Un truco productivo para organizar papeles

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Lo que tienes a continuación es un truco personal bastante práctico a la hora de organizar tus papeles.

No es productividad en sí mismo, pero está diseñado para fomentar una reacción productiva en cuanto lo uses. No tiene ninguna complicación y es muy fácil de aplicar.

¿Para qué? y ¿Cuándo?

Se trata de un pequeño truco para recorrer los documentos de forma eficaz. Lo uso sobre todo en los papeles donde hago brainstorming, esquemas, me organizo o los que utilizo puntualmente para hacer avanzar un proyecto.

La idea general es que en una esquina del papel hagas una cajita como la que ves en la foto y escribas en pocas palabras para qué sirve el documento y cuándo se supone que vas a usarlo.

Los usos

La cantidad de usos que le doy, no hace más que crecer con el tiempo:

  • Conocer rápidamente el contenido de muchas hojas cuando reviso una carpeta (usando el ¿Para qué? como un índice)
  • Saber si encontraré información para la tarea que voy a empezar (usando el ¿Cuándo?)
  • Detectar documentos que no usaré nunca más (si el ¿Cuándo? ya pasó o nunca se repetirá)
  • Mantener claro el propósito de lo que contiene la hoja (no irme por las ramas)
  • No perder el tiempo escribiendo documentos que nunca usaré (si el cuándo es nunca, para de escribir)
  • Lo mismo para detectar documentos inútiles (el sitio de un esquema que no te aclara nada es la papelera)

Cómo optimizarlo

Al principio es un poco difícil responder a ambas preguntas pero aprenderás a afinar. Piensa en el momento en que vuelvas al documento. ¿Qué vas a querer saber? ¿Qué querrías recordarte hacer?

¿Para qué?

No escribas el título que le darías al documento, sino su utilidad. Lo primero que vas a querer saber del documento es si te ayuda con la tarea que tienes entre manos.

Imagínate que necesitas escribir un libro y estás pensando en cómo subdividir los capítulos. Para eso decides que te podría ayudar dibujar un eje cronológico con los hechos que irán pasando.

Es un buen comienzo, pero cuando vuelvas a ver el papel dentro de una semana y lleves 7 días sin revisar nada de lo que habías hecho, te encontrarás un eje cronológico cuyo título es: “Eje cronológico”. Pero, ¿qué es lo que realmente necesitas para seguir avanzando? Que en una esquina esté escrito “Para dividir el libro en capítulos“.

Con eso inmediatamente tu cabeza vuelve a la tarea y en vez de caer en la trampa de rellenar el eje sin saber muy bien por qué o de tirarlo por inútil, continuarás la tarea y pararás exactamente cuando tengas lo necesario para dividir el libro en capítulos.

¿Cuándo?

En el ejemplo de antes el cuándo es bastante evidente: “siempre que modifiques la división en capítulos”. Una vez que acabes la tarea se queda como documento de referencia y si lo tienes un pelín actualizado te ahorrará numerosas incoherencias a lo largo del libro.

El otro uso del cuándo es para tener en cuenta que cuando hagas una tarea, deberás tener en cuenta ese papel. Por ejemplo, los que usáis GTD sabéis que una revisión semanal es más que recomendable. Bueno, pues cuando haces tu primera revisión semanal sabes que la harás probablemente cada semana y necesitas los mismos pasos.

Visto así una buena idea es anotar en un papel exactamente los pasos que debes dar. Así en vez de buscarlos cada semana, te limitas a llevarlos a cabo. Si tienes una idea que mejora tu lista, no la confías a tu memoria, sino que modificas el papel.

En el cuándo escribe “cuándo haga mi revisión semanal” y automáticamente te resultará fácil eliminar todo lo que no sea relevante para esa tarea. Tendrás un documento eficaz sólo por haber aclarado en tu mente el momento exacto en que lo usarás.

Comentarios

Como normalmente escribo más de objetivos y técnicas en abstracto me encantará saber que opinas de esta técnica, si piensas intentarla o si le encuentras algún fallo. Para dudas y opiniones: ¡gracias por dejar un comentario!

