Aprendizaje inteligente de productividad: qué y cómo

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Aunque de bebés no nos enteremos, todos nacemos con un sistema de productividad integrado.

Es algo así como el kit básico de técnicas de productividad. Y aunque un bebé tenga pocas tareas de las que preocuparse, lo cierto es que nunca he visto a uno gestionar mal sus urgencias o sus prioridades.

Naturalmente entrenados

Te va a extrañar que te lo diga yo, pero la gente improductiva es exageradamente productiva, mucho más de lo que nadie se imagina.

Desde que me propuse la titánica tarea de configurar mi propio sistema de productividad, a veces esta observación me resulta de lo más irritante.

Normalmente la secuencia funciona así:

  1. Detecto un nuevo problema de productividad
  2. Me propongo una solución o incluso la pongo en marcha
  3. Compruebo con irritación que me acabo de generar un problema más grande que el original

No nos engañemos, no te estoy diciendo que tires a la basura todas las técnicas de organización y productividad que hayas aprendido hasta ahora, sino que hay que ir con mucho más cuidado del que piensas.

Lo que hacemos

Como seres humanos ya gestionamos nuestras tareas de alguna manera. Igual que el bebé, aunque sea por intuición o basándonos en la memoria: todos tenemos algún método por rudimentario que sea para organizarnos.

Esto en sí es genial, porque quién no ha aprendido nunca productividad de forma activa ya tiene de base unos mínimos bastante razonables de productividad.

Ya sé que estás pensando que esta es una cosa obvia, pero la cosa nueva que te estoy diciendo es que este mínimo que todos llevamos dentro es increíblemente avanzado, y casi siempre, inconsciente.

Déjame que te ponga un ejemplo no tan obvio de este fenómeno.

Solución artificial: las listas de tareas

Uno de los primeros pasos cuando aprendes productividad, es el empezar a anotar y a procesar lo que te pasa por la cabeza. En vez de dejar a tu memoria las tareas que tienes que hacer, las anotas en una lista.

Esto tiene la ventaja de que es mucho menos probable que te olvides de hacer lo que has anotado. Sin embargo, tiene la desventaja no evidente, de que tus listas corren el riesgo de saturarse de elementos.

Solución natural: la mala memoria

Ahora bien, ¿por qué este problema no lo teníamos antes? Muy sencillo, la memoria está muchísimo mejor diseñada de lo que pensamos.

Aunque le llamemos mala memoria a la incapacidad de recordar cosas, yo diría que la memoria humana es sorprendentemente productiva. Imagínate una lista de tareas en el ordenador que te pusiese en negrita las tareas más recientes pero que las fuese poniendo en gris o cada vez más blancas conforme pasa el tiempo.

Sería simplemente genial, porque un elemento con el que has fracasado varias veces, o bien se vuelve a poner de actualidad (y lo anotarás de nuevo en negro intenso) o bien irá desapareciendo dejándote una lista reducida de elementos que sí resulta abordable.

Eso es lo que hace la memoria, nuestra solución por defecto de lista de tareas.

¿No te parece irónicamente bonito? A mí, como autodidacta de la productividad, me fascina. Pero me también me irrita mucho…

Como construir una línea de metro

Ahora que te he contado la historia entera, quiero que te lleves una idea clara:
 

Organizarse no es como levantar una torre, sino como construir una línea de metro

 

Cuando pones en marcha un nuevo hábito de productividad no estás empezando de cero (levantando una torre), sino que estás mejorando lo que ya tienes (añadiéndole un metro a tu ciudad).

La pega de todo esto, es que tienes que tener mucho cuidado con los nuevos hábitos que introduces, no vayas a poner en peligro lo que ya tienes funcionando (derribando o agrietando un edificio). Pero la gran ventaja es que ya tenemos ejemplos de cómo solucionar problemas cotidianos. Y por paradójico que parezca, quizás, la lista de tareas perfecta sea aquella que se limita a olvidar de manera inteligente.


