Cómo coordinar tus objetivos: La diferencia entre planificar y programar tareas

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Productividad, no es ni más ni menos que el conjunto de conceptos que te permiten alcanzar tus objetivos de la manera más eficaz posible. Como seres humanos perseguimos más de un objetivo, y a todos ellos debemos dedicarles tiempo, atención y recursos para sacarlos adelante.

Pero he aquí el problema, no podemos hacerlos de uno en uno. Por ejemplo, en condiciones normales, no podemos parar de trabajar para aprender inglés intensivamente, o no podemos coger el hábito de hacer deporte en 1 semana (se necesita la constancia de varias).

Coordinar objetivos y sus acciones

Como estamos obligados a convivir con varios objetivos, necesitaremos coordinar sus exigencias. No podemos trabajar en el mismo momento en 2 frentes distintos ni podemos reservarle a cada objetivo más tiempo por separado del que disponemos si sumamos todos los objetivos juntos.

Pues bien, aquí viene la artillería. Para que 2 o más proyectos puedan ocupar tu cabeza tienes que saber coordinar bien cuando llevarás a cabo las acciones de cada proyecto.

Esta coordinación se consigue gracias a primero la planificación y luego la programación.

La planificación

Planificar (= plan, ~estrategia). Sirve para determinar en una semana la cantidad de horas que le atribuyes a cada proyecto. Planificar es hacer una lista, y en esa lista figurará cada proyecto y el número de horas que le reservas para esa semana (Instrumento musical: 8h, Libre: 16h, Deporte: 4h).

La planificación sirve para:

  • Decidir cuánto tiempo dedicamos a cada proyecto
  • Saber cuándo una semana es imposible, antes de que pase
  • Abrir un nuevo proyecto cuando podamos prever disponer de tiempo
  • Saber cuándo un proyecto no va a avanzar (si planificas 0 horas para él)

La planificación no dice qué acciones concretas harás en ese tiempo, sino que indica el tiempo que cada proyecto necesita. La planificación tiene en cuenta el tiempo disponible (¡que varía cada semana!), y te permite ajustar en cada objetivo en función del tiempo del que dispongas.

Una buena planificación te quita mucha presión. Para empezar, todos tenemos demasiados deseos, pero sólo disponemos de un número limitado de horas. Esta vista te hace ser realista: hay que elegir.

Algunas conclusiones rápidas

  • Lo que no haces, o no tienes tiempo para ello o está fuera del plan porque hay algo más importante antes. Y recuerda, lo prioritario es lo importante, aquí tienes explicada la diferencia si dudas entre ambas. En tal caso no es culpa tuya que no avance ese proyecto, simplemente es imposible (¡así que deja de sentirte mal si no puedes con todo!).
  • Una semana no tiene 7×24 horas disponibles, ya que usas unas 8 en dormir y unas 40 o más en trabajar y transportes. Algunas semans tienes más tiempo disponible que otras.
  • Resérvate tiempo libre. Si no lo haces acabarás rebelándote una y otra vez e ignorando tu planificación. Recuerda que todo día debe tener 2 elementos imprescindibles.

La programación

Programación (= programa, ~ruta a seguir). Programar es adjudicar a tus planes, el momento exacto en que harás cada cosa. En tu plan, habías atribuido a cada proyecto un número de horas diferente. “Programar la semana” es traducir esas necesidades en un programa (un horario) que te diga en qué proyecto trabajas cada día.

Programar la semana sirve para:

  • Saber en cada momento qué te corresponde hacer y por lo tanto poder concentrarte sin preocuparte por el resto.
  • Poder dedicar a cada proyecto su lista de tareas, lo cual te evita tener una gran lista con muchas tareas que no es el momento de hacer o no dispones de los medios.
  • Poder usar inteligentemente tu tiempo libre. Porque si hay un concierto en la semana de exámenes finales y te lo puedes permitir, ¡debería ser anticonstitucional que no te organices bien!

Antes de programar a lo loco, igual que con la planificación, debes mirar los compromisos que ya tenías. No programes nada encima de una cita al dentista porque ese tiempo ya está ocupado. Sin embargo, antes o después de la cita, será el mejor momento para programar tareas que se deban hacer cerca.

Algunas conclusiones rápidas

  • Si programas el 100% de tu tiempo disponible, tienes 0 margen de error para imprevistos, no te pases de estricto y asume que dispones de menos tiempo del que pensabas.
  • Si no sigues tu programa puede que seas un poco más flexible, pero desafiando a tu programa no sólo deberás recuperar el tiempo usado en otra cosa, sino que vas a tener que gastar tiempo en reorganizar (a menos, claro está, que hagas menos cosas = menos productivo).

¿Y no es mejor la planificación natural?

Lo que hemos hecho toda la vida (organizarnos como podemos) funciona a veces sí, y a veces no. Eres totalmente libre de organizarte como prefieras pero hagas como lo hagas, todos planificamos y programamos de alguna manera, sólo que si lo haces con consciencia, ahora tendrás tú el control.

Si tu próximo plan falla, es importante ser capaz de reconocer de cuál de las dos etapas vino el error. Y cuando recibas tareas, deberías evitar la tentación de programarlas cuanto antes. Esperar hasta el domingo (o cuando sea que hagas tu programa) por si hubiese tareas más importantes o te apareciese una cita.

¿Qué opinas? ¿Te da miedo todo esto o crees que te puede facilitar el día a día? Estaré encantado como siempre de discutir con vosotros en los comentarios.

