Cómo crear un planning eficaz (2ª parte)

experimento-planning

Experimentar es la única manera de adaptar
progresivamente tu organización a tus necesidades

En la primera parte de este artículo explicaba tanto cómo se deben usar los plannings, como los diferentes tipos y las situaciones en las que cada uno es ideal.

Ahora bien, para llegar a hacer lo que describas en tu planning, hay ciertas limitaciones de las que debes ser consciente, lo que me trae de vuelta al experimento que hice para descubrir de dónde venían todas esas fugas de tiempo y por qué mis previsiones iban tan desencaminadas.

Mi experimento

Como sospechaba de un exceso de optimismo en mis plannings, decidí empezar un experimento muy simple. En vez de tirarlos a la basura al día siguiente, decidí dejar un espacio amplio para marcar en rojo al lado la ejecución real del día. Es decir donde en el planning ponía “8:00 Hacer tarea A” yo ponía al lado “8:23” si me retrasaba 23 minutos.

Las conclusiones me dejaron KO.

Entre los 4 a 6 bloques perfectamente ordenados de mi planning empezaron a aparecer retrasos por todos lados. De hecho al tercer día, indignado, empecé a apuntar los motivos.

15 minutos perdidos al levantarme, 12 minutos de lavar los platos, 8 de ordenar un poco la habitación, etc. ¡Estaba ignorando por encima de 1 hora de tareas diarias de mantenimiento! La mayoría de las cuales además no son evitables o son interrupciones impredecibles.

He de añadir además, que cuando hice el experimento ya aplicaba una parte importante de las técnicas que describo en este blog, con lo que Facebook, Gmail, internet en general y muchas distracciones importantes no figuraban para nada entre las interrupciones.

La conclusión principal del experimento fue que el impedimento principal para cumplir un planning era que, antes de empezar, cada día tenía cerca de una hora de lastre no tenido en cuenta al que me debería sobreponer.

Si me sobreponía al lastre hacía un día normal, sino: fracaso. Estaba involuntariamente dentro del paradigma del portero incluso cuando era completamente consciente de que se debe evitar siempre trabajar en esas condiciones.

4. La reacción: conócete y se realista

Visto lo visto, tocaba cambio de mentalidad. Necesitaba pasar de los plannings super-optimistas que plasmaban el trabajo que me gustaría hacer por plannings que fuesen herramientas afinadas capaces de sacar lo mejor de mí. El cambio pasa por dos aspectos:

  • Identificar mis disponibilidades estimando mi volumen normal de trabajo (el ritmo que puedo mantener contando eficacia e imprevistos).
  • Incentivarme al máximo para intentar convertir los días “normales” en “muy buenos”.

Estas son las dos cosas más importantes para hacer plannings que sean factibles y adaptados a ti. Hacer plannings que no puedes cumplir es completamente inútil. Si ves que con tu ritmo normal no te llega para completar una meta, la solución pasa por darte cuenta e incentivarte, nunca por crearte falsas expectativas con plannings imposibles.

Para llegar a identificar cuántas horas puedes trabajar y cuántas en general deberás dedicar a diario a tareas de mantenimiento e imprevistos, puedes repetir exactamente el mismo experimento. Tus medidas son personales y no te valen las de otro ya que cada uno tiene un ritmo de trabajo diferente.

Los incentivos de las segunda conclusión, puedes sacarlos de partes de trabajo previstas para el día siguiente, que en caso de acabar pronto puedes hacer con un día de antelación. De este modo, el día siguiente podrás poner otra cosa en el planning y acumulando estas ventajas llegarás antes a tu objetivo (y te prepararás contra imprevistos).

Por último, recuerda que el conocerte bien, es una de las claves para mantener constantemente el control de tu organización.

5. Extra: mi truco personal

Con lo visto hasta ahora ya tienes suficientes elementos como para ser bastante realista con tus plannings. Aún así, mi experiencia me dice que una parte de los comportamientos improductivos son cosas que consentimos voluntariamente. Dicho de otro modo, de vez en cuando, somos nosotros mismos los que saboteamos nuestro propio trabajo.

