Cómo crear un planning eficaz

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Fotografía original de Bjorgvin Gudmundsson

Los plannings son una herramienta esencial de organización que nos encontramos con frecuencia pero para los cuales solemos estar poco preparados. La intención de esta mini-guía, por eso, no es otra que la de cubrir todo lo importante que necesitas saber sobre los plannings.

Pero atención, esto no es un artículo normal. Esta es tan sólo la primera parte de dos artículos. Así que guarda este artículo en tus favoritos (o apunta la dirección) y la próxima vez que necesites escribir un planning tendrás este artículo como referencia.

1. Cuándo hacer un planning y cuándo no

Lo principal es saber que un planning consume tiempo hacerlo y tiene muchas desventajas, por lo tanto un planning sólo se hace cuando es estrictamente necesario. Si no es estrictamente necesario, no deberías hacerlo, ¿por qué?

  • Porque te impone lo que tienes que hacer en cada momento (pérdida de libertad)
  • Porque considerarás un fracaso todo aquello que no acabes cumpliendo (hubiese o no hubiese que hacerlo realmente)
  • Porque te bloquea y te hace renunciar sistemáticamente a oportunidades.

Así que a partir de ahora cambia la mentalidad hacia “cuando estoy siguiendo un planning, estoy sacrificando ventajas”. Estoy dejando de ver oportunidades a cambio de concentración, estoy exponiéndome a fracasar porque tengo un objetivo que no puedo dejar pasar y estoy restringiendo mi libertad.

El caso ideal es no comprometerte con ningún planning. Ahora bien, si el objetivo merece la pena, entonces tendrás una motivación que probablemente compense a todos estos inconvenientes.

Sin esa motivación añadida, un planning no merece nunca la pena.

2. Diferentes niveles de planning

Otra concepción errónea es creer que todos los plannings sirven para exactamente lo mismo por el simple hecho de llamarles a todos plannings. Y aquí quiero establecer una diferenciación muy importante ya que no podemos tratar a todos por igual.

Para ir al grano, en rasgos generales, hay dos clases:

  • Plannings puntuales. Describen un día, un mes, una quincena, etc. de días en los que detallas todo lo que tendrás exactamente a cada momento. Ejemplo: el programa de eventos de un congreso.
  • Plannings plantilla. Son el molde de lo que ya tienes ocupado por ejemplo a lo largo de 1 semana. Sólo indican los bloques de tiempo que asignas a cada proyecto. Así puedes ver cuando dormirás, cuando trabajarás, cuando avanzarás en tal o tal otro proyecto (pero no lo que harás exactamente dentro de esos bloques). La idea es repetir esta plantilla constantemente. Ejemplo: el horario del colegio de un niño incluyendo las actividades por las tardes.

El primer tipo te permite saber en cada minuto qué cosa exacta debes hacer. En el ejemplo, una vez que pasa el congreso, el planning no vale para nada. Puedes tirarlo a la papelera. Pero durante el congreso te permite hacer muchas cosas en un espacio corto de tiempo.

Sin embargo el segundo, expresa cosas como “los jueves de 4 a 6 aprenderé inglés”. Unos días harás ejercicios, otros teoría y otros conversación. Tú expresas tu voluntad de hacer avanzar tu nivel de inglés y para ello le reservas un hueco en tu semana. Cuando se acaba la semana, empieza la siguiente y tu planning sigue de actualidad.

Cómo usar cada tipo

Como este es otro punto en el que me podría extender demasiado voy directamente a las conclusiones. Si no entiendes el porqué de alguna, explícame tu duda en un comentario y estaré encantado de responderte individualmente.

  • Plannings puntuales
    • Sirven para ocasiones señaladas y pueden describir desde un día muy cargado como un congreso, hasta un mes de exámenes.
    • Hazlos únicamente cuando necesites realmente todo el tiempo de ese día, semana, quincena, etc.
    • Cuanto más detalles cada momento, más fijo, más difícil y más exigente será tu planning. Intenta mantener el nivel de detalle al mínimo suficiente para cumplir tu objetivo.
  • Plannings plantilla
    • Te recomiendo que hagas uno y que lo vayas mejorando progresivamente. Te servirá trabajar en proyectos grandes de forma regular.
    • Te recomiendo que tu planning-plantilla dure una semana ya que es la medida de tiempo ideal que se repite constantemente (los meses no son todos iguales y un lunes no es un domingo, pero las semanas sí son la mayoría equivalentes)
    • Incluye todos los bloques fijos como dormir, trabajar, y todo el resto de cosas que puedas automatizar como hacer la compra o poner lavadoras. Probablemente no harás la compra cuando lo tenías previsto pero sí verás el espacio que ocupan todas esas obligaciones.

