La función principal de una bandeja de entrada: la respuesta

En tan sólo tres días, habéis sido un montón los que habéis respondido a la pregunta del artículo anterior “¿Para qué sirve una bandeja de entrada?”. Tanto las respuestas como el ambiente han sido sinceramente geniales así que ¡enhorabuena a todos por haber participado en el reto!

Efectivamente, una bandeja de entrada sirve para…

La mayoría de las ideas válidas que habéis señalado podemos resumirlas en 3 conceptos:

  • Lugar por el que llegan las cosas sin procesar
  • Concentrador (de todo lo que está por procesar)
  • Estructura que permite vaciar la mente

Una bandeja de entrada NO es…

También me gustaría aprovechar la oportunidad para desmentir ciertos conceptos que han salido al aire (no pasa nada, cuando uno lo dice es que cincuenta lo están pensando, felicidades a los que se atrevieron a decir lo que opinaban). Es erróneo considerar a una bandeja de entrada:

  • Una lista de tareas. En tu bandeja puede haber tareas, ideas, papeles, etc. Si conviertes tu bandeja en una lista de tareas y está llena de cosas que no tienen por qué ser tareas resultará poco eficaz y no cumplirá correctamente sus otras funciones.
  • Forma de visualizar las tareas pendientes. Si visualizas en la bandeja lo que te queda por hacer, es que en la bandeja de entrada almacenas cosas. Una bandeja es como tu buzón de correo de casa. Vacíalo cada día y lleva las cartas que exijan alguna tarea al lugar correcto.

El concepto fundamental tras toda bandeja de entrada

Si hemos montado todo este tingaldo es para resaltar un último aspecto crucial de toda bandeja de entrada.

Este concepto es muy difícil de aprender para aquellos de vosotros que habéis tomado GTD u otro sistema y lo habéis implementado tal cual (sin haber empezado desde 0) porque la bandeja de entrada que tenéis os resuelve el problema sin que lo noteis probablemente.

No obstante, sé de primera mano que entre aficionados de GTD es muy frecuente saltarse la bandeja de entrada a menudo (entre tú y yo, ¿seguro que no lo has hecho nunca?). Y una de las razones principales por la que se hace es porque nos falta esta noción.

Para explicarla claramente imagínate un castillo medieval como el de la imagen. La bandeja de entrada sería esto:
 

bandeja-de-entrada-castillo
 

En un castillo una bandeja de entrada sería exactamente el lugar en el que la gente espera antes de pasar la puerta. La puerta sería donde los guardias “nos procesan”, o en otras palabras, nos dicen si podemos pasar o no y a dónde debemos ir.

Dentro, el sistema. Fuera, el caos.

Todo lo que hacemos y poseemos en nuestra vida es como el castillo. Dentro está la parte que funciona, la parte que está controlada y está todo agrupado por funciones, los caballos en las cuadras, los zapateros en sus gremios y los comerciantes al comercio. Lo mismo pasa en nuestra organización. Dentro está nuestro sistema de organización y tendremos en un mismo sitio todas las tareas por hacer, en otro los documentos importantes y las ideas de proyectos de futuro en otro.

Fuera estaría el caos, aquello que no controlamos o que hemos echado fuera para que la sociedad del castillo funcione mejor. Traducido a la vida real, fuera de nuestro sistema se encuentran las tareas que decidimos no hacer, los papeles que no aportan nada y todo lo que obstaculiza nuestro trabajo.

Siguiendo con ese modelo, todo lo que tocamos y hacemos a diario se divide en dos componentes como aparece en la siguiente imagen:
 

El objetivo a perseguir

Lo que está dentro de las murallas lo controlamos y somo capaces de gestionarlo con poco esfuerzo. Por eso nuestro objetivo es introducir lo relevante en nuestro sistema, pero al mismo tiempo toda idea, tarea o propuesta que viene de fuera de las murallas tiene que pasar por la bandeja de entrada y ser procesada para ir al lugar correcto en el sistema. Ya que si dejamos entrar caóticamente las cosas, perderemos el control y dentro habrá tanto caos como fuera.

Entonces, ¿qué tiene que ver la bandeja de entrada con todo esto?

La bandeja de entrada no es más que un lugar de espera antes de que procesemos lo que hay dentro. ¿Por qué te cuento entonces todo esto?
 

Porque en la vida real, no existen ni murallas ni puerta del castillo

 

Piensa en tu caso particular: ¿qué separa las tareas que has desestimado de aquellas sobre las que aún no has decidido nada? ¿Qué separa tus papeles organizados de tus papeles aún por procesar?

Físicamente: nada.

En la vida real lo único que separa ambos lados es la forma en la que procesas lo que te llega. De ahí que la bandeja de entrada, deba ser el único punto de intercambio entre tu sistema de organización y el mundo exterior.