Como eso no podemos cambiarlo, vamos a tener que aprender a lidiar con ello. Y lo que te propongo no es otra cosa que una aplicación de lo que ya te conté en su momento sobre cómo gestionar las derrotas.

Múltiples puntos de entrada

La idea es la siguiente: vamos a dividir el planning del día con líneas intermedias. Esas líneas, a las cuales llamo puntos de entrada, van a comportarse exactamente igual que el principio del día.

En cuanto llegue la hora miras el planning, ves el siguiente bloque y te pones a hacerlo dejando lo que sea que estuvieses haciendo hasta entonces. Si lo habías acabado perfecto, es el caso ideal. Si no, cortamos la tarea en las mejores condiciones en cuestión de minutos y pasas a la siguiente.

Esta técnica consigue en primer lugar ponerle un máximo a las pérdidas de tiempo (en ninguna tarea perderás más que hasta la línea). Y segundo, tu planning seguirá siendo útil aunque empieces mal porque tú, a cada línea, vas a volver a estar sincronizarte con él.

Puede parecer una aberración pero en realidad no lo es. Recuerda que estamos hablando de un planning. Un planning se hace sólo cuando tenemos mucho trabajo en poco tiempo. Y si una tarea se está prolongando demasiado, es ésa y no otra la que debería quedar sin rematar.

Esta técnica además extermina eficazmente el perfeccionismo porque te dirá exactamente cuando se acaba el tiempo para incluir más detalles.

Concluyendo

Técnicas como la última consiguen mantenerte motivado al minuto y sacan muy buenos resultados. No en vano, tendrás metas volantes cada 3 o 4 horas que te indiquen si vas o no con retraso.

Lo admito, esta técnica puede resultar muy exigente pero eso es lo que necesitas cuando haces un planning. Por eso te repito, acabando como empecé, que cuando no lo necesites realmente, no deberías hacer un planning. Confío en que sabréis usar este recurso sólo cuando sea necesario. Por cierto, ¿cuándo fue la última vez que hiciste un planning?

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13 comentarios

  1. Iago, ¿has probado trabajar con un esquema más flexible de organización?

    Saludos

    JC

  2. Muy bueno el post, lago. La verdad es que me vienen como anillo al dedo como soporte para recomendárselo a un colaborador, que pese a realizar planings de proyección semanal con asignación y revisión diaria de tareas y tiempos, tienen unas desviaciones importantes, no acometiendiendo finalmente un porcentaje de tareas considerable planificadas.
    Esta vez iré de la mano de una voz amiga y experta. Espero tener suerte 😉

    • Hola Eduardo,
      Para eso exactamente están hechos los artículos así que encantado de poder resultar de utilidad. Gracias por el feedback y suerte con el intento!

  3. Sos un capo al ocuparte de este tema, yo llevo esto de la procrastinación a la altura de lo sublime, quizás no tenga caso pero sigo intentando, trabajando internamente(como puedo)e investigando. Abrazo

  4. Hola Iago, excelente tu blog y tus artículos, de verdad agradezco el tiempo y dedicación que empleas en esto. Haré un planning porque este año presento 2 exámenes muy importantes y me cuesta mucho trabajo darme tiempo día a día para estudiar. Lo que me lleva a una pregunta, ¿Cómo logras organizarte ante la competencia? verás: mi compañera de trabajo está en un curso de estudio para presentar estos exámenes. Por razones económicas yo no pude costearme tal curso. En verdad siento que si estudio adecuadamente no me hará falta ese curso para aprobar mis exámenes; la situación es que cada día me comenta lo bien que están sus sesiones y lo mucho que avanzan en estudio. Creo que mi problema es motivación porque ahora siento que por más que estudie por mi cuenta, jamás estaré a su nivel. ¿Cómo trabajar con ello? alguna recomendación.

