Urgente e importante: La diferencia

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En primer lugar, gracias a Eva por señalarme en un comentario (con mucho acierto, por lo que he podido investigar) que resulta difícil a menudo diferenciar entre las tareas importantes y las urgentes en el día a día. De ahí ha nacido este artículo.

Seguro que has leído ya bastantes contenidos sobre cómo tratar cada tipo. No obstante, no tendría mucho sentido meternos en cómo deberías actuar con las tareas de cada tipo si no tenemos claro antes qué tareas son urgentes y qué tareas importantes.

Mea culpa y mil gracias por el aviso.

En realidad, no es una cosa tan complicada. Así que si quieres saber si una tarea es urgente, importante o ambas de manera casi instantánea, estos son los pasos que te recomiendo que apliques.

Las definiciones de urgente e importante (con ejemplos)

Que no te cuenten batallas, la diferencia entre urgente e importante es fácil. Tan fácil como que son dos conceptos totalmente distintos.

Así que si dudas en algún caso, por raro que sea, si una tarea es urgente o importante es que no estás mirando en el lugar correcto. Por eso vamos con las definiciones, que son el pilar básico que te va a permitir decir con total seguridad si una tarea es lo uno, lo otro o ambas cosas a la vez.

Tarea urgente

La urgencia es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite, como en función del volumen de la tarea.

  • Entre dos tareas que requieran el mismo tiempo de realización, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes.
  • Entre dos tareas que tengan la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.
  • Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.
  • Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente.
  • Una tarea que no tiene fecha límite no será nunca urgente.

Como ves, el lenguaje no ayuda. Cuando decimos que una tarea es urgente, lo que queremos decir es que es «muy urgente», mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad deberíamos decir que es «poco urgente».

Desde el momento en que tiene fecha límite, una tarea es como mínimo un poquito urgente.

Tarea importante

La importancia es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella también aumentan. En otras palabras, una tarea es importante solo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves.

  • Dos tareas con consecuencias similares, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, son igualmente importantes. (Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada)
  • Entre dos tareas, aunque no se parezcan en nada, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.
  • Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la tarea cambia también (aumenta o se reduce).

Diferencias entre urgente vs importante

¿Sabes cómo diferenciar una tarea urgente de una importante?

Si has entendido bien lo anterior, verás que esta pregunta tan común no tiene sentido. La importancia y la urgencia de una tarea son dos cualidades distintas. Igual que una persona puede ser guapa y bajita a la vez, una tarea puede ser urgente e importante simultáneamente.

Además ninguna de estas dos cualidades es o blanco o negro, sino que tienen toda una escala de grises. En un eje tienes la urgencia de la tarea y en otro tienes la importancia. Entre muy urgente y poco urgente existen infinidad de niveles intermedios. Con la importancia pasa lo mismo.

Cuadrante importante vs urgente (Matriz de Eisenhower)

Hay un concepto que vuelve una y otra vez cuando se habla de este tema: la matriz de Eisenhower.

En teoría, la matriz de Eisenhower nos permite priorizar de manera rápida las tareas según lo urgente o lo importante que sean.

  • Es decir, si la tarea es urgente e importante, la priorizaremos.
  • Si la tarea NO es urgente pero SÍ importante debido a sus consecuencias, la planificamos para hacerla más adelante.
  • Si la tarea NO es urgente y NO es importante, no es un problema del ahora. No nos preocupamos por ella de momento.
  • Si la tarea SÍ es urgente pero NO es importante, quizás la podamos delegar. ¿Y si no podemos delegarla? Una buena recomendación es anticiparse a este tipo de tareas siempre que sea posible, es decir, planificarlas de antemano y adelantarte a ellas.

cuadrante importante vs urgente

Mi consejo: NO USES la Matriz de Eisenhower para priorizar

Lo sé, estoy contradiciendo al 99% de blogs, revistas y webs del tema incluidas a algunas de las entidades, universidades y escuelas de mayor prestigio del mundo que te han explicado este tema acompañándolo de esta matriz. Es más, te sorprendería lo grandes que son algunas de las entidades que cometen este error tan garrafal.

Pues bien, aún así defiendo firmemente mi consejo de que te recomiendo que NO USES la Matriz de Eisenhower para priorizar nada ni en tu vida, ni desde luego en tu negocio.

Y me explico, para ello, con un poquito de contexto.

