¡Examen de productividad! ¿Para qué sirve una bandeja de entrada?

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Dicen los que saben de enseñanza, que no se deben de mirar las soluciones antes de intentar el ejercicio, porque el proceso de reflexión es imprescindible para el aprendizaje.

El artículo de hoy vamos a empezarlo al revés. Tú me dices la que crees que es la respuesta y yo en 2 días os respondo a todos con un artículo en el que explicaré el valor de una bandeja de entrada.

¿Por qué lo hacemos?

Aquí espero notar una importante diferencia entre los que habéis aprendido productividad por vuestra cuenta y los que utilizáis GTD u otro método. Sin embargo no os diré aún en dónde se encuentra la diferencia, para no daros más pistas. Tampoco convierto esto en una encuesta con varias opciones porque sería igualmente fácil deducir de entre las opciones, cuál es la principal.

Lo importante es reflexionar y plasmar tu respuesta antes de la solución. No es importante que hayas escrito la respuesta correcta, pero sí importa que, cuando se publique la respuesta correcta, tú la aprendas y para eso necesitas arriesgarte ahora.

Ya te avanzo que la respuesta no es única (una bandeja de entrada tiene más de una función) pero sí hay una función que prima sobre el resto y que no es exactamente evidente. Experto, novato, iniciado o avanzado: ¡mójate! Aquí no vamos a criticar a nadie, pero sí vamos a intentar aprender todos juntos.

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Bueno, te toca. Tienes los comentarios aquí abajo para expresar tu opinión y contrastarla cuando te dé la respuesta en 2 días. La pregunta a la que debes contestar es:


¿Cuál es la función principal que cumple una bandeja de entrada (en un sistema de productividad)?

Actualización: Puedes encontrar el artículo de respuesta siguiendo este enlace: La función principal de una bandeja de entrada: la respuesta

52 comentarios

  1. La Bandeja de Entrada es el repertorio por el cual te llegan todos los mensajes (sin excepcion). Pero para hacer que este mecanismo sea eficaz, debemos implantar métodos para filtrar, archivar y borrar la informacion que nos llega. De otro modo esta bandeja estara siempre sin tratar.

    Pero antes veamos como funciona un correo comun y corriente. Primero que nada te llegan cartas al buzon. Cuando lo abres te puedes encontrar tanto cartas importantes como publicidad. Lo que la gente hace en general es dar una mirada rapida a la publicidad y si es interesante la guardan para hacer uso en el futuro y sino la tiran. En mi caso pues la tiro directamente casi todo el tiempo. En lo que concierne a las cartas pues las abro y hay algunas que las guardo y otras que las tiro. Ejemplos, las cuentas bancarias son utiles para ver como va tu cuenta pero como lo puedes ver en linea, lo mejor es romperla y tirarla (en una papelera especial para informacion importante en mi trabajo). Otro ejemplo son aquellas cartas que traen una atestacion, esas en general las guardo en un folder especial que esta dividido en secciones de tipo seguro, banco, escuela, etc. Lo importante es que ese buzon siempre esta VACIO para que lleguen mas cartas, de otro modo no entrarian.

    Bueno pues lo mismo sucede con el correo electronico o bandeja de entrada. Lo primero es que siempre tiene que estar lo mas vacio posible o bien con mails que contengan informacion que no haya sido tratada. De otro modo pues se tira o se guarda.

    Voilà mi aportacion Iago, espero con impaciencia tu definicion.
    Saludos

    PD: Una disculpa por los acentos pero el teclado francés me hace lios con los acentos españoles

    • ¡Hola Siegfriedar! Resumiendo desde tu punto de vista: Sitio por el deben entrar absolutamente todo el contenido nuevo. ¿Me equivoco? Lo de que debemos mantenerlo vacío ya son cosas a mayores. También, me refería principalmente a una bandeja física encima de la mesa como la de la foto (y no la del e-mail) aunque el principio es el mismo.

      Felicidades por haber sido el primero (el valiente :) )!

