Una solución eficaz para recuperar la concentración tras una interrupción
Estamos rodeados de fuentes de interrupciones. Nuestra propia atención es itinerante e incapaz de permanecer durante mucho tiempo fija en un sólo frente.
Así que hoy te traigo una idea para contrarrestar las interrupciones, tanto las que te causan otros, como las que te causas tú mismo para volver rápidamente a donde estabas y no perder tiempo intentando recordarlo.
Implementando las Breadcrumb lists
Puede que el término no te suene en inglés pero seguro que las has visto alguna vez. Una breadcrumb list es esto:
Breadcrumb significa en castellano migas de pan y esto se llama “lista de migas de pan” en referencia a las migas que pretendían usar Hansel y Grettel para volver a casa. Es decir una forma de encontrar el camino al origen. ¿Empiezas a intuir por qué te hablo de ellas?
Muy sencillo. Originalmente se usan para que en una página web sepas en donde estás. En el ejemplo habría tres niveles: La página de inicio, dentro de la página una sección llamada “General” y dentro de ella una subsección llamada “Actualidad”. Los títulos son subniveles unos dentro de otros, ¡como las Matroshkas de la foto!
La idea es que de un vistazo el usuario sepa dónde se encuentra lo cual es perfecto para cuando volvemos tras una interrupción en el día a día a la tarea que estábamos realizando.
Cómo recuperar la concentración usándolas
Para que te resulten útiles tienen que estar presentes siempre que se te vaya la concentración, es decir, necesitarás escribirlas siempre que inicies una tarea. Pero ya verás, no sólo ayudan a volver a concentrarte, también te ayudarán a organizar tus ideas.
Mi recomendación es que si trabajas en un papel escribas tu “lista de migas de pan” en la parte superior derecha de la hoja en la que estés trabajando. Es un sitio muy visible a menudo reservado para la fecha u otra información pero lo escojo porque es el primero al que diriges tu mirada cuando vuelves de un despiste o interrupción.
Si normalmente lo primero que miras del papel es otra parte, ¡apúntalo ahí! Por otro lado, si estás en el ordenador escríbelo en la parte superior del documento. Lo ideal sería escribirlo justo donde está el cursor antes de marcharte a atender una interrupción, pero no siempre te acordarás.
Para escribirla es muy sencillo, piensa en qué gran tarea o bloque estás trabajando, escríbelo y a su derecha añade un “>”. A continuación añade la tarea en la que te encuentras y si estás haciendo un pequeño trabajo dentro de ella escribe otro “>” y así sucesivamente. La mayoría de mis listas contienen entre 3 y 4 niveles aunque he llegado a 6 más de una vez.
Cuando vuelvas esas etiquetas tienen que ayudarte a saber dónde estabas, nada más. Además, con esto te protegerás contra el punto 2. de mi lista para frustrar emprendedores.
Cuándo usarlas
Ya he dicho que siempre que puedas deberías crear tu lista. Sólo tengo una excepción: no lo uses para tareas muy cortas. No merece la pena perder 20 segundos en una tarea que te llevará 1 minuto hacer. Por el resto: ¡siempre!
También en tu agenda
Estas listas también son increíbles para ordenar tu agenda diaria. Al principio puede que creas que te llevan mucho tiempo pero en realidad perderás mucho más organizándote de otro modo.
En tu agenda podrías escribir algo así:
Aquellas que pertenecen a la misma “tarea madre” simplemente escríbelas debajo al mismo nivel (como he hecho por ejemplo con “Sacar basura” y “Arreglar trastero”). Esto ahorra tiempo y mejora la legibilidad.
Un resumen de lo que te aportan
Me gustaría también llamar tu atención sobre alguna ventaja más que te traerán. Si la piensas implementar acabarías descubriéndolas pero si aún dudas te las contaré para sacarte de dudas:
- 1. Sólo harás cosas útiles Si no eres capaz de escribir la cadena probablemente es porque esa tarea no contribuye a nada de lo que haces. Con este método lo descubres antes de empezar.
- 2. Organizarás tus objetivos Este método te ayudará a darte cuenta de que cada gran fuente de tareas no es más que un objetivo. Te ayudará muchísimo a ver qué tareas contribuyen a tus objetivos y si no los tienes claros, a definirlos (¡ya conoces la importancia de definir tus objetivos!).
- 3. Serás menos multitarea Pronto te darás cuenta de que tenderás a tener poca letra en tu agenda. Y el sistema incentiva el que hagas primero todo lo correspondiente a una tarea antes de añadir largas cadenas de otras tareas. Conclusión: el diseño incentiva que acabes tareas a medio hacer antes de empezar con otras nuevas. ¡Una tontería que importa mucho en mi opinión!
