6 claves para no saturar tus listas de tareas nunca más

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Uno de los factores que más aborrece de listas de tareas la gente que las usa, es sin duda la tendencia que tenemos a saturarlas.

No está muy claro el por qué, pero lo cierto es que siempre entra más de lo que sale. Esto no sólo te frustra, sino que además deriva en dos problemas aún más graves:

  • Te hace perder la confianza en la lista, dado que hay demasiadas y al anotar una muy importante temes perderla de vista. Cada vez tienes más ganas de saltártela o reiniciarla.
  • Estarás en constante deuda de tiempo ya que para vaciar la lista te sorprenderás a ti mismo más de una vez utilizando tiempo libre el fin de semana para quitar cosas.

1. Una lista de tareas no es el lugar para organizarte

Existe una gran diferencia entre un sistema de organización y una lista de tareas. El primero es capaz de procesar absolutamente toda la información, ideas, proyectos, estrategias, objetivos, etc. que necesites, una lista de tareas tan sólo es una lista y tan sólo admite tareas. Para que la lista funcione no metas en ella nada que no sea una tarea.

2. Las tareas de la lista responden a un criterio

Cada lista debe contener un único tipo de cosas. Es preferible crear varias listas a mezclar todo en una. Así podemos tener una idea de lo que contienen antes de leer el primer elemento y podemos saber si estamos en disposición o no de hacer ese tipo antes de empezar.

3. Crea una y sólo una lista principal

Necesitas una lista de tareas principal que verificarás cada día rigurosamente. Una lista de tareas te permite apuntar elementos que harás y liberar espacio en tu mente, pero esto podría resultarte imposible si cuando tienes una tarea verdaderamente importante, no dispones de una lista a la que estés seguro de volver antes de que sea demasiado tarde. Sin embargo, no es bueno ni pertinente tener más de una de este tipo porque necesitas habituarte a consultarla a diario (pero si puedes poner notas que indiquen lo que tienes que hacer o tienes apuntado en otros sitios).

4. Una tarea es una acción simple

Otra necesidad para que tus tareas no se apilen es que sean siempre acciones simples. A poder ser, describe cada tarea con un verbo y detalla hasta un nivel donde tengas claro cómo la llevarás a cabo. No apuntes nunca tareas demasiado extensas ni complejas como “Remodelar la casa” (porque tiene demasiadas etapas intermedias) ni aparentemente simples si no lo son para ti como “hacer una tortilla” porque…

5. No incluyas tareas condicionadas

Si no sabes preparar una tortilla, lo primero es aprender. El problema de apuntar cosas como estas es que, al no ser algo directo, cuando mires tu lista de tareas pensarás “ésta aún no puedo, siguiente” pero la tarea quedará ahí, volverás otro día y el problema seguirá sin resolver porque la tarea está mal formulada. Así que como norma general no apuntes tareas bloqueadas, sino el cómo desbloquearlas.

6. La gran clave: las propuestas

Esto ha supuesto una auténtica revolución para mí en los últimos años. Una vez que has aplicado todos los criterios anteriores aún queda un grupo de elementos que NO son tareas y esto es lo que yo llamo propuestas.

A diferencia de las tareas, las propuestas no son cosas que tengas la obligación de hacer, sino cosas que en caso de poder hacerlas te harán avanzar. Ejemplo de propuestas son cosas como mirar si te compensa cambiar de compañía de teléfono o arreglar unos zapatos nuevos.

Las propuestas debemos apartarlas y ponerlas en una lista separada. Como no son tareas no estás obligado a mantener la lista vacía, puedes acumularlas porque son buenas ideas, pero a ninguna idea le daremos prioridad si siempre hay otras mejores (lo cual optimiza una vez más nuestra productividad).

Separando propuestas de tareas, no sólo consigues que no se saturen tus listas de tareas, sino que además respetarás tus tareas como obligatorias (porque serán pocas y factibles) y al mismo tiempo siempre que tengas tiempo libre, tendrás una lista con ideas muy buenas entre las que seleccionar.

Concluyendo

A la salida de este artículo mi recomendación sería que decidas qué lista será tu principal (tu agenda, por ejemplo) y que crees un archivo en tu ordenador de propuestas vacío por el momento. Pero cuando detectes que en tu lista de tareas hay algún elemento que sea en realidad una propuesta descártalo ahí sin miedo.

Como siempre, el blog es totalmente tuyo para comentar, participar y opinar. ¿Te resuelve esto el problema de las listas interminables de tareas?

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11 comentarios

  1. Me parece una buena idea, siempre tengo mi lista de tareas saturada. Creo que esto me podría ayudar a mantenerla factible.

  2. Si identificas alguno de estos puntos en tus listas, significa que tu procesamiento y organización en tu sistema de productividad está fallando.

    • Sin lugar a dudas. El artículo está desde el punto 1 orientado también a aquellos que no usan GTD ni similares, y es que antes de aprender a procesar bien, hay que meter en nuestras rutinas el paso intermedio de procesar.

