Mi regla de oro para procesar e-mails

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¿Cuántas veces piensas leer el mismo e-mail? ¿1? ¿10? ¿100? Nos ocurre constantemente:

– ¿A ver qué me dice Fernández? (Abres el e-mail) ¡Ui que difícil! , necesito tener los documentos delante y por los menos una media hora libre. (Lo cierras)

Pero eso no es lo peor, lo peor viene al día siguiente:

¿A ver que me dice Pérez?” (Abres el e-mail) ¡Ui que difícil! , necesito tener los billetes de avión delante y el teléfono a mano. (Lo cierras) ¿A ver qué me decía Fernández? […]

Por eso yo respecto a esto tengo una regla de oro:

Para procesar e-mails: piensa que no vas a volver nunca

Esta es probablemente la causa de uno de los mayores avances que he experimentado en toda mi vida en productividad. Sólo hacer las cosas una vez. ¿Parece simple? Pues resulta difícil de llevar a cabo pero sus resultados son excelentes.

La idea, en palabras claras es, que si te lees un e-mail lo acabas. Y por acabarlo entiéndase, que puedes borrarlo. Eso es lo ideal porque significa una tarea completada y una atadura de menos. Sin embargo, en la realidad nos comportamos al contrario. Una cuenta de correo común es un almacén.

Aunque reconozco que de vez en cuando necesitamos soluciones temporales, éstas suelen ser un estorbo y hay que emplearlas con mucho cuidado para no eternizarnos en ellas. Por eso, el mejor e-mail es el que borras y para eso el enemigo es combatir las situaciones en que no los borras.

Las reglas para procesar e-mails

Existen muchas razones por las que apilar: recuerdos personales, datos importantes, no saber qué hacer con eso, etc. pero tienes que tener dos ideas muy claras:

  1. Si hay algo importante siempre puedes extraerlo
  2. No te puedes permitir el lujo de leer cada e-mail una y otra vez

Por ello, lee tu bandeja de entrada sin dejar un sólo e-mail sin borrar. Si decides procesar tus e-mails de esta forma, no necesitas mucho tiempo, sólo el mínimo por e-mail para extraer lo relevante (que en la práctica son tan sólo unos segundos más que el hecho de leerte el e-mail).

  • Si te trae un archivo adjunto útil, descárgalo.
  • Si te dan la hora de una cita ponla en tu agenda/calendario.
  • Si te piden cierta información apunta la tarea en tu lista de tareas.

Pero al final, sea lo importante que sea el e-mail, tiene que acabar en la papelera. Despoja al e-mail de toda información que le pueda dar valor. Y, acto seguido, deshazte de él.

Olvídate de las excusas

No vale la excusa de lo importante que sea el e-mail. Un e-mail importante lo es porque contiene algo importante. Desubre que es y extráelo. De aquellos que ni siquiera sean importantes, no necesitas nada. Puedes borrarlos directamente no vaya a ser que confundas lo urgente con lo importante.

Una vez que hayas logrado eso, no sólo tendrás una bandeja de entrada vacía capaz de recibir nuevos correos, sino que además habrás aislado la pieza clave para acabar la tarea del e-mail. Pero a diferencia de antes, esta vez no necesitarás leerte de nuevo un e-mail lleno de cosas inútiles para encontrarla.

¿Qué te parece la técnica? ¿Te crees capaz de leer tu bandeja de entrada y no dejar ningún e-mail detrás?

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14 comentarios

  1. i Que buen trabajo haces !
    Todas estas tecnicas necesitaban ser teorizadas y tu sintesis, aunque solo constituida de puntos de sentido cmoun, sirve mucho: todos necesitamos refrescar nuestra mente de tiempo a tiempo.

    Pero que no se olvidan que un mail puede ser una prueba, a veces muy util. Borrar, ok, pero con unas precauciones ^^

    • Hola Basty, a veces nos toca la mala suerte de que el contenido importante del e-mail es el e-mail entero y nos vemos obligados a guardarlo íntegro. De todos modos esto es aplicable a un porcentaje ridículo de e-mails (menos de 1 de cada 100) y se puede convertir más en una fuga de productividad que en una excepción. Lo normal es ser capaz de extraer los datos. Aunque nos envíen un e-mail sin texto tan sólo con una factura (por ejemplo), lo correcto es archivar la factura en su sitio (para poder encontrarla cuando la busquemos) y eliminar el e-mail. Muy buen aporte y sinceramente gracias por el feedback. Un saludo.

  2. La idea conceptualmente es buena como recomendación, aunque mi regla de oro es “clasifique antes de procesar”. Puede parecer un doble paso, pero uso el asunto para tomar decisiones de clasificación sobre el correo. Eso me da una perspectiva de cómo y en que orden atender los correos, y generar espacio de tiempo para las tareas que tengo programadas.

    Por supuesto, esto puede provocar que si con el asunto no me alcanza para clasificar, tenga que abrir el correo. Pero mi proceso de clasificación se debe terminar sí o sí, antes de ponerme a trabajar. Eso me da un panorama de trabajo muy rápido y me permite encarar el día con mucho más orden.

    Saludos

    JC

    • Por supuesto, filtrar e-mails es otra herramienta fundamentar, pero no quería mezclar churras con merinas y aunque más de una vez me vi tentado a tratar el tema en este artículo acabé quitando las referencias para no liar a nadie. Un saludo y es posible que el tema del filtrado no tarde mucho en aparecer.

  3. Yo no los borros a menos que me sirvan para nada. Por mi trabajo, los tengo que almacenar. Lo que hago es procesarlos y moverlo a la carpeta de @pendientes si es para una tarea o al archivo que le corresponda.