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12 comentarios

  1. Siempre con ideas muy útiles que hacen que mantenerme al tanto de tus publicaciones
    Voy a darme a la tarea de aplicarlo, continuamente recopilo docuemntos que aún aplicando el método GTD me queda una pila con a que no se que trato darle.

    Gracias y saludos.

    • Gracias Jose Juan por dejar tu comentario. Breve o no, cada comentario resulta una fuente importantísima de información para saber la acogida que tiene cada artículo. Lo tendré en cuenta, un saludo.

  2. Es una gran idea de partida, que creo se puede desarrollar más aún con muchas posibilidades.

    Como aporte, quiero plantear la dificultad de que sea un documento denso, el cual tenga mucha información y pueda ser utilizado en muchas tareas. Creo que ahí, toca fragmentarlo y tratar la información por separado. O bien anexar una hojita que recoja las partes del documento, y a cada parte aplicar esta idea que propones.

    Un saludo.

    • Hola Dob,

      Efectivamente. En tal caso mi opinión es clara: 1 hoja de papel, 1 objetivo.

      Los papeles densos son muy poco prácticos. Son difíciles de clasificar porque tienen más de un tema, la información necesaria para un tema se vuelve frecuentemente fuente de distracción para otro y además cuando se vuelve obsoleta es difícil de sustuír (no puedes eliminar el papel porque en el aún quedan cosas útiles). Por ello siempre que sea posible: 1 papel, 1 idea. Es mejor tener dos hojas por una cara que 1 llena por dos caras con cosas distintas. Yo además suelo reciclar hojas inútiles que salen de la impresora sólo por impresas por una cara.

      ¡Muy buen comentario!

  3. La técnica es interesante y estoy seguro que sirve para aclarar las ideas rápidamente. Excelente!

    Saludos

    JC

  4. Genial. Muy bueno.
    No me queda claro el uso “•Saber si encontraré información para la tarea que voy a empezar (usando el ¿Cuándo?)”.
    Gracias.

    • Hola Paco,

      Cuando queremos empezar con una tarea pero no recordamos uno por uno los documentos que tenemos en la carpeta sobre ese proyecto, es frecuente empezar por hojear lo que tenemos para saber si alguno de ellos puede contener información sobre la tarea que vamos a iniciar.

      Con este truco es como si buscases en google. Te diriges a la carpeta que quieres y en vez de ver la página completa, simplemente ves un extracto (en Google es lo que aparece justo debajo del título y con este truco ves la cajita del “cuándo”). Si el cuando no se corresponde con lo que vas a hacer, no necesitas examinar todo el documento.

      • Ahora sí lo entiendo. Gracias Iago.

  5. Me ha parecido muy interesante y simple la propuesta, y muy válida por lo tanto.
    Innovaré tu propuesta cambiando la cajita por un post it y de ese modo lo puedo poner en los documentos que no quiera “ensuciarlos” con anotaciones que me pueden estorbar. Las preguntas para qué y cuándo fundamentales.
    Gracias por la idea.
    Un saludo

  6. Hola Iago,

    Muy interesante la idea. Hasta ahora yo simplemente ponía un post-it con una descripción muy breve del documento. La próxima vez que clasifique papeles lo haré de esta manera, me parece más útil en principio.
    De todas formas, cada vez uso menos el papel, ¿a ti no te pasa lo mismo?

    Un saludo

    • Al contrario, el exceso de horas de ordenador por trabajo y la sencillez de crear gráficos y modelos rápidamente en papel me empujan bastante fuera del ordenador. Siempre que tengo versiones definitivas uso el ordenador, pero el papel para mí cumple aún funciones muy importantes. Aún así, se trata de criterios muy personales, y en otra situación reaccionaría diferente. Un saludo

  7. Yo suelo usar algo parecido pero con papeles adhesivos. Básicamente para proteger el documento. Aunque ahora soy fan absoluto de Evernote. Lo cual implica que en las etiquetas adhesivas pongo un número y en Evernote añado una foto del documento y las mil etiquetas que se me ocurran.

    También he eliminado todo el papel innecesario.

    Gracias por las ideas.
    Paco Muñoz


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