Y a todo esto, por supuesto, la principal ventaja sigue siendo que cuando vuelvas de un despiste o interrupción serás capaz de volver a sumergirte en la tarea en seguida.
De un vistazo verás la cadena mental que te ha llevado hasta convertir lo que hacías en tu tarea principal. Porque a veces, simplemente, perdemos la memoria y cuando volvemos juzgamos una nueva tarea que nos acaban de endosar como prioritaria ignorando la anterior.
Modelos que funcionan > Lista de migas de pan > Conclusión
Espero que el post te haya resultado agradable y útil. Es un ejemplo más de modelo que funciona y desde que lo adapté a mis tareas pensando en la concentración ha hecho maravillas por mí.
Si tienes alguna duda o quieres expresar lo que te parece me encantará leer tu reacción en un comentario. ¿Te parece difícil o pesado? ¿Lo ves viable en tu agenda? Te aseguro que paga el poco esfuerzo que supone con creces.
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7 comentarios
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Gracias a tu artículo hoy he descubierto que lo que le llamaba yo “listado to-do ampliado” recibe el nombre de “breadcrumbs lists”.
Siempre añado al listado to-do anotaciones extras. Ya sean “pistas”, subtareas… me ayudan a definir mejor las tareas y ver en pocos segundos: 1. lo que tengo que hacer y 2. la secuencia que pensé en su momento y no perder tiempo intentando recordarla. Es decir, relaciones tipo “primero (esto) y luego (esto otro)”.
Muy interesante el artículo y muy recomendable utilizar este tipo de listados.
Gracias a ti Xavi por tu opinión. ¿Hay alguna mejora que puedas añadir desde tu experiencia a este tipo de listas? Un saludo
Yepa! Iago, no me esperaba la pregunta. Yo soy ningún experto y no se si te valdrá como mejora, pero a mi me funciona muy bien el agrupar y escribir en una linea, aquellas tareas que tenga que realizar de forma cronológica. Sólo me fijo en la primera tarea. Si no hago esa, no puedo hacer las siguientes. Se me reduce el listado y, al mismo tiempo, pongo por escrito la relación lógica que he planeado en mi cabeza y me ahorro tener que volver a pensar en el orden y los detalles.
Un ejemplo simple para que se entienda: tengo que contratar un seguro de coche pero me gustaría antes comparar presupuestos en diferentes compañías y preguntar a un par de amigos. Yo lo escribiría así en mi listado.
-Pedir seguros coche -> Comparar + preguntar a “Juan” y a “Pedro” -> Contratar seguro.
¡Genial el aporte Xavi! Esto no es una blogocracia. Mi forma de emplearlo ya has visto que es la inversa (por la ventaja de ponerlas en vertical cuando hay varias acciones simultáneas) pero el principio es el mismo y tu alternativa puede interesar a algunas personas.
No hace falta ser un experto para aportar ideas y te animo en el futuro a que sigas apuntando y participando activamente. ¡Una vez más, gracias!
Yo (que soy muy desorganizada) anoto justo al revés: todas las interrupciones, que también son trabajo, y que me llevan bastante tiempo. Son tantas, que al final de la mañana me iba con sensación de no tener el trabajo hecho, y empecé a anotarlas por eso. Así las miro y ya no tengo conciencia de estar en todo y en nada. Están allí anotadas, las hice, me llevó tiempo, y son tareas necesarias, y muchas más útiles a la larga que el trabajo cotidiano. Pero es cierto, que a veces salto de tarea en tarea, con la intención de hacerlas todas tarde o temprano, sin priorizar. Probaré con ésto.
Hola Marlén,
Para mí, si el tiempo es suficiente y las vas siguiendo más o menos por prioridad con tu método entonces no hya problema. Pero el principio de esta idea es decidir en un momento sólo cuál es la tarea que necesitas hacer y luego concentrar a tus esfuerzos hasta que puedas eliminarla de tu lista. Las tareas a medio hacer siguen apareciendo en la lista de cosas por hacer y una lista demasiado extensa se vuelve inabordable. ¡Gracias por participar en los comentarios!
Gracias por tus sugerencias!! me gustaría saber tu opinión y la de los visitantes del blog acerca de cómo lograr focalizar a los integrantes de un equipo, para que las distracciones e interrupciones (humanas, inevitables)no afecten la producción grupal. ¿Se les ocurre alguna clave, alguna ayudita?