    • Hola Enrique,

      Organizarse mirando a cómo lo hacen otros nunca es lo idóneo. Es decir en productividad todo es un balance entre los recursos que le dedicas a algo y lo que obtienes en resultado. En este blog los consejos están orientados a obtener el máximo rendimiento posible de los recursos que inviertes (tiempo, esfuerzo, dinero, etc.)

      No cabe duda que en cursos como el que mencionas para preparar un examen tienen una infraestructura que representa una ventaja considerable para los que los siguen (te dan horas de trabajo de apoyo hecho, como distribuir tus esfuerzos, indicarte que estudiar y clarificarte tus prioridades). De todas maneras, si optas por no entrar, deberías ser realista y juzgar tus resultados en función al tiempo y esfuerzo que le dedicas. Lamentablemente partes de una posición de desventaja porque ese curso es una palanca con la que no cuentas, aunque también es verdad que sigue siendo posible hacerlo mejor incluso no estando dentro.

  5. Hola Iago Fraga,

    Leyendo este articulo, me he sentido muy identificado con lo que comentabas. El primer punto, a mi tampoco me gustan las plannings, de cierta manera me parecen inútiles. Pero por desgracia, en mi trabajo me lo exigen porque es el “compromiso” que tenemos con el cliente.

    En realidad, desde que trabajo hace unos años en consultoria, siendo sincero nunca ha funcionado bien la planificación que se hace. El principal motivo que veo, son los cambios de alcance que no se refrescan en la planificación(Quieren algo diferente a lo establecido en la planificación pero usando el mismo tiempo) y un segundo motivo es lo que apuntabas exceso de optimismo.

    En este ultimo periodo, ya hemos ido trabajando para mejorar estos aspectos. El segundo motivo que comentabas lo hemos ido subsanando haciendo dos tipos de planificaciones, una siendo muy optimista y la otra siendo muy pesimista. La verdad que hemos tenido mejores resultados que en periodos anteriores.

    Volviendo a el primer motivo que te decía, pues lo hemos mejorado hablando con el cliente e intentando hacerle entender que para nosotros lo primero es la calidad y con ese tiempo no se podría alcanzar (A regañadientes algunos se convencen).

    Otro que me ha estado funcionando mas o menos bien, es que una vez que tengo la planificación y los recursos que la van hacer. Pongo el porcentaje de asignación, mas bajo, ¿Que quiero decir?.

    Casi nunca vas a poder estar asignado a una tarea al 100% es decir, vas a tener que interrumpir por motivo X la tarea, con lo cual es una perdida de tiempo que lo mires como lo mires, eso te lleva a una sobrecarga para recuperar el tiempo.

    Para evitar eso pongo el porcentaje de asignación a un 80%. La duración de la tarea no cambia, lo que cambia es el tiempo que tu le puedes dedicar a esa tarea. Eso también me ha funcionado muy bien. Obviamente lo que pasa es que la fecha final se mueve hacia delante, pero tu planificación es mas realista.

    Bueno eso es lo que por experiencia me esta sirviendo. Si algo, no quedo bien explicado y tengo que explayarme más no lo duden.

    Saludos desde México (aunque soy de Barcelona),
    Javier Estrella.

  6. Mi vida está desorganizada al máximo. ya no sé como hacer para no desperdiciar el tiempo en tareas que no son prioridad. Estoy en un nivel que yo llamo “estancamiento” que me alarma… Siento que todo depende de mí. estoy ABRUMADA y no empiezo por ningún lado…. no tengo claro a qué se debe esto que me pasa. Hace mucho estoy así, pero nunca a tal extremo!!! Unas palabras tuyas seguro traerán un poco de luz a este desastre. Gracias!!!

    • Hola Bibiana. Yo me encuentro exactamente en la misma situación que tú. Pero poco a poco voy saliendo de esa rueda.

      Una cosa que me está ayudando mucho, que he comenzado este mismo año, es plantearme unos objetivos anuales (uno de ellos, ser más organizado, del cual, paradójicamente, dependen todos los demás).

      Estos objetivos los divido en sub-objetivos trimestrales. Estos, en objetivos mensuales. Y estos, en objetivos semanales.

