetas existentes no fueron suficientes y no tiene la opcion de crear nuevas etiquetas. Es una lastima. La idea era filtrar las tareas por proyecto.

    • En la mentalidad de Trello, normalmente 1 proyecto = 1 tablero. Así que varios proyectos se coordinarían con varios tableros distintos. ¿No te resulta práctico el gestionar los diferente proyectos desde varios tableros? ¿Buscas algo concentrado?

      • Gracias por tu respuesta. Si, al manejar varios proyectos y querer ver de un solo vistazo todas las tareas pendientes se podria realizar uniendo los proyectos en un solo tablero. Lo que se me ocurrió fue hacer grupos por proyectos similares.

  5. Me parece muy práctica la herramienta pero ahora quisiera saber cómo muestro los resultados de los temas trabajados y no encentro la opción. Quisiera saber, quizás exportando la info, cuántos temas resolvió cada persona del equipo, cuánto tiempo llevó realizar cada tarea, etc. Hay forma de hacerlo? Agradeceria mucho la ayuda

    • Hola Noemi,

      No me acuerdo de haber visto herramientas avanzadas de seguimiento como las que señalas aunque no descarto que la aplicación haya evolucionado desde que hice la review.

      Sé que cada acción es guardada individualmente por lo que la información la conservan en los servidores de Trello en alguna parte. Ahora bien, no sabría responder en qué menú o siquiera si es efectivamente posible. Quizás algún lector que la utilice a diario pueda responderte con más precisión.

      Un saludo, y disculpa por no poder responderte a esa pregunta en concreto.

  6. Siento hablar mal, pero… jooooodxx, no sabes hasta qué punto esto me va a ayudar! Hoy justo estaba intentando disenhar en un documento word algo parecido, algo paleolíticos. Mi móvil, agenda física (que empezaba llenarse de 1, 1.1, 1.1.1, 1.1.2, 1.2, 2) y móvil se me empiezan a quedar pequeños. Nunca pensé que me rendiría a estas aplicaciones, pero tengo una cantidad ingente de cosas mezcladas: objetivos, tareas, subobjetivos y ahora mismo pienso que tantos conceptos no gestionados me están volviendo loca! Como caído del cielo!

    • Me alegro 🙂 ! Ahora sólo te falta la lógica correcta para pasar del modelo que tienes a uno que puedas mantener con Trello. Más vale ir despacio pero seguro que andar migrando cada 5 minutos.

      Buena suerte!

  7. Hola muy bueno el Blog. Con respecto a Trello hace poco lo estoy usando y me parece una muy buena herramienta.Lo que me gustaria saber y no encuentro en ningun lado cuales son sus limitaciones, no quiero comenzar a usarlo con mi equipo y que en un momento no me deje agregar mas personas o tarjetas. Que limitaciones tiene? alguna que pueda afectarme una vez que lo tenga en producción. Un abrazo…

    • Hola Eduardo,

      Esas limitaciones suelen estar en las páginas de “Pricing” o “Tarifas” si las hay porque, es un parámetro habitual de nivel de servicio según el coste del abono.

      https://trello.com/pricing

      El plan básico (gratis) contiene tarjetas y tableros ilimitados pero en cuanto a las personas que puedes invitar, no son tan específicos.

      Aunque en este otro artículo (aunque habla de Trello Gold) afirman que en la versión normal no tienen límite de miembros.

      http://blog.trello.com/introducing-trello-gold-board-backgrounds-stickers-and-more/

      Espero que te haya aclarado la pregunta. Un saludo!


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