Desarrolla el hábito de volver a tu agenda

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Son las 11 de la mañana y tu jefe te encarga una tarea de suma importancia. Tienes una semana cargada a más no poder pero eso tendrás que hacerlo. Pase lo que pase, esa tarea no te la puedes saltar así que la apuntas en tu agenda (o lista de tareas), la marcas como extra-urgente y optas por acabar lo que estabas haciendo para evitar dejarlo a medias.

¿Es correcto lo que acabas de hacer?

Lo que nos acaba por desorganizar

Lo que acabas de hacer es correcto o no dependiendo de la relación que tengas tú con tu agenda, ni más ni menos. Hay agendas que son cementerios de tareas y la tuya lo es o no en función de la frecuencia con la que la visites.
 

Da igual lo perfecto y eficaz que sea tu sistema de organización si no vuelves a él sistemáticamente al acabar cada tarea

 

Una agenda (o el sistema de organización que tengas) debe de ser única y contener todas tus tareas. Sobre esto trataba el primer artículo de este blog, ¡porque es algo fundamental!

Además, para que esa agenda sea eficaz y no veas tus obligaciones cuando es ya demasiado tarde debes volver a ella constantemente. ¿Con qué frecuencia? Siempre que acabes una tarea.

Para estar seguro además, deberás no empezar ninguna tarea si para cuando estimas que la habrás acabado ya será demasiado tarde para empezar cualquier otra tarea con fecha límite y acabarla a tiempo. Si esto te parece muy enrevesado échale un vistazo a mis recomendaciones para tratar con tareas urgentes.

Resumiendo un poco esto: para poder delegarle con tranquilidad tareas de cierta urgencia a tu agenda, deberías desarrollar el hábito de volver a tu agenda sistemáticamente al acabar cada tarea.

Esto no sólo se aprende, se entrena

¿Tienes agenda? ¿Te organizas con ella? Los que no uséis agenda, podéis utilizar para este reto vuestra lista de tareas, Evernote o similares.

Vamos a “jueguificar” una situación a la que quiero que te acostumbres.

  • Duración del juego: 1 semana (empieza desde que lees el artículo)
  • Objetivo: Conseguir el máximo número de puntos

Cómo ganar 1 punto

Podrás apuntarte 1 punto cuando vuelvas a tu agenda (o equivalente, pero siempre al mismo sitio) tras haber completado una tarea que habías leído previamente de la agenda. Es decir la única secuencia que te hará ganar un punto es la siguiente:

  1. Ir a la agenda para escoger una tarea
  2. Completar esa tarea
  3. Volver inmediatamente a la agenda y apuntarte un punto

Está prohibido

Como el objetivo del juego es el de habituarte a volver sistemáticamente a tu cento de organización (en este caso, tu agenda) no podrás apuntarte un punto si:

  • no habías leído la tarea de la agenda previamente (eso te obligará a elegir de entre las que tengas anotadas en vez de hacer 1 que recuerdas)
  • no vuelves a la agenda inmediatamente tras completar la tarea (cuidado con interrupciones banales)
  • haces varias tareas de golpe (sólo vale: hacer tarea, escoger siguiente de agenda, hacer tarea, etc.)

¿Aceptas el juego?

Este reto me parece divertido porque pensamos que está chupado (“facilísimo” para los que me leéis desde América Latina). Pero incluso yo, que ya me he medido 2 veces este año con este sistema os aseguro que me resulta difícil sacar puntuaciones decentes (entorno a 30-35).

Es muy raro sumar una serie de más de 4 puntos seguidos, si lo probáis ya descubriréis por qué. Sólo os anticipo que cuando llevéis 3 horas de juego vuestra idea original de “Bah, esto es facilísimo. Voy a hacer más de 50 puntos” se cambiará por “Hombre, si me llaman por teléfono y contesto, ¿eso no cuenta como interrupción, no?”.

Además, si llevas una racha genial el martes, te pueden pasar cosas tan maravillosas como olvidarte de que estabas jugando. Eso nos pasa a menudo con la agenda y, ¿a que ahí ya no es tan divertido dejar de jugar?

De todas formas, aunque no consigas normalmente hacer más de una tarea puntuando, este juego tiene la gracia de que te anima a volver a la agenda para sumar el punto siguiente constantemente. Conclusión: ganes o pierdas, te entrenas.

Un último dato para provocarte: Si sumas menos de 14 puntos en la semana, quiere decir que visitas menos de 2 veces al día tu agenda para decidir qué tarea es la más urgente para hacer. Lo cual implica que la situación del jefe por la que empecé el artículo podría perfectamente ser la tuya. Que, ¿juegas?

Para preguntas sobre las reglas o para comentar tus puntuaciones y complicaciones, responderé a todo como siempre en los comentarios. ¡Buena suerte a los que empecéis el reto!


12 comentarios

  1. Justo es estos días me estaba dando cuenta que de nada servía tomarme el tiempo de escribir mi lista de tareas si no regresaba a verla cada que termino algo. Yo sí juego 🙂 Saludos

    • Mientras no hay tareas urgentes, estos debates no se plantean (o nos dan igual). Pero, sea por lo que sea, si aceptas el reto: genial, ¡ese es el espíritu!

      Un saludo Jeniffer

  2. Como siempre encantada de participar en tus retos y juegos! Empiezo ahora (17.20 del jueves 15 de noviembre). Voy a poner en un post-it “¡Juego!” en la pantalla del pc para no olvidarme de que estoy jugando. Una pregunta: si estoy en modo “chequear correo electrónico” y veo algo que quiero compartir en twitter y lo hago, ¿pierdo el punto de esa tarea? ¿Debería apuntar tuitear eso, o eso también es una interrupción?
    Muchas gracias!

