Cómo lidiar con la sobrecarga de trabajo

Sobrecarga de trabajo

Ya sea por falta de planificación o porque lo estás haciendo muy buen y la gente te pide más, las sobrecargas de trabajo llegan.

Me encantaría ponerme a dar consejos sobre cómo evitarlas, pero a la hora de la verdad lo que cuenta es saber salir de ellas. Así que aquí te traigo una selección de mis mejores técnicas para lidiar con la sobrecarga de trabajo.

Situación

1. Tienes límite: asúmelo

Uno de los errores más frecuentes es creer que podemos con todo. Eso es simplemente un desconocimiento de ti mismo y un optimismo infundado caldo de cultivo además para la frustración.

Obviamente la forma de prepararte sería dedicar algún tiempo a conocer tus límites (como explico aquí), pero si no lo has hecho, aún así deberás ser muy cuidadoso con tu estimación de lo que podrás o no podrás hacer.

Sólo cuando tengas una idea sólida sobre tu capacidad, podrás empezar a asumir trabajos de los que tienes pendientes hasta ese límite y ni deberías caer en la tentación de sobrepasarlo, ni deberías flagelarte después porque no has hecho más. Simplemente era tu límite.

2. Evita el estado de alarma

Asustar al enemigo en una guerra es una técnica sumamente efectiva. Consiste simplemente en hacerle saltar las alarmas causándole tanto pánico que se le bloquea la capacidad racional.

De modo que lo que necesitas es conocer exactamente la gravedad de la situación. Así que enciérrate en tu entorno de máxima concentración y en vez de dar palos de ciego: planifica.

Primero porque muchas situaciones que parecen inabordables, con mirarlas fríamente y detallar lo necesario para resolver cada frente se transforman en factibles. Y segundo porque si cada dos por tres entras en estado de alarma, estarás desgastándote a todos los niveles.

Acción

3. Eliminar, cuestionar, posponer, renegociar, denegar

En momentos de urgencia, por paradójico que parezca la creatividad es vital. Estás obligado. Si las soluciones convencionales no funcionan vas a tener que sacar recursos de donde sea.

No obstante a la hora de decidir qué hacer con cada compromiso hay una jerarquía. Es mejor siempre asumir que renegociar y renegociar que denegar. Además tu solvencia tanto profesional como personal se define con la cantidad de cosas que eres capaz de resolver.

A este respecto te recomiendo lo siguiente: trata cada frente individualmente y tan sólo una vez. Debes afrontarlo como si fueses a acabarlo y no dejarte influenciar por la posibilidad de hacer otra cosa (como posponer o renegociar).

Otro pequeño detalle: empieza por lo fácil, te dará confianza y te quitará ansiedad por abarcar todo.

4. ¿Plannings diarios?

Un planning convierte nuestra estrategia en un camino factible de llegar desde nuestro punto actual hasta acabarlo todo. Por lo tanto tiene como único objetivo pasar a la acción.

Ahí entran en juego los plannings diarios y te resumiré brevemente lo que saqué de un experimento personal. Durante una semana planifiqué cada día el siguiente y evalué al final por qué fallaban. Los elementos principales son:

  • Infra dimensionar necesidades básicas tales como tiempo de las comidas
  • Planning nada flexible. Necesita serlo tanto para corregir malos resultados como para hacer posible lo bueno
  • Sensación de rutina impuesta, no voluntaria y sin recompensa
  • Sin espacio para la victoria

Los he visto repetirse una y otra vez y cada vez afino más para intentar combatirlos. De momento, si piensas en hacer un plan, tenlos en cuenta. No existe fórmula mágica pero tampoco los dejes de lado.

Revisión

5. Micro-revisiones

Es importante volver periódicamente. No eres una máquina y tu plan es una estimación. Así que vuelve a replantearte tus decisiones iniciales. ¿Dónde estás con respecto a lo planeado? ¿Fuiste demasiado optimista o todo lo contrario?

No hace falta que sean exhaustivas y es contraproducente hacerlas a diario, pero saca la cabeza de vez en cuando para revisar que todo esté en orden.

6. Analízala cuando haya terminado

La parte más importante del aprendizaje es la evaluación y aprender de los errores no es algo que llegue sólo.

Cuando hagas tu próximo planning o te pregunten si quieres asumir tal trabajo plantéatelo dos veces con la información de la pasada vez en mano. ¿Es ahora posible? ¿Cuál es la diferencia? Al menos, ¿qué parte de ese trabajo sí que no debería asumir yo?

En el análisis además necesitas una dosis extra de sinceridad contigo mismo. Admitir límites o decir que no por incapacidad es poco popular pero es lo único que te acercará al éxito final. Del mismo modo si eres capaz, no deberías de cerrarte posibilidades inconscientemente. Así que, sinceridad contigo mismo, tienes mucho que ganar.

Resumiendo

Conoce tus límites, cabeza fría, reevalúa cada trabajo individualmente y una vez, crea plannings realistas y con márgenes, revisa tu estrategia periódicamente y analiza todo al final.

Es una cadena válida para más situaciones que cuando estás sobrecargado pero aplicarla en estos casos ya supondrá una diferencia considerable. ¿Se te ocurren más elementos imprescindibles?


5 comentarios

  1. Esto que comentas lo he realizado varias veces y el resultado ha sido que: Siempre termino con las urgencias dada la circunstancia que estamos atravesando en el sector d ela construcción. He analizado tu informe y me parece excelente, pero creo que deberías profundizar más en artículos que se vea que el factor principal es la crisis y tienes que actuar de otra forma.
    Gracias por tu artículo. Lo pasaré a mis empleados

    • Hola Santos,

      A decir verdad, me he auto-impuesto el convertir este artículo en una visión general y no profundizar en ningún punto en concreto. Hay gente que enfoca todo el éxito en el punto 3 y me parece una pena. Pero tomo nota de tu observación e intentaré detallar más los diferentes apartados. (Y gracias a ti por tu opinión)

  2. hola iago, me encanta el enfoque que le estas dando. Todo, por muy urgente que sea y por muy complicado que parezca, se puede desmenuzar y hacer bocados pequeños que te quepan en la boca. Lo unico que yo hecho de menos en tu blog es un sistema menos generalista y mas a pie de calle o como tu lo harias. Llevo dos semanas intentando dar con una “tecnica de organizacion” para organizar los archivos de mi ordenador, para tener un inicio donde empezar a digitalizar todo el papel que tengo y almacenarlo sin que me ocupe espacio, y me gustaria saber como lo haces TU.

    • Hola,
      Como tema es perfectamente viable así que la organización de archivos en el ordenador (orientado a digitalización de documentos) va a la lista de sugerencias.
      En cuanto a un sistema más “aplicable” o ejemplo práctico de lo que digo tengo un proyecto entre manos que podría tomar un poco de tiempo pero indefectiblemente acabará por aparecer en este blog. No puedo desvelar más en ese sentido pero te garantizo que estoy trabajando en ello. Un saludo y bienvenido.

  3. A mi parecer es como segir la agenda de un micro-proyecto diario que esta sincronizado a uno semanal. !!!Tienes mucha razon en lo de el punto 3!!!, lo digo por que en ocasiones me encuentro a mi misma en una discusion con esa parte de mi que no quiere cooperar, pero al final solo hay de dos sopas: o lo intentas o lo dejas pasar. Y tambien es muy comun: en menos de un minuto tendemos a poner nuestra atencion en otras cosas que suponen (en tal instante) algo mejor, perdiendo de vista los objetivos originales escritos en esa micro-agenda. 🙁 Besos.


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