7 comentarios

  1. El artículo y el enfoque me han encantado. El asunto del color era algo que ya incorporé a mi Excel “Lista de Tareas Optimizada” (http://rafaelhernamperez.com/2013/04/19/gestiona-eficazmente-tus-tareas-con-la-herramienta-lista-de-tareas-optimizada-v1-5/), ya que nuestra mente es muy visual, y los colores llaman la atención y le pone más foco.

    Comparto contigo lo de que somos productivos “de serie”, pero que nuestros hábitos tienden a dispersar el enfoque y la productividad.

    Gracias por este artículo tan interesante y útil

    • Hola Rafael,

      Muchas gracias por tu comentario. Una pequeña precisión con lo del “color”. La idea de una lista de tareas con color no estaba orientado a marcarlas en rojo/verde/amarillo/… según urgencias o prioridades, sino a que cada día que pasa tus tareas el texto se vaya volviendo más blanco hasta casi ser invisibles (como haría nuestra memoria que cada día debilita un poco más los recuerdos).

      Un saludo!

      • Lo sé, Iago. El color no se aplica sólo a la prioridad y urgencia, si no también a los días que van quedando, y si la tarea vence hoy o ya vamos con retraso.

        • Ok, entonces. Le he echado un vistazo a tu enlace y me daba a entender que usabas un código de colores para destacar otras propiedades de la tarea como nivel de urgencia o importancia.

  2. Hola (de nuevo y despues de tanto tiempo), he leido los comentarios de esta seccion en especial, me parece algo rara la idea de “clasificar” los objetivos – resultados y problemas – soluciones a base de colores. Trabajo en proyectos personales y al parecer subdividir los problemas en diagramas de arbol me resulta mas efectivo, hice la prueba de colores pero al parecer la naturaleza de unos se combina con otros.. y en fin vuelven un total desastre mi decadente forma de organizar las obligaciones y mis objetivos. ¿Como puedes usar un sistema de colores para organizar tareas?, eso tal vez me seria de mucha ayuda.

    • Hola Rosalina,

      En el artículo sólo se menciona el uso de colores para una lista de tareas pero de hecho no son colores sino algo así como una escala de negro a blanco (pasando por grises). Y la idea es que el texto de la tarea, cuanto más tiempo pasa, se haga más blanco (para que casi no se pueda leer). Una tarea muy antigua en un sistema así sería blanco sobre fondo blanco, es decir, imposible de leer (o lo que es lo mismo, una tarea que no hacemos, sino que la olvidamos y dejamos sin hacer).

      Yo tampoco recomiendo atribuir códigos de colores a las tareas (ni por proyectos ni por tipo/urgencia/etc.) prefiero el texto plano para evitar que ciertos colores se lleven más atención. Así que en respuesta a tu pregunta: no te recomiendo emplear colores para organizar tareas. Tanto en el ordenador como en papel se vuelve un lastre muy rápido y aporta muy poco (una vez que dotas de sentido a un color estás obligada a seguir tu regla, y si no tienes el boli del color que necesitas puedes generar incoherencias).

      PD: Por cierto, yo también opino que los objetivos, lo correcto es dibujarlos en árbol.

      Un saludo

      • Wow, creeo que despues de todo si tengo algo bien al seguir mi instinto, tienes mucha razon al escribir lo de un color que entorpece una regla.
        Pero me solprendiste mas con el uso de blanco sobre blanco, es verdad que hay muchas tareas por hacer pero la mayoria (que no aportan mucho a los objetivos finales o que son casi “imposibles”) suelen divagar dias hasta volverse inperceptibles aun estando en una lista.

        jajaja, me complace mucho tu ayuda sobre todo tus articulos, muchas gracias por responderme tan rapido; eres un buenazo como dirian por alla: Sos la hostia.

        P.D.: Yo sabia que los diagramas de arbol son mejores desde el principio.

        Mil besos.


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