  2. Las bandejas de entrada sirven para “vaciar la mente”, lo que a su vez permite ser más creativos, decidir mejor y concentrarnos con atención plena en las tareas que hemos decidido hacer.
    Depositar las “cosas” en bandejas de entrada es un primer paso necesario pero no suficiente para “vaciar la mente” de forma permanente. Para lograr este estado mental, tenemos que procesarlas, es decir, vaciar esas bandejas regularmente, decidiendo qué hacer (o no) con esas cosas y, en caso que hayamos decidido hacer algo, poniéndonos recordatorios de lo que hay que hacer de forma que sean solo visibles cuando podamos hacer algo al respecto.
    Es importante destacar que una bandeja de entrada NO es una lista de tareas, ya que muchas de las “cosas” que “sacamos” de la cabeza no acabarán convertidas en acciones (tareas) por tratarse simplemente de basura, información, ideas, posibilidades…
    Salu2

  3. No puedo estar más de acuerdo con José Miguel pero resumo en “vaciar la mente”.

    Desde que intento aplicar GTD “las bandejas” han sido la liberación de mi pertinaz multitarea (dispersión aguda). Cuando surge la idea busco la bandeja que sea para arrojar allí el pensamiento y seguir con lo mio, lo que estaba haciendo y ya encontraré otros huecos donde procesar…

  4. Una bandeja de entrada es todo aquel elemento que sirve para agrupar todo lo que ha entrado en nuestro entorno tanto físico como mental con dos objetivos fundamentalmente: Conseguir que nuestra mente quede totalmente vacía con objeto de poder dedicarla a tareas más creativas y no de memorización y por otro lado conseguir tener todas esas cosas agrupadas con el objeto de poder decidir en un paso posterior y además necesario, que hacer con ellas.

    Pueden ser tanto analógicas como digitales. En el único lugar en que no deben estar es en tu cabeza.

  5. Hola Iago, en realidad mi bandeja de entradas es como la de la foto que publicaste, con su clon en el Outlook, me toca coordinar una red y recibo tanto mensajes en papel, como recortes de diario y por supuesto muchos correos e mail, la funcion que les asigno es la misma, de la primera bandeja, clasifico por urgencias y prioridades a segundas y terceras bandejas, logicamente filtro lo que me resulte interesante y descarto lo demas. Es el caso de este correo tuyo que lo recibì hoy a la mañana y ya lo estoy gestionando.
    Un abrazo desde la Patagonia.
    Raul

    • Hola Raúl, muchas gracias por responder a la pregunta. Perdona el que tu respuesta lleve oculta casi un día, pero el filtro antispam a veces hace lo que le da la gana. Un saludo!

  6. Hola a todos,
    Para mi la bandeja de entrada es el lugar donde dejo todo lo que entra en mi radio de influencia sin necesidad de prestarle atención en el momento, para hacerlo en el momento que corrresponde.
    Para mi es fundamental que este cerca de la papelera para no frenar el flujo de trabajo.

  7. ¡Hola a todos!

    Los comentarios están siendo muy buenos y no cabe duda de que cada vez más afinados. No basta con el tradicional “sitio dónde dejarlo todo al llegar”. Sin embargo hay un detalle más práctico e incluso más bajo nivel que ocurre cuando no tienes bandeja de entrada. No me extrañaría que saliese a la luz antes de la publicación.

    Un saludo y que continúe el Brainstorming

  8. Yo me voy a referir a la bandeja de entrada física (como la de la ilustración) pues la del correo electrónico coincido con todos, tiene que estar limpia y todo derivado a subcarpetas para su procesamiento.

    Respecto a la física, para mí es una forma de visualizar las tareas pendientes que llegan en documentos de papel…
    La visualización en mi es muy importante, pues lo que no visualizo se puede quedar fuera.

    No es un almacén, llegan constantemente a la de entrada, las derivo a las otras que he dispuesto según criterio adoptado de antemano.

    Y últimamente me ayudo de un cuadro donde pego notas de proceso…

    Pero como he dicho la bandeja de entrada cumple el objeto de visualizar las tareas entrantes.

    Un saludo a todos los maestros…

  9. La bandeja de entrada es la sala de espera de las urgencias de un hospital. Allí llega todo lo que requiere nuestra atención a la espera de que decidamos qué hacer con ello.