Fotografía original de Barry Haynes

12 comentarios

  1. Magnifico post, habrá que estudiarlo y subrayarlo, y luego lo más difícil: aplicarlo!
    Enhorabuena Iago por tu blog y muchas gracias por compartir tanto! :)

    • Gracias Pedro. Hay que tomarse el artículo más como las definiciones que presenta que como algo directamente aplicable. Pero es que para aprender a hacer raíces cuadradas, primero hay que conocer los números. Habrá referencias en los futuros artículos hacia este, garantizado.

      Un saludo y de nuevo gracias por leer y por participar.

  2. Infinita gracias por tan preciado artículo. Reflexiono mucho frente al tema de la “planeación natural” porque es lo más común y como decís, algunas veces resulta y otras no. Y si logramos algo con la planeación natural, me imagino lo que lograríamos con una planificación y programación ordenada.

    Además eso de andar con adrenalina todos los días de la semana, esperando que algo explote para ejecutarlo o esperando que las cosas se hagan solas como por arte de magia, no es sano para nuestra existencia.

    El día a día nos consume en lo urgente y no dedicamos tiempo a lo realmente importante y esa actitud limita nuestros objetivos, proyectos y sueños.

    De nuevo gracias por tu sabiduría y por compartirla con tus seguidores.

    Un abrazo desde Med – Col

    • Hola Carolina,

      Sobre la planificación natural pretendía haberme extendido un poco más, pero el artículo ya perseguía otro fin y no quería difuminar la idea central. Le podemos dedicar a eso otro día un artículo.

      Un saludo

  3. Hola Iago. Mi concepto sobre planificación es menos estricto que el que tu planteas. Para mí planificar supone trazar la ruta que debo seguir para llegar hasta el final con un proyecto, aún a sabiendas que esa planificación sufrirá cambios.

    Me resulta imposible sentarme un sábado y planificar un proyecto hasta el más mínimo detalle de los subproyectos y acciones que debo ejecutar durante la semana próxima. Mientras estoy elaborándolo se que no lo llevaré a la práctica tal y como lo diseño. Existen miles de circunstancias que impedirán que esa hoja de ruta se cumpla con el escrúpulo y exactitud con el que la estoy dibujando.

    Prefiero trazar los grandes rasgos de las acciones que llevaré a cabo y anotar una pequeña secuencia de 2-3 acciones próximas. Cuando las realice debo dedicarle unos minutos a decidir cual es la próxima secuencia de 2-3 acciones nuevas. Me es imposible fijar las horas que le voy a dedicar al proyecto (pueden cambiar las prioridades de un día para otro) aunque tengo claro (con mi tablero Kanban de proyecto activos) cuales son sobre los que quiero trabajar prioritariamente. ¿Surge una urgencia que me hace perder el rumbo? No hay problema, miro mis prioridades, me oriento y focalizo sobre lo verdaderamente importante. Consulto mi programa de gestión de productividad, veo las acciones siguientes que debo abordar, observo en el contexto en el que me encuentro, el tiempo de que dispongo y el esfuerzo que me exigirá y decido cual es la acción más apropiada para realizar en este momento.

    Planificación: SI. Pero cuidado. Podemos llegar a la parálisis por el análisis.

    Un saludo. Me gustó mucho tu post. Me gusta los que me hacen pensar y replantearme cosas sustanciales.

    • Hola Juanjo, excelente reflexión.

      Tocas muchos puntos y aunque a cada uno debería referirme de hecho punto por punto. El concepto del post una vez más es aprender la diferencia. Ambos procesos existen y todos los hacemos, de hecho tu planificas (decides en el día lo que harás) y programas en cada momento (decides a qué le atribuirás el tiempo actual).

      La otra definición que me gustaría añadir es la diferencia entre crear una estrategia y planificar. Cuando tienes un objetivo, tu estrategia es a lo que llamabas en tu comentario “plan”. Una estrategia es un camino viable de tareas simples y subobjetivos que te permitirán alcanzar el objetivo.

      Planificar, es una acción MULTIobjetivo (o multiestrategia para ser más concretos). Planificar es hacer avanzar varios objetivos simultáneamente y programar es dotar a tu plan de un cuándo. Ambos procesos consiguen coordinar proyectos pero no tienen sentido para 1 sólo proyecto. Por esos tus reflexiones están bien pero el tema de hoy no hace referencia a cómo crear una estrategia para un objetivo (de hecho este blog tiene una categoría “estrategia” y otra “coordinar objetivos”, échale un vistazo a los temas de cada uno para comprobar la diferencia).

      Dicho esto, la conversación es demasiado abstracta como para dar directrices que funcionen siempre, pero tu reflexión tiene muchos elementos interesantes y me alegra muchísimo que se arranquen discusiones así en el blog. No pararé de agradeceros vuestras participaciones porque, son comentarios así los que haceis de este blog una comunidad y no un periódico. Así que encantado de profundizar en el tema. Y si quieres discutir una temática un poco más concreta y menos genérica, 100% sigo atento :)

      ¡Un saludo Juanjo!

  4. Muy buen post amigo.
    Es teórico, pero está muy bien planteado.
    Y la teoría, nos guste o no, es necesaria.
    Dice Javier Fdez. Aguado: “teoría sin práctica=utopía…práctica sin teoría = rutina”.
    Un abrazo.
    Jose.

  5. Ánimo con el blog, me parece muy interesante.

  6. Excelente, Iago. Un post muy bueno. A veces diluimos lo que es la planificación y lo que es la programación. Quizá las metodologías y las herramientas (como los Gantts) hayan contribuido a esta confusión.

    Gracias por compartir esta aclaración.

  7. Excelente articulo felicitaciones y gracias porque el mismo me sirvio de guia para un lpan de trabajo que estoy realizando.

  8. Muchas gracias Lago,la informacion fue precisa. gracias por orientarme. saludos.


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