3. Mi experimento: buscando el planning a medida

A partir de ahora voy a concentrarme en los plannings puntuales, es más, en los plannings diarios, ya que son los que más se usan. ¡Aunque confío en haberte convencido un poco de que deberías mantenerlos al mínimo!

Yo mismo era un fan de los plannings diarios hasta hace no mucho obligado por los exámenes. Mi solución típica sería, hacerme un planning para el día siguiente metiendo todo lo que quería hacer.

Como nunca estaba seguro de cuando se “acaba” de estudiar para un examen, le dedicaba el día completo a cosas y cosas que contribuyesen al estudio como revisar temas, hacer ejercicios, exámenes de otros años, etc.

¿Dónde está el problema? Mi planning cubría cerca de 14 horas de trabajo llenas de optimismo. Sé que a estas alturas muchos estaréis pensando “es obvio, fallo de novato, ponías más de lo que podías hacer”. Sin embargo no era así, descubrí otro factor incluso más desestabilizante.

En la segunda parte

Para ello llevé a cabo un experimento pero esta primera parte ya ha llegado a su fin. En el próximo artículo os enseñaré tanto el experimento como las conclusiones. También el cómo paliar los efectos y por último, un truco de cosecha propia para poder volver a un planning cada vez que nos desviamos. Todo eso en la segunda parte, hasta entonces, no dudes en comentar lo que te inquiete de la primera. ¿Utilizas un planning plantilla semanal? Me encantará conocer tu opinión al respecto.
 

Para acceder directamente a la segunda parte de este artículo sigue este enlace.

14 comentarios

  1. Hago de vez en cuando algún planning puntual para resolver sobrecargas de trabajo pero me pasa justo lo que comentas en el artículo, peco de optimista. Después viene la decepción cuando veo que no he cumplido ni el 60% de lo previsto.
    Un saludo

    • Hola Luis José,

      En la segunda parte tengo un par de soluciones para contrarrestar el optimismo como mencionaba. Siempre hay una parte que no podemos controlar que es como se van desarrollando los resultados, pero si que hay bastantes medidas que pueden contribuir a cortar las fugas. Un saludo

  2. Nota de color
    Una vez, hace muchos años en una clase de Administración , con un profersor, Serra, en Cs Econ UBA, Dijo algo asi como:
    _Esto que estamos viendo, “Marketing” como dicen en otros países de latino América, Mercadeo…jajajaja!…
    y luego a coro todos los educandos…
    __ jua jua jua jua!!…
    En ese momento no entendí el chiste…

  3. Hace Años que no puedo hacer un mínimo Planeamiento porque el solo pensarlo me desespera. Parezco Robocop cuando intenta dispararle al gerente malo de OCP pero no puede por que tiene un programa de inhibición contra cualquier funcionario de la compañía.

  4. Vivo a base de plannings de todo tipo. Soy muy despistada y la cuestión de ser mamá y maestra, además de interesarme por bastantes aficiones, hacen que esté constantemente programándome y tratando de cumplir constantemente con lo programado.
    En mi trabajo necesito plannings constantes: hacer programaciones temporalizadas de cada clase que tengo que dar así como programar la documentación que tengo que realizar para poder cumplir con fechas de entrega.
    Por otro lado, como mamá y ama de casa también tengo muchas cosas que llevar adelante: llevar y traer niños a horas concretas, ayudar en casa con tareas escolares y llevar adelante de manera compartida el trabajo de la casa.
    La cuestión es que todo en mi vida requiere muuuuuucha organización si quiero que todo funciones y se lleve a cabo.
    ¿Cuál es mi problema? Pues que no encuentro el formato en el que llevarlo todo adelante.
    Actualmente llevo una carpeta de anillas a la que dedico 1 hoja diaria. En ella voy apuntando todas las citas que tengo que cumplir cada día desde visitas médicas hasta quedadas con amigas, en esa hoja también apunto las tareas que tengo que hacer cada día en la casa que pienso que se me puedan olvidar y, a partir de mañana, las tareas concretas que tenga que hacer cada día para cumplir con plazos de entrega de documentación del trabajo. Cuando las clases con los peques empiecen, estarán apuntadas hasta las tareas que tendré que corregir cada día para poder cumplir con los plazos.
    Después de contarte mi vida tu dirás, ¿cuál es la pregunta, mujer?. Pues precisamente el formato para anotar todo lo que tengo que hacer. No sé si me va a funcionar o es mejorable. He ido cambiándolo a lo largo de los años y no se si me funcionará durante el curso que empiezo mañana o volveré a encontrarme con problemas por exceso de detalle.
    Espero tus consejos.