    • El objetivo principal es que desarrolles el hábito de ir a la agenda, seleccionar la tarea más adecuada y prioritaria, la completes y vuelvas inmediatamente (en caso de duda, si incentivaste esto -> tienes punto).

      Pero para aclararte un poco, cuando miras tu correo electrónico, lo que haces es “procesar una bandeja” de e-mails. Podrías considerar que compartir artículos o derivados forma parte del procesado. Eso sí, no confundas procesar cada e-mail, con hacer todas las tareas que te lleguen por e-mail (son 2 etapas distintas!).

      En resumen: pierdes tu punto si mientras haces la tarea “A” te encuentras que el perro no tiene comida y le echas un poco antes de volver a la agenda. Y no porque no esté mal lo que has hecho, sino porque cualquier sistema fracasa si te paras a hacer lo que te “parece prioritario” sin compararlo antes con lo que había en la agenda. Así que (al menos para el ejercicio) vuelves, apuntas que el perro no tiene comida y eliges la tarea más prioritaria de la lista (incluida la que acabas de apuntar).

      No olvides que en tu agenda puede haber tareas como “llevar al perro al veterinario en ayunas” o “desactivar bomba”. Y cuando lees esto, suele parecer menos prioritario el darle de comer al perro 🙂

      • Muchas gracias! Termino el día sin ningún punto, pero mañana más y mejor 🙂

        A jugaaaaaaaaaaar!

  3. Parece que no voy a llegar a los 14 puntos, Iago, y estoy jugando desde que leí el artículo el jueves pasado. Hay tareas (sobre todo domésticas) que puedo realizar en un lapso razonable, pero en mi agenda hay muchas tareas intelectuales exigentes, que me toman varias horas y difícilmente puedo realizar sin interrupción, como preparar una conferencia, escribir un artículo especializado o corregir un texto extenso. ¿Qué sugieres en estos casos?

    • ¿La interrupción viene porque intentas hacer una tarea tan larga que es imposible no hacer un descanso en el medio o porque te ves interrumpida por otras tareas en el medio? Cada motivo merece una respuesta distinta, así que ¿de cuál se trata? (también podría ser que fuesen ambos motivos a la vez).

  4. Son ambos motivos y están relacionados. Las tareas son tan largas que no se pueden hacer sin descanso y, a la vez, hay tareas sencillas y cotidianas que debo realizar también y necesariamente me interrumpen (por ejemplo, preparar el almuerzo).

    • Todo ese tipo de tareas son necesarias. Lo único que deberías es tenerlas en cuenta en la planificación subdivididas en bloques de trabajo. Es decir, resulta ilógico considerar que una tarea que prevés que dure más de 8 horas la afrontes como un sólo bloque porque, evidentemente necesitarás pausas, comer y otras tareas como cocinar. Por el juego no te preocupes mucho, planifica pausas y todo lo que hagas dentro de ellas será correcto (si no te quedas dos horas en Facebook luego, claro). Pero cuando preparar una conferencia te lleve dos días o cuando un texto se prolongue más de una mañana o una tarde (previsto o no) deberás pasar por la agenda.

      Primero porque antes de concentrarte al 100% tienes que estar segura de que no había una urgencia superior (algo que si no haces ahora, cruzará la fecha límite) y segundo porque cuando prevés bloquear tanto tiempo seguido las tareas cortas pero necesarias no pueden ser sistemáticamente pospuestas.

      Si te quieres concentrar libremente, define un bloque de trabajo de unas 4 horas, y ponte una alarma, en cuanto suene apunta correctamente el sitio donde paraste (usa esto si la tarea no es evidente: http://www.tecnicasdeorganizacion.com/2011/03/una-solucion-eficaz-para-recuperar-la-concentracion-tras-una-interrupcion/ ) y considera como si hubieses acabado la tarea. La próxima vez que vayas, a la agenda la tarea larga que estabas haciendo tendrá que competir una vez más y será temporalmente pospuesta si no es la más prioritaria de la agenda.

      • Muchas gracias por tu respuesta, Iago. Tienes razón en que es ilógico asumir tareas tan largas como una sola en bloque. Voy a probar la subdivisión en tareas más sencillas y tu método de las migas de pan. Tu nueva entrada sobre la diferencia entre planificar y programar viene muy bien para estos propósitos. Saludos.

  5. Una persona organizada y productiva cuantos puntos debe hacer a la semana?

    PD: Felicidades por tu blog, es muy bueno!

    • Hola Jazzel!

      Yo diría que si haces 4 o 5 puntos en un día ya demuestras una mentalidad muy enfocada. Hay días más fáciles y días más difíciles, pero como decía, mis últimas marcas andan entorno a los 30-35. Lo importante se cuente los puntos o no es evitar caer en las tentaciones improductivas que nos rodean. Pero con el incientivo de los puntos empezamos a darnos cuenta de que tipo de estupideces pueden interrumpir nuestro ritmo. Porque apagar una bombilla por el camino parece al principio aprovechar la situación cuando en realidad es una interrupción. Y no sólo acabamos de priorizar algo completamente banal sobre lo que íbamos a hacer, si no que además acabamos de darnos cuenta que si se hubiese complicado hubiésemos perdido de vista el objetivo inicial. Y con eso bien en mente, la productividad se ve distinta. El enemigo no son sistemas complejos de gestión del tiempo, sino nuestros vicios inconscientes del día a día.


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