      Así, cada día cuando me levanto, ya tengo una lista de cosas IMPORTANTES que hacer. Y una sensación de calma me invade, ya que sé que estoy haciendo algo que, de forma calculada, recogerá sus frutos.

      Pero no me hagas mucho caso tampoco! Ya que no tengo ni idea. Precisamente, hace poco he comenzado un blog sobre organización, escrito por alguien que no tiene ni idea!. Si quieres pásate, y me acompañas en mi viaje. Me verás fracasar… triunfar… fracasar… volver a triunfar… Sólo el tiempo dirá!

      Un saludo.

      • Gracias Josan
        Tu comentario es muy útil para mí. 🙂
        Voy a dedicar un par de horas esta semana a hacer lo que me decís. quizá me lleve más tiempo… soy muy detallista y eso me juega en contra…
        También voy a visitar tu blog
        Después te cuento cómo me va.
        un beso!

        • Bibiana, de nuevo me siento identificado con lo que dices. Yo también soy detallista, y me juega eso en contra. Y precisamente sobre eso, hablo en el post sobre cómo crear un plan de acción, al que puedes acceder directamente clicando aquí arriba en mi nombre.

          El tema es pensar que “suficiente, es mejor que perfecto”. Trato de acostumbrarme a ser permisivo conmigo mismo.

          Si no puedo detallar el plan del todo, pues lo dejo inacabado. Pero al menos, me aseguro de por lo menos tener unas pautas generales que seguir.

          Y luego, a base de prueba y error, lo voy rectificando y completando.

          Ánimo! Estamos los dos igual 😉

    • Hola a ambos,

      lo que apunta Josan no es mala idea pero puede resultar un inicio difícil. Sobre todo cuando estás empezando, es bastante complicado imaginarte objetivos a largo plazo y luego declinarlos bien porque te falta práctica.

      Por ello lo que necesitamos en un caso de principiante normalmente es entrenamiento y reducir cuanto antes el tiempo entre el momento en que marcamos objetivos y el momento en que los evaluamos. Así que sería recomendable empezar a la inversa. Primero marcándote un objetivo para esta semana y viendo que tal te organizas. Conforme te vayas sintiendo más cómoda es posible asumir, de forma realista, metas más grandes.

      Explicaba exactamente cómo en este artículo: http://www.tecnicasdeorganizacion.com/2011/07/organizacion-progresiva/

      • Justamente ayer, Iago, escuchaba un podcast de una entrevista a Berto Pena, y es justamente como dices.

        La organización, es un hábito como cualquier otro, y como tal, requiere de un periodo de adaptación. Uno no se hace organizado de la noche a la mañana.

        Esto lo escuché ya después de haberme hecho mis planes anuales. Pero de todas formas me está yendo bien. Creo que porque mis “miniobjetivos” son ya de por sí buenos objetivos finales.

        Por ejemplo, uno de mis planes es tener mi casa totalmente organizada al acabar el año. Pero mi primer objetivo para este primer trimestre, es salir de la crisis de este maldito desorden!

        Es decir, dejarlo todo, al menos, “apañado”. Puede que no tenga un sistema de archivos perfecto para todos mis papeles. Pero sé que al menos estarán todos en una caja, y no tendré que poner la casa patas arriba la próxima vez que busque un documento, porque sabré que, o está en esa caja, o no está en ningún lado.

        Así que lo primero es, un “mínimo” de orden. Y eso, ya de por sí, para mí es un objetivo grande.

        Si bajamos de nivel trimestral a nivel mensual, lo mismo. Consigo el mismo objetivo, pero por habitaciones. El primer mes, la habitación A y la habitación B, recogidas, con todo un mínimo de orden. Un mínimo. No hace falta que las habitaciones sean dignas de un catálogo de Ikea tampoco XD

        A mí de momento me está yendo bien así. De todas formas, mi próximo artículo del blog, que publicaré hoy, irá sobre ese podcast con Berto Pena, que más que hablar de métodos o tips, habla de hábitos, que va por la línea que comentabas.


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