      Un saludo

  3. Buen artículo, Iago. Yo creo que las listas son útiles, pero, por experiencia propia, es mejor reducirla a lo mínimo indispensable, pero que sea, a la vez, lo más versátil y útil posible. Cuando hay muchas, psicológicamente tienes a procrastinar, no decides por cuál empezar aunque sepas cuál es más prioritaria. Las propuestas por David Allen en GTD me parecen estupendas y me han servido de mucho, aunque he reducido el número de listas. También es importante decidir, antes de meter en el inbox nada, si la tarea o la idea o la “cosa” es realmente importante o urgente, o simplemente un capricho, algo curioso o algo interesante, acorde a lo cargada que esté la agenda. Más importante que decidir qué hacer es decidir qué no hacer. De esta manera, procuro que mi lista de tareas diaria no supere 20 líneas (a veces ni llega a 10).

  4. Hola Iago. ¿Podrías ampliar con ejemplos tu propuesta de que cada lista contenga un único tipo de cosas? .Por otra parte, dices hay que tener otra lista sólo de prioridades, en la que supongo que ahí sí que habrá una mezcla de tareas,¿ no es así?

    Si he entendido bien, propones que hagamos diferentes listas, además de la lista prioritaria.¿ no te parecen también muchas listas donde poder ‘perderte’? Entre tanta tarea y tanta lista, al final puedes agobiarte y no hacer nada.

    Yo la mayoría de las veces me considero superman y me creo capaz de hacer una cantidad de tareas que ni el mismo super heroe sería capaz de abordar. Sí, están todas en sus correspondientes listas, etc, etc, pero me ‘apunto’ más de más de lo que luego puedo hacer. Como no termino nunca las tareas, las listas me crean frustración y acabo pasando de ellas y de todo. ¿Cual es la mejor manera de medir lo que nos va a dar tiempo a hacer en un día?
    Gracias por tu atención.

    • Hola Suini, vamos por partes que son varias preguntas:

      1. Tipos de listas que responden a un criterio: por ejemplo por contexto (en la calle, en el ordenador, en el trabajo). Evidentemente si tus criterios no son contextos tienes que hacerlo de modo que los criterios no se solapen (no vale una lista de tareas “muy largas” y otra de “cuando tenga mucha energía”) porque como bien apuntas: habría duplicados. Mi recomendación: por contextos.

      2. Sobre la lista principal: La lista principal es como las urgencias del hospital. Necesitas tener esa lista para cuando tengas que asegurarte de que mirarás mañana algo sin falta. Eso sí, en la lista prioritaria no aceptas nada que no sea crucial porque no deja de entorpecer tu ritmo de trabajo normal.

      3. Para medir tu día. Un experimento muy simple es durante 1 semana llevar una libretita anotando lo que haces (planning inicial y ver cómo lo rompes). Esto te hace tomar consciencia del tiempo que pierdes y del tiempo que por mucho que nos empecinemos en contarlo como libre está ocupado. Piensa que los días no tienen 24h si no como mucho 14 hábiles, unas 6 o menos si trabajas y que nuestra energía es menor cansados. A partir de ahí te recomiendo que te programes cada día un mínimo fácilmente asumible y que pongas además tareas extra por si te queda tiempo de margen.

      Un saludo, y si tienes pegas o algo no está claro no dudes en preguntar.

      • Te agradezco las aclaraciones. Voy a experimentar a ver si vamos avanzando. Muchas gracias, Iago.

  5. Buen artículo. Mi gran desafío no resuelto en la organización son las tareas condicionadas. Hace poco vi un artículo en ingles de una persona que las anotaba en etiquetas superpuestas que iba extrayendo a medida que iba cumpliendo permitiendo que apareciera la siguiente. Me cuesta encontrar algo similar que se adapte a mi sistema (actualmente implementado de GTD a través de Evernote). Lo cierto es que necesito colocarlas en un lugar para que aparezcan al cumplir la tarea condicionante. Provisoriamente he ampliado el concepto de la lista “en Espera” para incluir aquellas que dependen no solo de otra persona sino también de otra acción. Pero este sistema no me termina de satisfacer y la verdad es que no he encontrado mucho escrito sobre el tema.
    Valoraría tu sugerencia y te deseo un buen año.

    • Hola Leonardo,

      Las tareas condicionadas es uno de los frentes en los que intento mejorar en este momento. De momento, las tareas cuya condición puede ser traducida a tiempo, es muy fácil, simplemente desplazalas a un calendario y olvídalas hasta la fecha oportuna (pon una alarma y no las pongas en el calendario si la condición se dará el día mismo). Aquellas cuya condición es un lugar a veces también es sencillo, simplemente sacándolas a un papel (copia única) y sólo accesible en ese lugar. Para el resto (personas, circunstancias, estado de ánimo, etc.) aún sigo reflexionando sobre como apartar esas tareas y automatizar una alerta que me avise cuando el evento que me desbloquea se produzca.

      Un saludo!

  6. Wow! Definitivamente esto me hará gestionar mejor mi tiempo!
    Muchas gracias Lago


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