    • Hola Eva,

      Si hacemos un resumen rápido del artículo hay dos herramientas que podemos usar: el planning específico (muy detallado, y bueno para los momentos en que necesitamos marcar los tiempos con mucha exactitud) y el planning tipo plantilla (con bastantes huecos libres, que marca unos mínimos y es orientativo para darnos flexibilidad siempre que respetemos los bloques principales).

      Por lo que me describes en tu rutina hay también dos tipos de situaciones, el tiempo normal, que puede requerir muchas tareas pero donde te beneficiaría un poco de flexibilidad y libertad; y por otro lado, las clases que impartes, que necesitan aprovechar al máximo el tiempo del que dispones.

      Mi propuesta es la siguiente: créate para tu vida rutinaria un planning de tipo plantilla (es como un horario que ocupa toda la semana de lunes a jueves y en el que pintas sólo los bloques inamovibles). No necesitas detalle sólo por así decirlo haz un recuadro en aquellas horas que tengas ocupadas y dales un título genérico (trabajo, niños, cena, clase inglés, etc.). La idea es que tengas unos mínimos que si completas habrás hecho avanzar la semana. Esos mínimos hay que respetarlos a toda costa, pero el resto es tiempo libre que tienes que aprovechar según la situación y el tiempo disponible.

      Por otro lado están tus clases. Tus clases en el planning semanal ni siquiera se diferenciarán de tus otras horas de trabajo. No obstante cada jueves de 10 a 11 (por ejemplo), necesitas saber exactamente qué contenido vas a impartir y como vas a utilizar exactamente la hora de la que dispones. En esas ocasiones sí conviene hacer un planning específico. Un planning así contiene la lista de cosas que harás en el orden que pretendes hacerlo cada una con su duración asignada.

      ¿Te parece viable esta solución? ¿Crees que puedes ponerlo en práctica sin complicaciones? Y si tienes más dudas, sigo aquí por si es necesario.

      Un saludo

  5. es mi primera vez espero que salga algo bien después les cuento como me va

    • Perfecto Miguel, no dudes en compartir tus dudas si te surge alguna. Un saludo

  6. Dispongo de más tiempo que la gente que debe cumplir con horarios de trabajo, tengo algunas actividades fijas en la semana aparte del trabajo de casa que ocupan parte de mi tiempo pero siempre tengo la sensación que no organizo bien mi tiempo para cumplir con las cosas diarias.
    Ayer, cansada de quejarme, busqué en internet: técnicas de organización y, aquí estoy, leyendo entusiasmada tu material.
    Este año hicimos mi marido y yo un planning para mi cumpleaños por sugerencia de él. Ofrecíamos una barbacoa a los amigos y miles de cosas por hacer esa mañana. Pero nos salió perfecto, todo calculado al minuto…tuvimos tiempo hasta de ir a desayunar a primera hora al pueblo…no lo podía creer 🙂
    Te sigo leyendo, un saludo

  7. Hola Iago! Me ha encanta tu blog! Acabo de descubrirlo y estoy encantada. Yo soy una fanática de la planificación, quizás demasiado, pero mi vida así lo requiere por mi trabajo, mis actividades, mi familia, etc.. Si no lo tuviese todo tan planificado me resultaría imposible llevar todo a cabo. Pero me ha encantado tu blog porque siempre en esto de la organización hay ideas nuevas por descubrir y me encanta tu forma de explicarlo. Ten por seguro que te seguiré!

    • Hola Mai,

      ¡Muchas gracias! Espero que aproveches el contenido de la web al máximo y para cualquier duda, comentario o sugerencia estoy disponible tanto a través de los comentarios como de la página de contacto. ¡Bienvenida al barco!

  8. Buenas tardes, he llegdo aquí por casualidad. Tento mucho trabajo atrasado y demasiadas cosas urgentes. He intentado muchas veces hacer planning, sola o con ayuda, pero nunca he conseguido cumplirlos y hasta me he llegado a agobiar mucho con solo pensar en hacerlos. Pero lo cierto es que me organizo fatal, me agobio, pierdo el tiempo; ahora, por ejemplo, necesito centrarme y por primera vez, en tiempo, me apetece hacer un planning para que me ayude pero me gustaría saber cómo. Gracias.

  9. Hola , siempre he querido organizar mi tiempo y hacer las cosas que quiero hacer, pero no me organizaba y no conseguía hacer todo lo propuesto por eso ahora que no quiero malgastar mi tiempo quiero hacer mi planning para estar mas organizada .

    GRACIAS, BRO:v


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