Esta función de la bandeja de entrada es la respuesta a la pregunta que os hice en el último artículo y que espero que retengas a partir de ahora. Si lo que llega, no pasa por la bandeja, contaminarás lo que ya tengas organizado.

Últimas consideraciones

Sé que este artículo es extenso pero aquí tienes dos ideas claves para saber cómo aprovechar todo esto:

1. Separa físicamente siempre que puedas

Una bandeja de entrada no vale de nada si lo que procesas va a parar junto a cosas que no han sido procesadas. Empieza por un cajón si quieres, vacíalo y define que esa será tu primera zona amurallada, nada entra ahí si no pasa por la bandeja de entrada y todo lo que se encuentre allí responde a algún criterio.

2. No te saltes la bandeja de entrada a la ligera

La bandeja de entrada no sólo pretende llevar cada papel a su sitio, sino que sobre todo pretende que no mezcles ni contamines las cosas que ya están organizadas con aquellas que no lo están. Si esa situación llega no sabrás discernir entre qué está en su sitio y qué no. Y la única solución será sacar todo fuera y procesarlo de nuevo.

Concluyendo

Espero que estos dos artículos de pregunta respuesta y el hecho de que hayáis reflexionado en el medio os haya ayudado a captar mejor el concepto. Me encantará saber lo que opináis, especialmente aquellos que usáis GTD o algún otro método no propio.

En mi experiencia, que ha sido de lo más autodidacta, puedo aseguraros que es posible organizarse sin un punto que concentre a todo lo que tenemos por procesar e incluso sin vaciar la mente (es menos eficaz, pero se puede).

Ahora bien, resulta completamente imposible organizarse sin separar lo organizado de lo que está por organizar. ¡Gracias de nuevo por vuestra magnífica respuesta comunitaria al reto!


6 comentarios

  1. Básicamente estoy de acuerdo con todo lo que dices… al menos desde el punto de vista de quien apenas está aprendiendo a organizarse. Sin embargo, como practicante de largo recorrido de GTD, tengo que decir que esta separación no me hace falta, y la razón es que recopilo, proceso y organizo prácticamente al mismo tiempo, la mayoría de las veces.

    Alguno podrá pensar que esto es una herejía, pero la verdad es que es perfectamente compatible con “las enseñanzas de David Allen”. Lo importante no es separar físicamente y en el tiempo estas actividades, sino tener clara la distinción entre recopilar, procesar y organizar. Separarlo ayuda cuando estás aprendiendo, pero cuando ya tienes experiencia casi siempre es un lastre.

    Dicho lo cual, y conceptualmente hablando, un artículo impecable. :-)

    • Hola Jero,

      Gracias por aportar tu visión desde la experiencia. Con la separación física de todas formas hacía alusión a materiales tangibles como documentos, carpetas y libretas, no a la separación entre recopilar / procesar / organizar que son actividades y por lo tanto es imposible “separarlas físicamente”, aunque tu comentario es perfectamente lógico en el aspecto de que un usuario avanzado podría casi llevar a cabo los tres procesos de un tirón. Eso sí, esta es una licencia exclusiva para expertos.

      Un saludo

  2. Un ejemplo muy ilustrativo y sencillo. Creo que nadie tendrá dudas de hacer un uso correcto y eficiente de la bandeja de entrada. Gracias por compartirlo

    • Gracias a ti, Rafael, por tomarte unos segundos para compartir tu opinión. Un saludo y me alegro de que sea de utilidad.

  3. Iago,disculpa mi insistencia,lo tuyo es excelente y consistente pero lucen ustedes
    jovenes,y yo algo entrado en años y quizas no me hago entender.Hay un estudio en
    Internet ,en ingles que see llama INBOX ZERO donde expone mas claro mi idea.
    La propuesta es Document In > Options> Delete
    File
    Respond
    Delegate
    Do
    una vez que tomaste el papel en la mano jamás debe volver a la In Box
    Si eres un buen ejecutisvo tendrás la rapidez necesaria par decidir tu “”option””

    Lo mismo para Email .Amigo sigue en esto Sabes mas que yo y lo enseñas muy
    bien Un abrazo

    • Hola Ferran,

      Lo dicho en el artículo y la filosofía del Inbox Zero son compatibles. El punto principal del artículo es que no podrías hacer la acción “File” (= Archivar) si en tu archivo hay tanto papeles sin procesar como papeles procesados.

      En el caso ideal evidentemente nunca habrá papeles sin procesar fuera de tu inbox. En la vida real: en cuanto decides empezar a organizarte toda tu casa es una inbox porque sencillamente, hasta ahora, nada ha sido procesado.

      ¿Responde esto a tu duda? Un saludo.


Dejar un comentario