Un truquito vale más que mil tecnologías y cómo buscarlos

A veces simplemente nos perdemos en los laureles. Aquí me encuentro yo mismo intentando condensar al máximo esta idea escribiendo el post por segunda vez.

Los libros de Fulanito

En casa de Fulanito hay una cantidad ingente de libros. Un buen día decidió que con tanta estantería y tanto libro aquello era un caos.

El sistema se sobrecargaba y tardaba muchísimo en encontrar cualquier libro hasta el punto de comprar dos veces el mismo o descubrir aún con plástico uno que le apetecía leer.

Así que un día se propuso un método complejo (paralelismo con tu sistema de organización, GTD o similar): darle a cada estante un número compuesto por la habitación, la altura y el número que ocupaba de derecha a izquierda. Así en una base de datos del ordenador pondría título, autor, editorial y número de estante.

Pero el sistema fracasaba en parte. Su organización superpotente no le resolvía búsquedas pequeñas del día a día. Incluso cuando todo estaba bien organizado dependía al 100% de su sistema. Ninguna búsqueda era posible sin el tiempo que requería encender el ordenador, el programa y lanzar la búsqueda.

Entonces Fulanito, ávido lector de libros en gallego, se dio cuenta de que podía dividir prácticamente todos sus libros en dos. Los de gallego, y el resto. Concentró a todos los escritos en gallego en una habitación y así reduciría enormemente sus tiempos de búsqueda independientemente de su sistema que seguiría utilizando para casos difíciles. Esto ya era otra cosa.

Cómo escoger tus criterios

¿Te acuerdas de cuando te hablaba de la necesidad de centralizar tu organización y los 3 criterios? Pues bien, el éxito de Fulanito está en haber hecho su sistema más accesible.

No porque siempre tenga su ordenador delante sino porque a veces puede acceder a su criterio de organización sin ni siquiera pasar por el ordenador.

Para ello empleó un criterio especialmente adaptado a la situación y que le resultaba práctico porque estaba perfectamente adaptado a la realidad.

Las 3 claves para encontrar criterios prácticos:

  • 1. Cuanto más evidente y básico, mejor. Tiene que hacer referencia a algo que sepas identificar con muchísima claridad, que “caiga de cajón”.
  • 2. Que maximice el tamaño de los subgrupos. Cuanto más grandes sean los subgrupos que cree tu criterio más elementos podrás dejar fuera. Libros en swahili (en casa de Fulanito) no hubiese sido suficiente.
  • 3. Si hay más de un criterio, jerarquízalos En cuanto extiendas la idea tienes que establecer una jerarquía. Por ejemplo, si creas un estante de diccionarios, deberás priorizar el que un libro es antes un diccionario que el hecho de que esté escrito en gallego para saber a dónde dirigirte.

Y ya está. Hasta aquí la historia de Fulanito y mi desafío personal de hoy de transmitiros una idea simple en las mínimas palabras posibles. Es difícil mantenerse breve.

Para Fulanito, mi agradecimiento por haberme permitido aprender esto (espero que me disculpe el haberlo puesto de ejemplo), y para vosotros la recomendación de que, no importa cuán complejo sea vuestro sistema: usad organización práctica con criterios simples.

¿Qué criterios-atajos empleáis ya? ¿Cuáles se os ocurre poner en práctica? Nos vemos en los comentarios.


3 comentarios

  1. Muy buen escrito. A veces se requiere una buena dosis de sentido común para facilitar las cosas.

    Hablando de ordenar, me has acordado de ordenar los ficheros en el ordenador. Periódicamente reviso algunas carpetas y voy descartando lo que ya quedó obsoleto para mi, a la vez etiqueto las carpetas con nombres sencillos y que no tengan tantas subcarpetas (o que una carpeta posea mas de un fichero).

  2. Realmente bueno tu post. esas son cosas sencillas y de sentido común pero a veces se nos pasan por alto…

    • Hola de nuevo David,

      En primer lugar, gracias por tus últimos comentarios y por compartir tu opinión con el resto de lectores. En segundo lugar, el fenómeno de “es algo sencillo que se nos pasa por alto” es un problema crítico en la productividad personal. A menudo la riqueza de lo que hacemos está más en aplicar lo que sabemos que en aprender cosas nuevas. Lo que pretendo con este blog es justamente resaltar lo importante porque nos podríamos ahogar con innumerables criterios de organización. En la línea de tu comentario, el siguiente artículo que te recomiendo leer es “La diferencia entre lo simple y lo aprendido”: http://www.tecnicasdeorganizacion.com/2011/06/diferencia-simple-aprendido-i/ Espero que te aporte un poco más de luz sobre ese tema. ¡Un saludo!


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