    • Hola Héctor,

      Ese es precisamente el comportamiento que pretendía combatir con esta idea. Una cuenta de e-mail suele ser un mal almacén. En el mejor de los casos podremos encontrar lo que archivamos a través de palabras clave pero no sin buscar y sin un esfuerzo añadido a posteriori. Con pocos e-mails tu modelo es sostenible, pero pierde eficacia conforme los e-mails se van apilando.

      Un saludo

      • Llevas toda la razón, dado que el buscador solo encuentra palabras contenidas en el “asunto”te implica el perder un tiempo.
        Lo apuntado por mí,dado que me es imprescindible el conservar los hilos de conversación al menos seis meses, es hasta ahora la mejor solución encontrada, (no exenta de pérdida de tiempo claro).

        Trataré de mejorar en este aspecto.

        Un saludo
        Ávalon

  4. Muy buena aportación a nuestro colectivo de personas interesadas en la productividad…
    He conseguido tener totalmente aseada mi bandeja de entrada, sólo que yo no elimino muchos, he creado carpetas al efecto y las muevo hasta allí, de ese modo aprovechando el potente buscador del gmail encuentro lo que deseo al instante.
    Un cordial saludo

  5. Hola Iago! Buenisima tu recomendacion!!! la puse en practica hace varios años, aunque a veces, como vos decis el apuro hace que tengamos una bandeja de entrada super llena….. Pero es genial tener el concepto bien fijo en la cabeza…. Te pregunto, yo en mi caso recibo tus articulos en el mail, como algunas otras paginas… y los leo directamente de ahi… entonces dispuse una carpeta especifica para los emails llegan de tu pagina. porque? ponele el termino “consulta”…. son como un manual que me va quedando y cuando no recuerdo como era tal o cual tecnica vuelvo y la reviso (por mi fea tendencia a juntar papelitos sueltos, prefiero guardarlos bien organizados en mi correo, por carpetas)…. bueno me despido, felicitaciones por tu increiblemente buena pagina!

    • Mi recomendación sigue intacta (¡incluso tratándose de artículos de este blog!): saca el contenido importante y olvídate del e-mail.

      Si quieres encontrar algo de este blog el motor de consulta de arriba a la derecha te permitirá hacer la misma función que tu e-mail con la diferencia de que no deberás buscar entre los e-mails que tengas guardados en los que aparezca la misma palabra clave. Si algún tema te parece muy importante, créate una lista en un archivo de texto de tu ordenador con los títulos de los artículos y el link a cada uno. El link además te permitirá leer el artículo en un formato mejor (el del blog), dado que aunque el envío por e-mail es muy práctico, la versión enviada por e-mail suele perder muchos detalles de maquetación.

      Un saludo y ¡gracias por tu aporte!

  6. Muy bueno el consejo.
    Lo de no hacer las cosas más de una vez es algo que leí hace tiempo en “Organízate con eficacia” y es cierto, hacer la misma cosa más de 1 vez es una pérdida de tiempo.
    Lo de borrar correos creo que es lo más adecuado como norma general, aunque a veces haya alguna excepción. De igual forma, complementaria a esta técnica de borrar emails están las tácticas de crear las carpetas @en espera y @acción, también recomendadas por David Allen, ya que a veces, si bien un correo es borrable pero requiere una acción a realizar en 1-2 días, pues sí que puede ser recomendable utilizar el mail como almacén temporal…eso sí, 1-2 días, luego se realiza la acción oportuna y el mail a la basura.
    Yo por mi trabajo tengo necesidad de guardar muchos correos porque lo importante es el mensaje en sí (ya sabemos, tener constancia de que tal o cual mensaje se ha enviadorecibido), pero lo que hago es guardar el mail como un archivo más en “mis documentos”. Lo guardo en el formato del Mozilla Firefox y luego, cuando quiero abrirlo, por ejemplo para reenviarlo, o abro con el propio gestor de correo (se guarda con sus adjuntos y todo).
    Un saludo!
    Jose.

    • Hola Jose,

      Evidentemente hai prácticas para optimizar esta regla relajándola un poco en ciertos casos. Sin embargo creo sinceramente que hay que ser un verdadero experto para que esas excepciones no se conviertan en la principal fuga de eficacia de la técnica. Como personas somos desorganizados y no podemos con todo, es más, podemos con más bien poco. Por ello, a menos que realmente domines una técnica y hayas pasado mucho tiempo empleándola, mi recomendación es firme: “ignora todos esos pequeños atajos”.

      Muy interesante el comentario y me alegro de que saques el tema porque son muchos los que piensan igual. Sin embargo insisto esos pequeños atajos son la fuente principal de que nos desbordemos.

  7. Para nada estoy de acuerdo con lo de borrar los correos electrónicos (y no e-mail, utilicemos nuestro lenguaje, y más cuando hay una palabra para ello).

    Creo que eliminar el correo electrónico para luego añadirlo a otra plataforma, a parte de darte otra tarea extra, elimina la relación del correo con quien te lo ha enviado.

    Prefiero mantener el correo e indexarlo, siendo muy sencilla luego la búsqueda.

    Un saludo.

    • Hola Jorge,

      Entiendo perfectamente tu punto de vista, y no cabe duda de que es mayoritario. Sin embargo, al menos cuando el volumen de información y de correos que recibes a diario es elevado, son muchísimas las ventajas de reducir ese volumen al mínimo. El 90% de los correos que recibimos a diario pueden procesarse con un click en eliminar o con eso y añadiendo una tarea en nuestras listas de tareas por lo que el trabajo que aumentamos almacenando cosas procesadas y cosas no procesadas acaba siendo mayor al tiempo que nos lleva procesar la información en cuanto la recibimos.

      Un saludo


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