Debate: ¿Crees que podrías reconocer el santo grial de la productividad?

Santo grial de la productividad
Fotografía original de Afrosa

Hoy voy a ser breve porque espero abrir con esto un debate y cederte a ti la palabra en los comentarios.

Siempre recordaré una escena de “Indiana Jones y la última cruzada” con especial atención. En esta película, el famoso aventurero tenía la misión de encontrar en unas ruinas el Santo Grial.

Tras una serie de pruebas de agilidad y fe, llegaba la prueba final en la que en una sala con muchísimas copas. Indiana Jones tenía que saber reconocer entonces cuál era el Santo Grial y beber de ella. Pero si bebía de la copa equivocada moriría.

¿Cómo reconocerlo?

Paradójicamente Indiana Jones tenía ese día el mismo problema que tenemos tú y yo a diario con la productividad: saber reconocer el Santo Grial de la productividad, ese método o herramienta magnífica que nos organizará de la mejor forma posible.

No obstante, Indiana Jones fue muy inteligente al escoger la copa únicamente en función de lo que venía a buscar. En su caso, rodeado de copas de oro, ornamentos y gemas, escogió una de madera simple y feúcha porque, como dice la historia, se trataba de la copa de un carpintero.

Pero a día de hoy tú y yo sabemos más que de sobra que los métodos y las técnicas de organización feúchos, por mucho que funcionen, no venden. Sino que a la hora de valorar un método nos dejamos llevar más por el renombre, las recomendaciones, los testimonios de terceros (aunque no los conozcamos) o incluso por el precio (como si lo caro fuese mejor).

El debate

Por eso os lanzo la siguiente pregunta para discutir en los comentarios: ¿Crees que podrías reconocer el santo grial de la productividad?

Y además me gustaría lanzar una encuesta para que viendo los resultados vayamos sacando conclusiones:


Encuesta: ¿Por qué elegiste tu sistema de organización actual?


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Te toca hablar a ti. Desde comentar la encuesta hasta opinar sobre si podrías reconocer un buen método que sin que nadie te lo “vendiese” de alguna manera.

Poner por escrito tus ideas no sólo fomenta el organizarlas sino que también da pie a otros a abrir nuevas inquietudes. Antes de nada, ¡muchas gracias a todos por vuestra participación en esta comunidad!


20 comentarios

  1. Bueno, a medida que pasa el tiempo, las técnicas van evolucionando. Eso implica que al final una buena idea para producir solo lo es en el contexto en que se aplica (situación social, tecnologías disponibles…) y en relación a las demás ideas existentes. La noción de santo Grial en algo tan complejo y diverso como la producción me parece difícil de encontrar (irónicamente, ahí hay un paralelismo).
    Por mi parte, una idea que me parece buena es reconocer el tipo de estado mental que se necesita para determinado tipo de trabajo (no es lo mismo tallar madera que resolver problemas matemáticos que estudiar una lengua que rellenar recipientes en una fábrica).

    • Buenas Pau,

      Tu idea ya existe actualmente en varios sistemas de organización famosos. No sólo el estado mental, sino en general todo el contexto que va desde el material que se necesita hasta el tiempo, para llevar a cabo la tarea. En cualquier caso anotar toda esta información también genera una sobrecarga que ralentiza la organización diaria. Pero estoy contigo, es una factor a tener en cuenta.

  2. ¿Cómo no reconocerlo, si lo tengo en casa? Descubrí GTD después de haber probado y experimentado con buenos, aunque insuficientes, resultados un gran número de alternativas.
    Por fin encontré un sistema, no un recetario de trucos y consejos, con el rigor metodológico y científico necesarios [http://pespmc1.vub.ac.be/papers/GTD-cognition.pdf] y la flexibilidad suficiente [GTD es independiente de cualquier herramienta] para gestionar mi realidad compleja, con sus interrupciones, sobreabundancia de información y constantes cambios de prioridad. GTD me permite tener control sobre todo lo que quiero o tengo que hacer y, a la vez, no perder la perspectiva sobre las consecuencias de mis decisiones, liberándome por completo del estrés y sabiendo en todo momento qué hago, qué no hago y por qué.

    • Buenas José Miguel. Me alegra que hayas opinado y en especial tu punto sobre GTD como sistema porque ya sé que eres un férreo defensor del sistema de David Allen. Tu opinión se repite mucho por internet y siempre me genera la misma pregunta, ¿porque consideras que GTD es un “sistema” y no una serie de técnicas puestas juntas”? ¿donde está la diferencia?