De dónde sale la Matriz de Eisenhower

Dwight D. Eisenhower era un general estadounidense (que acabaría siendo presidente también) que durante la II Guerra Mundial (supuestamente) habría inventado y usado esta matriz para priorizar sus tareas.

Por razones de marketing (y de simplicidad de concepto) esta matriz se hizo muy popular. Quitando el tema de si la usó realmente un día o si le funcionó, lo cierto es que su casuística y la de un/a empresario/a normal no tienen nada que ver y la matriz tiene errores de concepto graves.

Para empezar, como te había mencionado, las tareas no importantes deberías intentar ignorarlas directamente. 

Es más, si eres jefe de terceras personas, por favor, no delegues tareas que NO son importantes a tus empleados porque es un despropósito y un malgasto de recursos. Tus empleados lo odiarán y estarás ocupando a personas muy importantes para la empresa en cosas que tú mismo no consideras importantes.

¿Qué alternativas recomiendo?

Es cierto que hay que establecer una solución de “qué hacemos” con las tareas cuando ya tenemos el día lleno pero la solución no te la dará una matriz que presupone que tienes prácticamente infinitas personas en las que delegar lo que te sobra y, la solución para ello desde luego, no es delegar.

La papelera es una mejor opción en la mayoría de los casos que una reunión, una llamada o una delegación (como vía de aliviarte tareas de bajo valor).

Y como segunda gran diferencia: no planifiques todo lo importante. Trabajar a base de calendario no solo es inviable sino que es un agobio y un malgasto de recursos (gastas tiempo apuntando en el calendario, arrastrando lo que no haces y sufres cada imprevisto porque supone arrastrar más y más).

Es mucho mejor hacer las tareas importantes tomándolas de una lista, aceptando que “es normal que surjan imprevistos”, que “no eres vidente ni puedes saber cuánto tiempo te llevarán” (antes de hacerlas) y que “hace más quién pasa más tiempo haciendo que quién pasa más tiempo planificando”.

Más adelante te explicaré cuáles priorizar y por qué ya no necesitas esta matriz.

Medidas para la urgencia y la importancia

Cómo medir la urgencia

Te voy a dar la medida que utilizo para organizar las tareas de más a menos urgentes. Como te explicaba antes, una tarea es más urgente cuanto más larga sea y cuanto menos tiempo quede para hacerla.

De esto se puede deducir que la tarea menos urgente posible es aquella que se hace instantáneamente (0 segundos) o para la que te queda tiempo infinito (lo que en el mundo real significa: no hay fecha límite).

Con esto en la cabeza, esta es mi medida de la urgencia:

Formula-urgencia-tarea

De esto deducimos que todas las tareas estarán entre 0 y 1 significando cada uno:

  • 0: No es urgente ni lo será nunca.
  • 1: Debes dedicarle todo tu tiempo a esa tarea o no lograrás acabarla antes de la fecha límite.

Por último, podrías preguntarte: pero, ¿y qué pasa si me da que la urgencia es superior a 1?

Eso querría decir que el tiempo que te lleva la tarea es más que el que te queda. Así que dicho de otro modo: ya es imposible acabar esa tarea a tiempo.

Cuando sea así, no malgastes esfuerzos empezando algo que no va a dar resultados. Abandónala o negocia ampliar la fecha límite.

¿Y la importancia?

La importancia es extremadamente subjetiva, depende tan solo de ti. No existe medida objetiva.

Sé que esta conclusión puede sonar un poco decepcionante pero en realidad es todo lo contrario. Te recomiendo que guardes el control de lo que consideras importante o no en todo momento. Si alguien cambia la importancia que le das a tus tareas podría conseguir que hagas lo que quiera.

Te pongo un ejemplo. Cuando tu madre quería que te comieses un plato de lentejas de pequeño, podía amenazarte con dejarte sin salir a jugar.

Así es como otra persona puede cambiar la importancia de una tarea para ti.

Con esa amenaza en juego, no comerte las lentejas ya no solo supone quedarte con un poco de hambre, sino que se le añade el no poder jugar después. Por lo tanto, acababas percibiendo el comerte las lentejas como más importante. ¿Da miedo visto así, eh? ¡Menos mal que nuestras madres lo hacían porque las lentejas tienen mucho hierro!

Por eso digo que no sólo no te doy un método para ordenar la importancia, sino que te animo a que protejas siempre que seas tú el único que la define.

¿Qué tareas debería priorizar (las urgentes o las importantes)?

Al final, lo que queremos saber nosotros normalmente es qué hacer con las tareas. En concreto: cuáles deberíamos priorizar (y qué hacer con el resto mientras tanto).

