Aprende a diseñar indicadores que incentiven lo que quieres

Este post es la continuación lógica de “Cuándo necesitas un indicador y cuándo no”.

Aprende a diseñar indicadores

Como lo prometido es deuda, vamos a hablar de crear indicadores. Como presentaba en la primera parte, un indicador no es más que la forma de monitorizar una variable que te interesa tener presente.

Hemos definido ya sus objetivos, cuándo los necesitas y cuándo necesitas quitarlos de tu vista. Si te suena a chino lo que te estoy contando, léete la primera parte de este post antes de continuar.

Diseñar indicadores: ¿qué tiene eso que ver conmigo?

Mucho, te lo demostraré. Tú estás eligiendo un indicador cuando te compras un reloj y lo colocas encima de tu mesa. En ciertos momentos te presionará y te relajará en otros. Sea como sea, a partir de que lo pongas ahí, condicionará tu trabajo directamente.

Lo mismo, pero a mayor nivel pasa cuando miras las estadísticas de un negocio en internet. ¿Qué indicadores quieres? Tienes 10.000 pero en realidad necesitas escoger los que realmente importan, ahí es donde estás diseñando indicadores (o escogiendo). Estás diseñando tu panel de control, la forma de ver tu proyecto y poder decir “va bien” o “hay que mejorar esto”.

Así que cuando te hablo de diseñar indicadores, me refiero a escoger la información que le pides a tu contable (o miras tu mismo) y el formato en el que lo quieres ver. No es lo mismo preguntar por el número de clientes que por el aumento de dinero bruto ingresado y las decisiones que tomes siguiendo una u otra variable serán distintas.

Asume desde el principio que todo proyecto tiene miles de variables y tú necesitas sólo aquellas importantes. El resto sobra.

Las claves para seleccionar la variable correcta

En cuanto a seleccionar variables hay dos leyes primordiales:

1. Tienen que medir el avance de tus objetivos

Si no estás trabajando en una estadística deja de verla a diario. Esto es fundamental pero parece que nos empeñamos en contradecirlo constantemente.

Por eso programas como Facebook no te dicen “tienes mensajes”, sino que te dicen el número exacto y cuántos “me gusta”. De ese modo el individuo normal tendrá la reacción natural: como se considera algo positivo querrá aumentarlo.

Una razón muy común es que no tengas claros cuáles son tus objetivos, pero en tal caso, no necesitas indicadores, necesitas sentarte a definirlos.

2. No midas variables indirectas

Del mismo modo que no puedes confundir éxito con dinero ganado, no puedes medir el número de clientes satisfechos a partir del número de reclamaciones que recibes. Tienes que estar muy alerta de esto. Algunos clientes se van enfadados a casa y nunca volverán a tu tienda y alguno que vuelve es porque aunque no le gustas vive cerca de tu tienda.

Tienes que separar las fuentes que contribuyen a cada variable y escoger muy bien los parámetros que sigues de cerca. Porque, entre otras cosas, en tus indicadores se basa tu aprendizaje (si ahora gano mucho dinero y ayer no, lo último que hice fue lo bueno y lo repetiré cuando quiera ganar más).

No te dejes guiar por informaciones que no miden lo que buscas.

4 maneras de monitorizar lo que te importa

Ahora veamos 4 tipos muy comunes de indicadores y sus ventajas. Esto son, formas en las que puedes ver la información para sacarle partido:

1. El valor

Ejemplo: un termómetro. En todo momento te marca el valor y tú estás capacitado para juzgarlo (¡esta es la característica fundamental!) 0ºC : Frío, 39ºC : Calor. Lo que prima con un indicador así es el estado de lo que evalúa. Es completamente independiente unos días de otros pero te sirve su estado para reaccionar en consecuencia, en este ejemplo poniéndote una chaqueta o no.

2. Evolución

Ejemplo: subida de la bolsa. Se expresa a en valor total o a menudo en porcentaje. Un indicador que te muestra evolución, asume que lo importante son los cambios. Es decir, te servirán mejor para definir los efectos de tus últimas medidas como por ejemplo indicar si tu campaña de publicidad es eficaz. No pierdas de vista, que en algún lugar la evolución de un parámetro es la comparación de su valor en dos momentos. Es vital que decidas la frecuencia (diaria, semanal, mensual, etc.) correcta para medir lo que pretendes.