  3. Indiana Jones tomo una decisión basado en su experiencia, al fin es el “Dr. Jones”. Así nosotros tomamos nuestra decisión del mejor sistema de productividad. Cuando somos muy jóvenes tenemos la ilusión de control basados en una imagen de éxito como algún alto ejecutivo de una empresa, quieres emularlos hasta en su vestimenta, para darte cuenta tiempo más tarde que son “Gigantes con pies de barro”, gente como tú o como yo, con una alta dosis de estrés, tomando decisiones basado en un pobre análisis de la realidad.
    Cuando a ti te toca estar en esa posición de liderazgo y basado en la experiencia tuya o ajena buscas las mejores herramientas que te ayuden a no cometer los mismos errores de tus antecesores. Aquí entra en escena tu realidad, tu personalidad y tu resistencia al estrés.
    Por eso concuerdo con la mayoría de la encuesta, lo que a unos les sirve a otros no, así con el tiempo vas tomando lo que te funciona de un sistema de productividad y de otro y vas formando tu propio “Frankenstein de productividad”

  4. He contestado en la encuesta “otros”. Porque utilizo GTD, pero no me lo recomendó nadie, ni lo utilizo porque es muy famoso, simplemente lo probé, me resulta muy operativo, me funciona. No cambio, como de detergente.

    • La pregunta de: ¿Crees que podrías reconocer el santo grial de la productividad? tiene dos lecturas, tanto la de aquellos que no tienen método y no acaban de meterse en ninguno, como los que ya tienen método pero ya dan la solución por definitiva. Aunque en tu caso es curioso porque GTD si es algo, es un método recomendado y haber llegado hasta el por iniciativa propia es una proeza.

  5. Mi estimado Iago,

    Para mi ingresar al mundo de la productividad ha sido una forma de eliminar el estrés excedente que normalmente aquejaba mi vida, sin embargo, considero que en cierta forma sigo aprendiendo la forma de incorporar el sistema más adecuado para mi, estoy haciendo mis “pininos” con GTD, pero de lo que si estoy sumamente convencido es que el Sistema no repercute en los hábitos que estoy adquiriendo.

    Desde mi concepción el Sistema es adicional a la decisión de incorporar la Productividad Personal en tu vida; sin embargo, mi decisión por incorporar GTD si tiene mucho que ver con la influencia que este método ha tenido en otras personas y la forma en la que puedo ver la aplicación práctica del mismo entre muchos de quienes hablan de productividad.

    Siento que si algo ha logrado ayudar a tantos, puede que también me ayude a mi y esa es una de mis grandes motivaciones.

    Mil Gracias por tan excelente ejercicio.

    Te mando un abrazo desde México,

    Omar Carreño

    • Bienvenido de nuevo Omar,

      Lamentablemente GTD necesita de un usuario experto para funcionar al nivel deseado. Además aunque la curva de aprendizaje sea rápida, la realidad es otra. No basta con leerse el libro para estar inmediatamente aplicando el método. De todas formas no es culpa de GTD, todo método de organización reside al final en la persona que es la que tiene que implementar los cambios. Pero bueno, tú con el minimalismo tienes sobrada experiencia en el tema. ¡Un saludo para ti también!

  6. Utilizo GTD, pero lo descubrí por casualidad y decidí probarlo. Me gusta, me da confianza y tranquilidad.

    • Al igual que le decía a Montse, descubrir GTD por uno mismo es una proeza. No por el hecho sólo de encontrarlo sino por la etapa de implementarlo. Aún así, recogiendo la pregunta inicial, ¿crees que si hubiese una opción mejor serías capaz de reconocerla y dejar atrás GTD? (Ya sé que es un caso difícil de imaginar). Bienvenida Elvira.

  7. Hola Iago,
    yo no soy muy amigo de métodos y sistemas, así que tal vez te dé una respuesta bastante distinta a la del resto de participantes, la cual aclaro que respeto totalmente :-)
    Mi opinión es que, ya sea hablando de productividad personal o de cualquier otro aspecto de la vida, el Santo Grial no existe. Creo que nadie va a poder ofrecerte desde el exterior una herramienta/método/sistema que se adecúe perfectamente a tu vida. Por supuesto que pueden ejercer influencia o inspirarte en la implementación de ciertos hábitos o técnicas que te ayuden a mejorar, en este caso, tu productividad personal. Pero lo cierto es que tu sistema lo creas tú sólo, sobre todo, a base de experiencia, erros, aprendizaje y rectificación.
    Además, si alguien tuviera el Santo Grial, ¿qué gracia tendría seguir investigando, estudiando, analizando, experimentando, optimizando,… viviendo? Sería el fin del mundo :)

    Buen debate!

  8. Encontré el método GTD picoteando por internet y al comprobar que venía avalado por un libro, me decidí a implantarlo. (Todavía pertenezco a la generación que busca teorías globales de pensadores que plasman sus ideas en escritos más o menos sesudos.)
    Lo bueno de buscar un método es que uno cae en la cuenta de la necesidad de que siempre ha de haber un método: de que se necesita un método, una rutina (más o menos tópica) para subir en rendimiento y bajar en estrés (aunque tengo estudios en psicología, me han ayudado contra el estrés más éstas técnicas “de ejecutivos agresivos con corbata” que los tratados al caso.)
    Lo malo de los procrastinadores como yo (palabra que descubrí cuando GTD) es que también procrastinamos con el método a emplear, jaja.
    Me encantan estos blogs donde lanzáis ideas de ayuda: he descubierto un universo virtual de “buenas personas” a las que espero algún día conocer: vaya por delante mis agradecimientos Iago.