Podría dibujar una “Matriz de Fraga” que sustituya a la de Eisenhower resumiendo todo esto que te he dicho pero, como ves, es innecesario porque lo que nos presenta la matriz de Eisenhower parte de un falso dilema.

¿Qué tareas deberías de priorizar?


La respuesta es: prioriza siempre las tareas importantes. O dicho de otro modo: cada mañana, cuando vayas a empezar el trabajo o tu proyecto personal, continúa por la tarea más importante.

Ni mires “la urgencia” prácticamente.

Haz el 99% de las veces tu tarea más importante y te equivocarás muchísimo menos que jugando cada día a adivinar el orden de prioridad perfecto o que excepciones deberías hacer.


Si una tarea urgente es para mañana y te la olvidas el impacto será pequeño.

Si una tarea importante es para dentro de una semana y te ocupas de 7 urgentes hasta no poder hacerla, el impacto será grande.

Por eso: prioriza siempre las tareas importantes.

¿Qué opinas?

Si incluyes este modelo en tu forma de pensar te va a resultar mucho más fácil priorizar tus tareas.

A menudo también, lo difícil no es tanto diferenciar entre lo urgente y lo importante como el pararse a pensar en ello.

Sólo que ahora que tienes todo claro, tanto las definiciones como lo que implica cada cosa, espero que te resulte una tarea más llevadera. ¿Crees que puedes incluirlo en tu organización?

Si no tienes muy claro por dónde empezar a aplicarlo recuerda que en la guía ¿Cómo puedo organizarme? tengo varias ideas para ti para empezar a estructurar tu productividad un poquito mejor. Y si tienes un negocio en el que priorizar se vuelva un problema tan importante que estés perdiendo mucho tiempo y dinero, recuerda que tengo la auditoría de productividad disponible para que consigas salir de esa situación.

Échale un ojo. Es rápida, eficaz y en una hora analizaré tu caso.

Si tienes dudas, ¡nos vemos en los comentarios!

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122 comentarios

  1. Me gustó leerte Iago.

    Es un tema interesante cuando lo enfocamos a proyectos de construcción como es mi caso (cambios en recursos por retrasos en pagos, nuevos entregables, cambios e imprevistos a la orden del día).

    Desde mi experiencia puedo comentar que ni la importancia, ni la urgencia pueden aislarse, ambas deben coexistir ya que te ayudan a determinar la ruta crítica de un proyecto sin descuidar aquellas tareas que HOY no son importantes pero quizá mañana se compliquen. La pandemia fue un claro ejemplo en retrasos impensables y en volver cosas insignificantes en serias complicaciones (todos comprando papel higiénico).

    Considero que no siempre la importancia es subjetiva, esta puede derivarse de una norma, un requisito legal, un diseño de cualquier producto o servicio, etc. No siempre es por que alguien lo pide (es donde el criterio debe entrar en juego).

    La planificación es vital, sea cual sea el método. Creo que la Matriz de Eisenhower es funcional y simple cuando se trata de organizar tareas individuales o pequeñas. Personalmente estoy casado con Mproject.

    “Quien no hace un plan, está planeando su propio desastre” (no recuerdo donde lo leí).

    Un abrazo.

  2. Hola Iago
    Muy inteligente de tu parte decir que la prioridad la define uno. Quiero pensar que incluyes los casos donde NO eres el que maneja el timón de la compañía (Que corresponde al 90% de los que te leemos) donde las «prioridades» vienen desde «arriba» y decirle NO a la «querida del dueño» te puede costar la chamba.
    Creo que es mejor pasar como una persona que expresa su punto de vista y aunque no este de acuerdo, esta dispuesto a trabajar en equipo, a pasar por una persona intransigente que no puede seguir ordenes. Un Saludo

    • Hola Humberto,

      Genial comentario.

      Me encanta además que hables de esto con tanta franqueza (y que no solo opinemos en teoría) que al final el dilema es tan crudo como tú mismo lo pones «decirle NO a la «querida del dueño» te puede costar la chamba».

      Pues sí. 100% de acuerdo.

      Y me reafirmo, ahí también se aplica.

      Lo que no haría es ir totalmente frontal o como si todo me diese igual a resolver ese problema dicéndole por ejemplo «que no» a esa señora sin más. Sino que en una situación así lo primero que haría es hacerme asumir que ha saltado una luz roja y necesito reaccionar. La luz roja de: «yo no quiero estar aquí, es imposible que yo pueda llegar a ser productivo en estas condiciones, necesito construirme una alternativa desde YA».

