¿Qué tienen en común un papel en el suelo y un correo electrónico?

Empecemos con una prueba: intenta definir en tan sólo 3 palabras lo que se ve en la imagen de abajo.
 

dos-cuadrados

1. Un cuadrado es un caso particular de un rectángulo

Sin contexto no existe respuesta incorrecta, pero para lo que te voy a entrenar hoy es para que veas en la imagen superior “2 rectángulos verdes”. Esa es la propiedad común más significativa que tienen ambas formas y en productividad a eso se le saca mucha utilidad.

Piensa en lo útil que puede ser considerar a un cuadrado también como un rectángulo. Si sabes calcular el área de un rectángulo por ejemplo, también sabrás calcular el área del cuadrado. El del cuadrado también lo puedes conseguir de una forma más simple pero siempre puedes volver a la fórmula genérica para rectángulos.

2. Conservan propiedades comunes

Cualquier cosa tiene todas las propiedades de cada grupo al que pertenece y estas están organizadas como un árbol.
 

arbol-propiedades
 

Ambos están hechos de materia sólida, por eso tienen propiedades como que no podemos atravesarlos. Luego pertenecen al subconjunto de las herramientas y de ahí obtenemos que se pueden utilizar con un esfuerzo pequeño para hacer una tarea compleja (el peine nos organiza el pelo, el secador nos lo seca). Luego entran en la categoría de utensilio de higiene/belleza y de aquí también obtienen algunas propiedades, como por ejemplo: que podemos comprarlos en las tiendas de higiene/belleza. Una sierra por ejemplo, también es una herramienta pero no de este tipo, y por eso no tiene esta propiedad. Y por último nuestros utensilios se diferencian el uno del otro por su uso.

Así que mantengamos la mentalidad: ¿qué es un peine? Pues nada más que un caso particular de utensilio de higiene/belleza. Igual que todos los utensilios de higiene belleza son un caso particular de herramienta.

3. Toda interrupción es algo a procesar

Si controlas este concepto, empezarás a ver todas las cosas que te rodean de un modo diferente. Y aquí es donde nuestra nueva mentalidad nos va a facilitar el trabajo enormemente.

La ventaja de ver los peines como casos particulares de herramienta es repetir el pensamiento con otras cosas. Por ejemplo: ¿A qué grupos pertenece un correo electrónico? Vamos a intentar definirlo con algunas categorías que se nos vengan a la cabeza:
 

arbol-propiedades-correo-electronico
 

¿Te parece algo creíble? ¡Pues vamos a sacarle provecho!

Si sabes tratar “interrupciones”, ¡tratar un correo electrónico está chupado! Considéralo como una interrupción y dale el mismo trato (por ejemplo: 1. ¿Es importantísimo? 2. Si no lo es, a la cola).

Como lo hemos clasificado como “información entrante” además, podrás tratarlo como tal. Una buena forma de tratar toda la información entrante es depurar lo que sobra y retener sólo lo importante (¿cuál es el meollo de la cuestión? ¿Qué significa? ¿Qué me transmite o que acción le asocio?).

Y por último si sabes que es “texto e imágenes” basta con procesar el conjunto para resolver lo que quiera que proponga el e-mail (por ejemplo, mirar la imagen y extraer las partes importantes del texto).

Otra forma de ver las cosas

Con esta perspectiva todo se ve diferente. Ahora mismo eres una máquina de procesar información, te lo aseguro. Porque tus capacidades se potencian.

La ventaja es que ahora, por extraña que sea la información que te llegue, si llegas a reconocerla como un caso particular de algo que sabes tratar, podrás hacer uso de tu experiencia acumulada.

Por ejemplo antes mencionamos como procesar las interrupciones en dos etapas:

  • ¿Es algo importantísimo?
  • Si lo es tratarlo inmediatamente, si no a esperar su turno.

A estas alturas la mayoría de vosotros reconoceréis estos casos como ejemplos de interrupciones:

interrupciones

Sin embargo un papel que se cae al suelo es exactamente lo mismo. Si lo analizas fríamente, tanto el papel que se cae como el simbolito que te indica que tienes un mensaje en Facebook no son más que interrupciones.