    • Gracias por tu reflexión Paco y por tu opinión del blog. Por alguna casualidad del destino te ha tocado el honor del comentario número 100 de este aún emergente proyecto. Un saludo!

  9. Hola Iago, mi trabajo central es de director creativo de una consultora, la verdad mas que una consultora es un HOSPITAL DE NEGOCIOS, porque los pequeños empresarios aquì concurren a un contrato cuando el agua ya les llego al cuello. De manera tal, que en mi caso siempre bailando con la mas fea del baile, y en un Pais con caotica historia en su economia, fui formulando un sistema de hacer productivo y rentable mi emprendimiento. Lo fundamento en la aptitud para el cambio e innovaciòn permanente:
    UNA MIRADA EN TRES DIMENSIONES, El aspecto emocional, el aspecto funcional y el aspecto estructural.
    LA PRODUCTIVIDAD EN CADA CONTRATO
    Tengo una sola regla: Uso mi buen juicio para toda ocasiòn.
    Tengo en claro que: Mi funciòn no es hacer, es hacer, hacer.
    Estructuralmente, conservo un nùcleo base super sencillo y flexible pero dinàmico, basado en la entrada y salida de recursos humanos para cada situaciòn, de esta manera, conservo el punto de equilibrio para asegurame el rendimiento.
    Logicamente, hace 25 años la tecnologìa no jugaba tan a favor de este sistema como lo hace hoy en la actualidad, pero la esencia del sistema productivo no se altera, una atmosfera de buen humor productivo que graficamente me llevo a instalar el viejo citroen 2 cv como vehiculo y el slogan “fabrica de ideas” en mi red de clientes y proveedores.
    Muy buenos Tus temas Iago, y siempre soy optimista que gracias a estos aportes uno va aprendiendo cada dia mas y mas cosas y si las comparte, mas recibe.
    Raùl
    Trelew Chubut Patagonia

  10. Hola Iago,

    Uso (o al menos lo intento) GTD. He contestado “otros” en la encuesta. Elegí GTD porque creo que es el que mejor me funciona a mí, después de probar también ZTD, GSD, Autofocus y algunas variantes y mezclas.
    La G seguramente es de Grial, no de Getting :)

    Un saludo

    • ¿Y tú amplías GTD o te limitas a la descripción de David Allen? Como le decía a José Miguel (que entiendo su punto en gran parte) GTD es para mí un conjunto de reglas puestas juntas, varias fuertemente interrelacionadas, de hecho. Pero antes de GTD y después de él sigue habiendo espacio para la mejora, ¿tú como lo afrontas?

      • Cuando controle bien GTD probaré a cambiarlo, pero de momento continúo en el proceso de aplicarlo. Algo clave es encontrar la/s herramienta/s adecuada/s y yo todavía no la/s he encontrado a pesar de haber probado muchísimas. Voy a tener que hacer como tú, crearme un programa yo mismo :)

  11. Hola Iago, excelente pregunta, actualmente yo estoy trabajando en resolver esta inquietud en varios clientes.
    Primero tengo que decir que no hay un solo sistema, que resuelva este desafio y menos una sola tecnología, me explico. Las personas realizan 2 actividades claves: pensar y conversar. Y estas se desglosan en 6 según estudios de IDC: uso del email, buscar información, analizar información, conversar y colaborar, publicar información y crear contendido.
    Desde hace mucho tiempo la herramienta de productividad clave en las empresas es el Outlook, esta herramienta, se ha utilizado para tod tipo de fines y buena parte de los habitos actuales se debe, en mi opinión, a las necesidades que ha cubierto esta herramienta.
    En este contexto el actual desafio del grial de la productividad se centra en cambiar habitos que están arraigados por años en las organizaciones y que tienen como estandarte al Outlook. Poco a poco las personas se dan cuenta de lma necesidad de enfrentar la productividad con nuevas formas y apoyado en nuevas herramientas, por ejemplo sharepoint, evernote, dropbox y Lync.
    Nuestro quehacer se enmarca en dar los lineamientos globales para que las personas y equipos cambien sus practicas y adapten otros nuevos….esto es como tener niños de 40 años en algunos casos.
    Espero haber aportado y con gusto me gustaría profundizar el tema con ustedes.
    Saludos.

    • Claro que aportas Christian. De hecho en este debate todo el valor lo tienen los comentarios y hay mucha experiencia entre los concurrentes por lo que veo. Un saludo!


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