  10. La bandeja de entrada es un lugar físico (en caso de la del correo electrónico, virtual) donde se debe poner todo el “trabajo” por hacer (entendiendo por “trabajo” todo, personal o profesional, lo que se ha llevar a cabo). Luego se debe procesar, es decir, ubicar por contexto cada una de esas tareas.
    ((no he leído ninguna de las anteriores respuestas para no “copiarme” de mis compañeros profe))
    :)

    • ¡Me parece correcto cuando se trata de aprender :)!

      Aunque, consejo productivo: cuando sólo se necesite el resultado y no sea importante el proceso de llegar a él, lo productivo es copiar, colaborar y reutilizar (de otros o de tus intentos anteriores). No hay ningún mérito en hacer el 100% cuando es legítimamente posible hacer tan sólo el 10%.

      • Gracias por contestar! Y la respuesta… es correcta? :))

        • Habrá que esperar a mañana… Por el momento y para no desvelar más pistas, diremos que es parcialmente correcta. Lo que dices es válido pero falta un ingrediente. En cualquier caso el hecho de responder y arriesgarse es lo que contaba en este ejercicio, no el tenerlo 100% perfecto. Así que enhorabuena por la respuesta muy coherente y por participar.

          • Deseando de que des las notas, jajajaja. Gracias por estos retos, ¡me encantan! Ha sido una forma muy atractiva de hacernos reflexionar sobre el tema. Un abrazo :)

  11. La bandeja de entrada es “tierra de oportunidades” donde recibes, propuestas, artículos, mensajes, cursillos, etc es la cabeza del iceberg que no se vé debajo del mar. Lo del procesamiento, gestión dependerá de la persona. Supongo que es conveniente tenerla siempre vacia y todo procesado pero en mi caso y orden caotico es dificil….saludos.

    • No nos engañemos, si el procesado nos llevase 20 segundos por papel y nos llegan a diario 100.000 papeles, es tan erróneo el mantenerla vacía como el mantenerla llena.

      Procesar la bandeja de entrada no puede consumirnos el tiempo que necesitamos para sacar trabajo adelante. Así que sí, el “procesado” depende enormemente de lo que llega y deberemos ser más o menos despóticos con el contenido según el margen que tengamos.

  12. En mi opinión, la bandeja d’entrada debería tener tendencia siempre a estar vacía. Correos super hiportantes se pueden imprimir en PDF y guardar en su carpeta-expediente. Las tareas se han de pasar a tu lista de tareas, correos superfluos -> eliminar.

  13. Me gustaría que este comentario fuese añadido al mio anterior…
    Hoy hablando con un amigo sobre el tema este de la bandeja de entrada, ha ocurrido un hecho que me ha dado otro ángulo sobre el enfoque.

    Abre su correo (del que depende su sustento) y la bandeja de entrada (recibidos) está vacía…
    Son las 13 horas y sigue vacía, sospecha de un error en el servidor (como así ha sido), pero la angustia que se pintó en su rostro fue terrible…

    Corolario: La bandeja de entrada sirve también para desasosegarse…
    Seamos felices mientras la veamos que se llena…
    ¡Feliz Haloween!

  14. Para mi en el proceso de aprendizaje de esta tecnica he aprendido a usar la bandeja para descaragar mi cerebro de todas las ideas acciones, proyectos a fin de dedicarles el tiempo requerido en orden de importante o urgente asi logro no mantener en mi cabeza solo lo necesario para ser mas productivo y vale que proceso mas liberador.

  15. Buenos días, para complementar los comentarios anteriores, la bandeja de entrada evita que nos desconcentremos de las tareas que estamos realizando en el momento, es decir, que si yo tengo una planificación previa la cual estoy ejecutando en ese instante, no debo detenerla porque llego en asunto nuevo que atender, sino que lo coloco en la bandeja de entrada y cuando llegue el momento de revisar los resultados de la acción diaria y de hacer la planificación del día (que en mi opinión debería ser al final de la jornada) reviso que asuntos nuevos hay por resolver en la bandeja de entrada, decido que hacer con cada uno de esos asuntos y los archivo en los lugares correspondiente. de esta manera no se me atrasa lo que ya estaba con anterioridad y tampoco dejo de ocuparme de lo nuevo, solo que todo en su momento y según la prioridad del caso…Espero que sea de utilidad mi comentario…Saludos.

