¿Quieres más productividad? ¡Emplea palancas!

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Imagen original de Pablo Hevia

Bueno, es hora de contribuir directamente a tu proyecto. Tienes ganas y fuerzas para mejorar tus resultados y avanzar hacia la meta que te has marcado.

Lo primero obviamente, ya me lo has oído decir mil veces: es que tengas una meta sino dará igual que uses palancas o no, si estás listo, vamos allá.

¿Qué son y qué hacen?

Una palanca en términos organizativos es todo medio, infraestructura, herramienta o forma reconocible de hacer de un golpe una gran parte de un trabajo que llevas a cabo con frecuencia.

Imagínate que tienes que ir todos los días de casa al trabajo y esto te lleva 34 minutos caminando. Sin embargo caminando sólo de tu trabajo a la parada de metro más cercana y de la parada de donde te bajes hasta tu casa podrás reducirlo todo a digamos a 13 minutos y ~1,50€ (muy importante tener en cuenta todos los factores).

El metro es un ejemplo muy simple de palanca pero este modelo hay que exportarlo a otros ámbitos de tu vida. Cuando a diario necesitas encontrar papeles o archivos de antiguas gestiones y los tienes todos almacenados una palanca de gran utilidad sería por ejemplo un sistema de archivado efectivo, es decir con el criterio organizativo que más útil te resulte.

Pero, ¿cómo encontrarlas?

Las palancas como concepto son super-apetecibles, ahora bien, lo difícil es encontrarlas. Y cuando te digo “¡Emplea palancas!”, lo que en realidad quiero decir es “¡aprende a encontrarlas!”

Vamos con unos pasos bastante fáciles de seguir para encontrar dónde necesitas una palanca:

1. Análisis previo de tus acciones diarias

Lo primero de todo es examinar qué haces en tu día a día. Anota especialmente las tareas más frecuentes últimamente. Y digo últimamente porque en contra de lo que se pueda pensar, las tareas frecuentes que realizas a diario evolucionan con el tiempo. Lo que estamos intentando con este paso es determinar dónde un pequeño cambio tendrá un efecto mayor.

2. Selección de las tareas más frecuentes o menos efectivas

De tu balance sacarás dos tipos de tareas en las que valdría la pena invertir un poco de tiempo: aquellas muy frecuentes en las que cualquier cambio pequeño sería muy beneficioso (puede que incluso no necesites una palanca en sí, sino optimizarlas un poco), y aquellas que aunque realizas pocas veces cuando las realizas suponen un desperdicio enorme de recursos ya sea tiempo, dinero, preocupación o lo que sea que altere tu estado normal.

3. Construir o comprar

Ahora sigue el modelo del metro. Primero tendrás que listar todas las opciones posibles lo que equivaldría a comprarte una bici, o coger el bus, o la línea de metro o comprarte un coche (grande pero no la descartes sin evaluarla).

En esta etapa lo único que cuenta es tu creatividad. Puedes escoger entre las que ya están en el mercado (comprarlas) o construír tus propias soluciones (crearlas).

Deja de pensar como una persona convencional. A veces no tienes por qué obtener la palanca sino sólo usarla. Si un compañero vive cerca de ti, compartir costes de gasolina puede ser la mejor opción de largo. A menudo las mejores soluciones surgen de lo que el sentido común descartaría antes siquiera de tenerlo en cuenta.

 

Por último, asegúrate de que haces esto periódicamente. Para cuando vuelvas a evaluar tus tareas diarias elimina el primer paso y tratalo de una forma más progresiva. Es decir, espera a que necesites encontrar papeles para decirte: “necesito un sistema que me organice los papeles”.

No obstante la primera vez usa la estructura en 3 puntos que te propongo porque hay muchas posibilidades de mejora que puede que no encontrases de otra forma.

Resumiendo

Las palancas son lo que necesitas para progresar. Las palancas permiten que tan pronto como tengas una idea puedas aplicarla en el menor tiempo posible. Así que antes de mirar qué cosas nuevas puedes añadir, pregúntate cómo puedes mejorar las que ya haces.

Trabaja un poco para ti y hazte la vida más fácil. Proponte el dotarte de estas herramientas, estas palancas que te permitirán con pequeños gestos desencadenar efectos mayores.

¿Qué palancas usas ya a diario? ¿Crees que podrás trabajar para ti y crearte alguna nueva?


3 comentarios

  1. Muy interesante. A veces con un cambio pequeñito en algo que hacemos todos los días podemos lograr un gran avance. Se me ocurre un ejemplo de palanca muy sencillo pero también muy efectivo: aprender las combinaciones de teclas (atajos de teclado) de nuestro programa lector de correo electrónico.
    Un saludo

    • Cierto, es un ejemplo simple pero muy frecuente, así que por poco beneficio que suponga a cada vez será un avance considerable a escala diaria o superiores. ¡Buena contribución! Un saludo

  2. Nosotros hemos implementado códigos de barras en los portátiles, que sumados a pistolas en todas las partes de la cadena nos permite ser mas ágiles a la hora de añadir anotaciones sobre averías o piezas o buscar el portátil de un cliente que viene a recogerlo


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