Esa es exactamente la idea que quiero hacerte llegar hoy: sabes perfectamente cómo actuar cuando la situación está claramente definida. Ahora bien, no te dejes engañar por el contexto y empieza a intentar abordar todo lo que te encuentres a diario como casos particulares de lo que sabes procesar como un maestro.

¿Listo para ponerte gafas nuevas y cambiar tu visión de la productividad? Pues ánimo con el cambio y no dudes en encuadrar este blog como “una comunidad participativa” en vez de como un “periódico” y participar comentando lo que opinas de esta nueva perspectiva. ¿Crees que puede cambiarte algo?


9 comentarios

  1. Gracias Iago!! Como siempre generando información de valiosa ayuda para los que deseamos mejorar la administración del tiempo.

    En mi caso particular, justamente el correo electrónico y los mensajes de redes sociales aumentan mi procrastinación. Tengo una agenda muy apretada, no obstante, ante cualquier mensaje por irrisorio que sea (y yo lo sé antes de abrirlo), hace parar mis actividades y aplazarlas…

    Realizaré el ejercicio que propones si quiera por una semana y evaluaré el nivel de productividad, advirtiendo que estoy segura que si logro cumplir la meta, los resultados serán visibles.

    Saludos

  2. A esto el psicólogo cognitivo Edward De Bono le llama “pensamiento amplio/específico”, lo describe como una poderosa herramienta de pensamiento, les recomiendo al autor. Gracias por este artículo.

  3. A mí estas interrupciones me afectan en función de lo que estoy esperando, si estoy esperando algo, noticias,comentarios, etc, me hacen parar a cada momento, sin embargo si no espero nada, soy capaz de pasar olímpicamente de todas.
    Gracias por el artículo.

  4. Muy buen articulo sobre uno de los ladrones de tiempo mas usuales ……felicitaciones

  5. es un problma el ordenamiento de los emails Los criterios para que no se acumulen , las categorias de temas los organizadores de fotos etc
    estoy buscandon una plataforma para organizar un centro de documentacion y experiencias ¿conocerías alguna?

    • Hola María y bienvenida. ¿A qué te refieres exactametne con documentación y experiencias? ¿Qué tipo de materia prima es la que querrías organizar?

  6. en este momento tenemos unas 2000 experiencias aproximadamente realizadas en el campo comunitario en diversos espacios sociales bibliotecas escuelas hospitales, carceles etc, son notas y fotos. tenemos aisladamente todo ordenado a medida que nos llega . pero ahora querriamos sitematizar este material y centralizarlo ¿hay alguna plataforma que nos lo permita?
    te agradezco mucho !! Es excelente el espacio que nos brindás !!!!
    un saludo
    maría

    • Hola de nuevo María,

      como hablas de plataforma supongo que esas notas y esas fotos serán contenido digital. No tengo en mente ninguna plataforma especialmente buena.

      Un blog es una buena forma de gestionar contenido que mezcla texto e imágenes (con una galería) ya que por ejemplo WordPress implementa muchas funciones de búsqueda en los artículos. Lo ideal sería supongo algún CMS o alguna base de datos específica para vosotros pero aquí necesitas de un informático que la gestione (y que automatice de algún modo la importación de todo el contenido tal y como lo tenéis ahora al formato objetivo). Sino, el programa de Bases de datos más abierto al gran público es Access (de Office) o también puedes emplear una versión gratuíta (Open Office) aunque la integración de las imágenes será más complicada y la base de experiencias se encontrará en un ordenador en concreto (no accesible/modificable desde varios).

      Lo que pides se escapa de la productividad, entra más en la informática y depende mucho de las competencias que tengáis en vuestro equipo o tú misma. Pero bueno, espero que eso te de un indicio de por dónde empezar.

      Un saludo y muchas gracias por todos los comentarios que has ido dejando ultimamente!

  7. Muchas Gracias!!! ES importantisimo tu asesoramiento Feliz Año !!!
    Un saludo afectuoso maría


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