    • Has incluído un elemento importante que creo que hasta ahora no estaba directamente mencionado David, pero aún falta el detalle fundamental por el que introducimos una bandeja de entrada. ¡Muy buen aporte igualmente!

  16. Hola a Todos. Para mí la bandeja de entrada, cumple una función fundamental y es “recoger todos los incompletos” (como bien han explicado en comentarios anteriores), y para que sea eficaz, tiene que ser fiable, y eso lo cumple una bandeja de entrada. Saludos.

  17. La bandeja de entrada (física y virtual) es un recordatorio cotidiano para simplificar…integrando la esencia de la información que me interesa.

  18. la bandeja de entrada es el lugar donde llegan las tareas para después ubicarlas en proyectos, es solo un receptáculo.

  19. ¡Hola a todos!

    Vuestras ideas están apuntando en la dirección correcta pero hay un otra función elemental (aunque no 100% evidente) de una bandeja de entrada. Esa función la habréis descubierto inmediatamente aquellos que hayáis empezado desde 0 vuestro sistema de productividad y hayáis ido confluyendo hacia GTD o derivados. En otras palabras, ¿qué introduce una bandeja de entrada que no tenemos sin ella? Esa función principal, aunque no evidente es lo que intentamos averiguar.

    Como el debate y las respuestas son cada vez más afiladas y abiertas he decidido dar 1 día suplementario al debate. Así que los últimos que quieran responder tienen hasta el domingo para intentar darle una última vuelta de tuerca. ¿Para qué pueden servir estas endemoniadas bandejas de entrada?

  20. Un buffer,
    Es el paso intermedio entre unos canales por donde recibimos información y el proceso (microprocesador) de la información.
    allí esta,… agazapada, esperando tu CLICK.

  21. Es cualquer espacio físico o virtual -muchas veces establecido sin intención- para recopilar, vaciar lo que considero importante y de utilidad para otro momento.

    Saludos

  22. En la actualidad, muchas y muy variadas son las cosas que captan nuestra atencion. Asi tambien los medios por los cuales las obtenemos.

    La Bandeja de Entrada es el lugar donde capturas todos tus frentes abiertos. Su funcion es tener en un solo lugar todo lo que capta tu atencion. A partir de esto, seguir el paso siguiente de GTD que es, Procesar la bandeja de entrada.
    La Bandeja de Entrada puede ser Fisica como Digital, se pueden tener tantas como sea necesario, tratando de que sean las menos posibles para poder procesar todas adecuadamente.

  23. La bandeja de entrada no debería existir,significa que tu flujo de procesamiento está desequilibrado.El papel es solo un vehiculo portador de información,debes retener o destinar la información DE INMEDIATO y deshacerte
    del vehiculo sin nque toque ninguna superficie. En 45 años de tarea la mayoría
    fue sin cajones ni bandejas NADA!!!Todo debia fluir de inmediato!No sirven empleados que llenan sus bandejas de papeles ,mails,etc para simular que están
    ocupados! Sobre tu escritorio solo debe existir el asunto que estas tratando
    y un reloj de arena de dos minutos ,que es el tiempo que debes destinar aun
    llamado.En una Empresa hay un solo patrimonio no recuperable: EL TIEMPO PERDIDO!!!!

    • Hay que tener en cuenta también el volumen de cosas que llegan Fernando. Si te llegan cada 5 minutos papeles, faxes, e-mails o cualquier otro tipo de comunicación entrante con temas de valor casi nulo, pero decides tratarlos en el momento (y no depositarlos en una bandeja de entrada) entonces te estarán interrumpiendo constantemente temas que ni siquiera merecían la pena.