3. Alarma

Ejemplo: el pitido del coche cuando no llevas el cinturón puesto. Esto es también un indicador, y de los más útiles por cierto. Cuando uno de tus proyectos pasa ciertas fronteras deberías ser capaz de percibirlo y acto seguido actuar.

4. Compárarte a la media

Ejemplo: diferencia entre tu salario y el salario medio. Este es sin duda mi tipo preferido. Si alguna vez quieres mejorar en algo en lo que estás por debajo de la media compárate a diario con esa media. Es más, si ya estás por encima de la media, consigue compararte con la media de un grupo superior. Esta manera de basar la eficiencia es muy realista y consigue inmediatamente incentivar comportamientos. Si la competencia trabaja menos horas y gana más, es que existe un modo a tu alcance de conseguirlo.

Un ejemplo del proceso completo

Puede que lo que has leído te parezca lejano, poco manejable y hasta un tanto demasiado teórico pero cobrará sentido en cuanto te pongas a evaluar la información que recibes a diario.

Te pondré un ejemplo directo y más tangible: si estás leyendo este blog es porque quizás te interese aprender algunas técnicas de organización que te hagan ser más productivo haciendo más en menos tiempo. Pero ahora bien, ¿tienes una forma de monitorizar que tu productividad aumenta?

Tu percepción no siempre es suficiente. ¡Necesitas un indicador! Ahora sigamos la mecánica que te acabo de detallar para buscar cómo monitorizarlo.

Lo primero sería empezar por definir qué pretendes con aumentar productividad (porque es demasiado genérico). ¿Sacar adelante muchas tareas? ¿Sacar las principales? La respuesta sólo depende de tus objetivos.

Lo inmediatamente siguiente será definir en qué parámetros lo medirás. ¿1 tarea acabada = 1 punto? ¿1 tarea acabada = tantos puntos como importancia de la tarea?

Acto seguido tendrás que decidir el tipo de indicador. Que te interesa saber, ¿cuántos tareas tienes acabadas al final del día? ¿Cuántas más hiciste que la semana pasada con el otro método? ¿Sólo necesitas saber si estás por debajo de un mínimo? O por el contrario ¿quieres saber si haces más que los demás?

Concluyendo

Las decisiones guiadas por las matemáticas son bastante fáciles y objetivas. La diferencia está en quién es capaz de observar mejor. O en otras palabras quien coloca mejor sus indicadores.

Cuando alguien le compra un negocio en quiebra a otro no es ni más ni menos que porque el comprador ve algo que el vendedor no ve. Si sus indicadores están bien colocados, se hará de oro, si el vendedor tenía mejores indicadores que él, le habrá vendido demasiado caro.

Selecciona muy bien la información que condiciona tus decisiones, es parte de tu éxito.

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4 comentarios

  1. Hola Iago,

    Muy útil tu artículo, ya que al llevar indicadores que nos permitan “medir” nuestros avances productivos tendremos la posibilidad de incrementar por mucho la motivación que nos brinda el generar técnicas de organización productiva en nuestro actuar diario.

    Sumamente inspirador y práctico, el tipo de artículos que disfruto leer.

    Saludos amigo.

    Omar Carreño

    • Gracias por tu opinión Omar. Precisamente creo que hay una diferencia fundamental entre pensar que algo funciona y verificarlo con números. De esa diferencia es de donde “aprendemos” cuando tenemos que investigar el por qué algo da un resultado inesperado. Un saludo.

  2. Encuentro de gran valia tu articulo y son un aporte que pueden ayudar a mejorar mis proyectos que generlamente califico al final del mismo. Con estos indicadores pienso que puedo identificar las variables que lleven a mejorar el rendimeinto.

    saludos

    • Hola José Juan, bienvenido. Gracias por tu comentario y decir al respecto que es vital que los proyectos no sólo se “evalúen” al final, sino que hay que “monitorizarlos” con frecuencia. Esto es fundamental para acelerar el progreso y agilizar nuestro aprendizaje.


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