      Y luego hay que estar dispuesto a dar el salto (a veces progresivo, no siempre se puede directo de una mala situación a la ideal) pero sí irme acercando al contexto que yo necesito para funcionar bien.

      Al final una persona para ser productiva necesita dos cosas:
      * Saber serlo a nivel interno
      * Que le dejen serlo a nivel externo

      Así que toda persona que quiera ser productiva necesita cambiar de contexto y trabajarlo si quiere «que no pueda haber esa doña en su puesto de trabajo» (y lo sé, es difícil y a veces lleva años) pero en mi opinión, es el camino correcto (el que nos permite ayudarnos a nosotros mismos).

      Por último, comentarte que en mi experiencia tampoco idealizaría que esto sea una cuestión de ser o no ser tu propio jefe.

      He visto jefes de empresas grandes que dejan que sus clientes les mangoneen («jueguen con ellos») como si fuesen sus superiores, y asalariados/as que han logrado perfectamente que sus jefes/as les respeten su manera de hacer las cosas.

      Para mí está más relacionado con aprender a desarrollar esas alternativas que te den poder de negociación. El poder que, en último caso te hace poder decirle a un jefe, colaborador o cliente «Mire, yo quiero ser productivo y necesito trabajar así. O usted me lo permite o tendré que irme a esta otra alternativa porque si no ni produzco, ni cobro ni me desarrollo al nivel para el que estoy trabajando».

      Porque sin esa alternativa, te conoces la teoría pero, cuando venga la doña, o le respondes que sí o pierdes la chamba. Y ahí vamos a perder la partida cada día hasta que tengamos la alternativa.

      ¿Te tiene sentido lo que te comento?

      Un saludo Humberto, ¡un placer leer comentarios así 🙂 !

      • Hola Iago
        Muchas gracias por responder de forma tan personal mi comentario.
        Cuando leí tu articulo «La diferencia entre lo urgente y lo importante», recordé cuando compartiste tu decisión por hacer grandes cambios en tu vida y que planeabas dedicarte a la consultoria de tiempo completo; dejar el trabajo en una «respetable compañía de software» (como Thomas Anderson en «Matrix» : Tomar una muy importante decisión : O procurabas llegar temprano o te buscabas otro empleo.)
        Sentí que eso que te orillo a dejar ese trabajo faltaba en tu articulo y con tu respuesta me da mucho gusto saber que no has perdido piso. Un saludo

  3. Demasiado brutal esta explicación. ¡Nunca lo había entendido así! Muchísimo gracias por esto.

  4. Muchas gracias por su enseñanza.

  5. Muchas gracias, me gusto mucho! Increíble que algo tan esencial, a veces no lo tengamos tan claro, y nos traiga problemas. Me impacta la l´ógica (aunque tiene mucho sentido):
    Si la tarea tiene más volumen, en el mismo periodo de tiempo, es más urgente. Yo he tendido a pensar que si salgo primero de las tareas cortas, o sea de menos volumen, me podría concentrar más en la de más volumen… Pero esto me dejo pensando! Que opinas al respecto?

    • Hola Elkin,

      ¡Interesante cuestión! Pues opino que tu idea tiene lógica pero por otra razón (la reducción de volumen en una lista de tareas simplifica mucho su ejecución y es algo que tendemos a hacer). Ese fenómeno justo, lo expliqué en este otro artículo: https://iagofraga.com/por-que-cuesta-ordenar-prioridades/

      De todos modos, cuando hablamos de urgencia hay que tener en cuenta que una tarea va a tener sentido hasta que llegue su límite (y cuando este llega y no la hemos hecho normalmente pagamos un precio por ello). Si tienes urgencias de por medio y el riesgo es importante, entonces hay que priorizar a las importantes y urgentes (aunque sean las más grandes).

      De lo contrario, habrás hecho cosas pequeñas y poco útiles mientras lo principal (que puede determinar tu futuro) no llega a tiempo.

      Gracias por compartir tu reflexión sobre el tema y ¡un saludo 🙂 !

  6. Buenos dias desde Venezuela estimado Iago. Me parece excelente la ddefinición entre lo urgente y lo importante No había visto la cualidad de cómo valoras la urgencia en término del tiempo. Me pareció excelente.

    • Me alegro mucho, Enrique y espero que te ayude a gestionar urgencias mejor. Un saludo 😀

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