Cómo elegir bien tus herramientas de productividad

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Este tipo de preguntas me las hacen constantemente: “¿Qué herramientas de productividad me recomiendas? ¿Qué aplicación usas para el móvil? ¿Qué programa escojo para organizar mis tareas?”

Es algo que se repite una y otra vez, y aunque insista en que la productividad la hacen la mentalidad, los conceptos y las actitudes (¡y no las herramientas!) voy a daros algún ejemplo de solución concreta.

Pero antes empecemos por la base, lo fundamental es saber elegir.

Principios básicos

Para que no se vuelva un horror la elección de herramientas es importante tener en cuenta las siguientes ideas:

  1. Ten las mínimas posibles. Muchas herramientas juntas se coordinan y gestionan mal. Y por mínimas quiero decir que 1 sería el número ideal.
  2. Escoge herramientas simples. El valor de una herramienta es su funcionalidad principal. Cada extra que no te interesa puede ser un incordio.
  3. Escoge herramientas genéricas para que si en algún momento no tienes acceso o la empresa que la mantenía quiebra, tú puedas recuperar tu ritmo sin sufrir ninguna crisis.

¿Qué capacidades necesitas a diario?

El último punto importante a entender antes de ponerte a escoger tus herramientas de productividad es que cada una debe responder a una capacidad que necesites realmente. A partir de ahí los 3 principios anteriores deben aplicarse.

Pongamos por ejemplo que en tu día a día necesitas la capacidad de:

  • Tomar notas

La herramienta más simple y más genérica de este tipo probablemente sea una libreta. Es algo que puedes llevar contigo, no depende de internet y por lo tanto funciona en el metro y se renueva con facilidad.

Sin embargo, si eres una persona que genera muchas notas, es probable que la capacidad de buscar entre tus notas se vuelva algo bastante necesario. En tal caso, tus nuevas capacidades necesarias son:

  • Tomar notas
  • Búsqueda rápida

No infles tu lista de necesidades

Si crees que esta lista se proyecta hasta el infinito estás de lo más equivocado. La razón principal por la que se venden coches todos los días es por la movilidad. El aire acondicionado, la tapicería de cuero, el elevalunas eléctrico y hasta el maletero con espacio son cosas prescindibles en la mayoría de los casos.

Sé que en tu cabeza eres capaz perfectamente de imaginarte algunas situaciones en las que cada uno de los extras que acabo de mencionar pueden resultar útiles pero en productividad hay que pensar justamente lo contrario. Cuanto menos ruido mejor, cada extra se paga caro.

Si volvemos al ejemplo de la libreta, para obtener el beneficio de la búsqueda rápida tendría que hacer algunos sacrificios. Si decido sustituir mi libreta por una aplicación de texto para el móvil, perderé la capacidad de hacer dibujitos esquemáticos que es una parte importante de “tomar notas”. Además, la aplicación puede tardar en cargar y depende de la batería de mi móvil, un fallo grave que nunca le pasa a mi libreta.

Poco, simple y justificado

Con todo lo previo en mente, para aplicar GTD o un equivalente, las capacidades básicas necesarias suelen ser más bien pocas.

  • Para tomar notas desde cualquier sitio y poder copiarlas/pegarlas al ordenador yo he decidido usar Evernote.
  • Como centro principal de organización (lista de tareas + bandeja de entrada + algunas otras funciones) empleo un bloc de notas un poquito mejorado que es el Notepad++.
  • Para planificar tareas para el futuro y tener perspectiva de los proyectos activos he programado mi propia herramienta (pero puede sustituirse con un calendario como Google Calendar).
  • Por último, la capacidad de ponerme alarmas (a horas concretas) la soluciono con System Scheduler.

Por supuesto que tengo más programas en el ordenador, documentos de papel y aplicaciones en el móvil, pero el núcleo de mi organización está en los 4 puntos que acabo de listar. El resto, en caso de fallar, podrían dificultarme alguna tarea concreta pero nunca bloquearían mi productividad diaria y eso es lo que cuenta al final.

Y tú, ¿sigues buscando aplicaciones todoterreno o prefieres sumarte a lo simple y versátil?

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5 comentarios

  1. Buenos días,
    He leído tu interesante artículo y tras muchos tumbos he llegado a tu misma conclusión: menos es más y simplificar todo en una única herramienta es lo ideal. Como tú he seleccionado Evernote y como informático he diseñado un sistema que llamo de gestión inteligente de información donde integro las posibilidades actuales de servicios online como Ifttt.com para enviar a Evernote determinados contenidos con unos metadatos básicos (Etiquetas de evernote)que permiten luego hacer gestiones muy interesantes. He cocinado todo esto en un documento donde explico cómo hacerlo e incluso he compartido las recetas Ifttt.com.
    Espero que te pueda ser de ayuda. El texto lo puedes consultar en:
    http://seguridad-de-la-informacion.blogspot.com.es/2013/09/gestion-inteligente-de-informacion.html

    • Hola Javier,

      La verdad es que yo también he intentado (sin lograrlo) hacer un modulito que me envíe contenido a Evernote, en concreto quería copiar/actualizar mi hoja de trabajo del Notepad++ a Evernote al final de cada día. Sin embargo la API y mi Apache se pegan por problemas con la autentificación que usa Evernote (Oauth). Aún así insisto en que todo eso son comodidades muy avanzadas, lo principal es tener capacidades básicas y esas se consiguen con herramientas lo más simples posibles.

      Un saludo.

  2. Muy bueno Iago. Estoy totalmente de acuerdo y no lo habría expresado mejor. El éxito de un sistema es mantenerlo lo más simple posible.

  3. Estimado Iago:

    Hace poco he descubierto tu excelente blog. Me he tomado el atrevimiento de tomar algunos de tus post como base para escribir mi propio post en un blog que estoy iniciando. Por supuesto, te he citado, aunque aún así quise que lo supieras por mí, sobre todo como una forma de agradecimiento por lo que escribes para todos nosotros.

    Atte., Matías

  4. Hola:

    Yo también he estado probando algunas herramientas para organizarme y, finalmente, me he decidido por dos: Evernote y Wunderlist.

    La primera, Evernote, la utilizo a modo de archivo y organización de materiales para proyectos y otros asuntos de mi vida. La segunda, Wunderlist, la uso para organizar mis tareas del día a día siguiendo un sistema parecido al GTD, cuyos fundamentos estoy asimilando poco a poco y los voy implementando a medida que se van asentando.

    Es decir: le doy un uso más dinámico al Wunderlist (salvo la lista de la compra que la comparto con mi novia), mientras que la información que envío al Evernote, generalmente, ha venido para quedarse en mi vida mejorando mi archivo personal y profesional.

    Tenía en mente ponerme con el Zendone para implementar el GTD en serio y sincronizado con Evernote, pero todavía ando un poco pez con el sistema (y creo que el Zendone requiere conocer bastante bien el GTD, por lo que no me parece lo más ideal para empezar). Además, cada vez me gusta más el Wunderlist, precisamente, por su sencillez. Eso sí, seguiré muy de cerca el trabajo de los chicos de Zendone porque creo que su proyecto (español) promete y mucho.

    Un saludo.


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