      • Iago,es correcta tu reflexión,no daré un consejo sinote diré que hacia yo.Giraba el reloj de arena
        y en dos minutos,tras largos años de experiencia,
        estaba decidida la suerte de la bandeja. en 10 horas de trabajo 2minutos cada hora son 20 minutos
        diarios para la bandeja.Hay muchos vampiros que intenta chupar tu tiempo y no debes permitirlo,es bueno un curso de lectura veloz y tener claro si el problema o cuestión es de tu incumbencia o no o usar Que pasa sino resuelvo esto.Tuve colegas que ponian los papeles en cuarentena y sino pasba nada en ese tiempo directamente los arrojaban.Recuerda el tiempo es el único recurso no renovable que tendrás en tu vida NO LO DESPERDICIES!!!!!

  24. Para mi tiene una clara función educativa. ¿cómo se educa la organización en niños y adolescentes? . El primer paso, a mi modo de entender, es introducir la bandeja de entrada como:
    1- elemento visible donde vaciamos papeles, notas, apuntes,……(imprescindible para tener la mochila a punto)
    2- elemento de limpieza, que no organiza (vendrá después)’ pero que sí selecciona lo que ya tiramos (por ejemplo los restos de un bocata roído)
    3- elemento de control: si está vacía ser síntoma de que o bien ya la hemos vaciado (buen síntoma) o bien todavía no la hemos llenado.
    Se que es una visión un poco particular, pero me parece un elemento muy necesario a intrudcir en la educación de los adolescentes.
    Pendiente también de vuestro fedback!
    Pendiente también de vuestro fedback!!!

    • Interesante visión sin duda. Aunque tanto útil para pequeños como para grandes. ¡Un aporte muy original María :) !

  25. La bandeja de entrada es un receptáculo de información, sin más. A partir de ahí entra en juego la gestión de esa información, que es otro tema.

  26. La Bandeja de entrada es mi secretaria particular. Es la que me quita interrupciones, trabajo, la que evita el caos que la rodea. Tengo confianza en ella, siempre me dice tú a lo tuyo y yo a lo mio. Además cuánto menos tiene encima, más atractiva me parece ;-)

  27. Como nos das pié para apostillar o seguir aportando, añado definiciones:
    La que destaco una función sobre las demás, sirve para La relación con los demás.

    Esta es una parte muy importante, dependerá de nuestra gestión de esa relación con los demás el éxito o el fracaso de nuestra actividad, pues una mala gestión se trasladará a un pésimo resultado…

    El resto por orden de importancia según mi opinión sería:
    No es un almacén
    No es una lista de tareas
    Es la visualización de lo que entra
    Es el primer recurso
    Es un muro contra el caos
    Es el primer cedazo
    Es un tamiz de aguas sucias
    Es donde deja el mensajero las cosas

    Un saludo a todo el mundo :-)

    • ¡Aha! Uno de los elementos de tu lista está exactamente en el concepto fundamental de una bandeja de entrada. Muy buen aporte y mañana en concreto sabrás con toda certeza cuál de estos elementos es el que andaba más cerca. ¡Muy buen aporte y se ve que has seguido ahondando en la cuestión :) !

  28. La función principal de la bandeja de entrada es la de CONTROL.

  29. La principal función es la de clasificación de temas, una forma de dividir por categorías toda la información de la que se dispone o que vas recibiendo; y saber valorar la cantidad y la importancia de cada una de esas categorías.

  30. Hola Iago, no sé porque no has publicado mi comentario. ¿algo estaba mal? Saludos de un coruñés. :-)

    • Hola Martín,

      No sé por qué pero ya es la 3ª vez que me salta el filtro anti-spam en este artículo. No me había pasado nunca hasta ahora. Te pido disculpas (no hay ningún tipo de filtro por mi parte al contenido de los comentarios) aunque tampoco puedo deshabilitarlo porque el filtro sí evita una buena treintena de comentarios spam cada día.

      Un saludo

      • ¿disculpas por el spam? No te las acepto, que me las dé el que ha hecho el filtro, un placer leer tu blog, por cierto.

  31. Para mí la bandeja de entrada de la herramienta GTD viene a ser el repositorio de “cosas” pendientes de hacer.

    Cuando toca procesado, una vez al día por lo menos, reviso las tareas de la bandeja de entrada una a una pensando si la puedo hacer en poco tiempo o no. Si requiere de poco tiempo o esfuerzo me la quito de encima y una cosa menos que tengo pendiente.

    Si requiere más tiempo o reflexión más profunda, la clasifico e intento ponerle fecha límite.

    La bandeja del correo es un poco lo mismo. Cuando reviso un correo de la bandeja de entrada decido qué hago con él:

    a) Lo convierto en una tarea del GTD
    b) Simplemente lo leo, contesto si hace falta y lo clasifico
    c) Lo borro directamente

    Cada día me voy a casa con la bandeja de entrada vacía.

  32. Soy bastante novata en el intento de mejorar mi organización y productividad personal, pero una de las primeras medidas que decidí implantar fue la bandeja de entrada (aunque aún no me funciona con el éxito esperado, creo que es una herramienta muy útil).

    Para muchas cosas en particular tengo destinado un sitio concreto en el que guardarlas. Así, cuando necesito algo de una “categoría” sé dónde tengo que acudir, y a la hora de guardar algo no tengo que pensar en buscar un lugar adecuado porque ya lo tengo!
    La bandeja de entrada tiene una función prácticamente idéntica, aunque en este caso es sólo una zona de paso. Supone un lugar físico al que van destinados todos “los papeles sueltos”. Es decir, a ella llegan todas las cosas pendientes que tengo para procesar (desde un formulario para rellenar y entregar, hasta una nota con una tarea)

    Otra de las funciones fundamentales, de la que me he percatado a posteriori, es que me sirve como indicador (una especie de feedback) de cómo estoy gestionando el sistema de productividad.
    Me sirve para ver la cantidad de “entradas” y cómo las gestiono con un simple vistazo. Además, observo qué cosas son las que entorpecen y se me acumulan más. Así puedo mejorar el sistema de proceso que hay detrás de ella.

    Un saludo y siento haberme extendido tanto. =)

  33. Hola! La función de una bandeja de entrada es la de recibir todos los mensajes que nos envían y los que están relacionados con nuestro trabajo, pero además funciona como un organizador en orden a las prioridades que se le asigne a cada uno de los mensajes, cartas, correspondencias, etc, que allí llegan.

  34. Hola.Pienso que es un mecanismo de clasificacion necesaria para poder procesar mejor y mas facilmente, los insumos del sistema, debido a que todos estos insumos o datos no son del mismo tipo y requieren clasificarse para darle prioridad de tiempo.
    El caso contrario sería comenzar a trabajar con varias cosas al mismo tiempo y llegar al aumento de la entropía que podría llevar al caos.

  35. Es la primera vez que veo este blog, pero me fue irresistible comentar.

    Para mi la bandeja de entrada es donde pongo lo pendiente, para poder visualizarlo dado que las tareas en un trabajo conllevan a un ciclo donde hay que establecer la prioridad entre lo importante, lo urgente y lo que puede esperar ciclo avanza en la bandeja de entrada lo que puede esperar hoy seguramente se convertira en algo urgente o importante mañana, por tanto para mi la bandeja de entrada me permite controlar la situacion, evacuar de la manera mas rapida y oportuna las tareas evitando en medida de lo posible que estas avancen en la categoria que les he designado.

  36. Hola a todos, considero que la bandeja de entrada es nuestro indicador organizado y visible de una parte importante de la carga de trabajo (no solamente extra sino también puede ser correspondencia o solicitudes que forman parte de una actividad programada). Si está bien organizada, conoceré todo el tiempo los pendientes que tengo según la clasificación que para mí sea importante, puedo organizarla por temática de trabajo, por prioridades, parte de las actividades planificadas o extras, etc. Por tanto, creo que es un indicador organizado “de una parte” de mi carga laboral.

    Saludos.
    Riky.

  37. Hola a todos, yo soy novato en esto de la bandeja de entrada, para mi seria un filtro organizador que ademas libera tu mente.

    Saludos!!!

    Carlos Flores


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