El por qué centralizar tu organización es tu próxima prioridad

Un piloto de fórmula 1 tiene muy pocos segundos para arreglar su coche antes de seguir con la carrera.

La gasolina una vez que se enchufa el tubo necesita unos 10 segundos a máxima presión para llenar el depósito. El morro necesita 5 segundos de trabajo, las ruedas necesitan 7 cada una y los demás ajustes llevan en total 6.

Si el piloto tiene que ir de taller en taller completando cada una de las tareas en serie (aunque trabajen para él los mismos mecánicos) tardaría en total 49 segundos. Si todos los mecánicos le esperan en el mismo taller, tan sólo 10.

El porqué debes centralizarte

centralizar organizacion

Al igual que un fórmula uno, tu tienes muchas tareas que completar con éxito. Algunas te surgirán en el trabajo, otras mientras estás en el coche y con un poco de suerte algunas también en casa.

En cualquier caso, necesitas un punto de convergencia desde el que seas capaz de visualizar todo. ¿Necesitas alguna razón? Toma 10 ventajas de por qué un sólo punto de organización es mejor que varios:
 

  • Permite trabajar en tareas en paralelo (ejemplo Formula 1)
  • Sabes a dónde acudir a por la próxima tarea
  • Más fácil de encontrar todo, sólo puede estar en un sitio
  • Ninguna tarea fácil y factible te bloquea nunca
  • Tiempo de desplazamiento nulo
  • Cada mejora que hagas a tu sistema no la tienes que llevar a más sitios
  • Permite visualización global
  • Te muestra todas tus tareas urgentes (sabes que no te dejas ninguna)
  • Concentrar tareas iguales ahorra tiempo
  • Su efectividad no depende de tu memoria

 

La idea no es restringir tu actividad a sólo un lugar en todo el mundo. No se trata de que ignores lo que se te ocurre en el coche o de lo que te acuerdas en el trabajo sino ser capaces de tratar todo eso en un sólo sistema. Por así decirlo que sólo tengas una lista de tareas que hacer y no miles de post-its que ir recogiendo por ahí.

Si es un principio tan simple y aparentemente aceptado en nuestras mentes: ¿entonces por qué no lo seguimos?

Porque en la vida real, organizarse en un modo centralizado no es nada sencillo.

El inconveniente mal solucionado

Un sistema centralizado necesita que todas las tareas lleguen a un punto concreto.

El sistema se derrumba si tienes dos o más lugares frecuentes de actividad (casa, trabajo, segunda casa, etc.), lo cual además, es lo más frecuente. Las tareas no se originan en el mismo lugar y tendrás que gestionarlo. Algo que te hará perder muchas de tus energías si no tienes un plan claro.

A este respecto la peor de las soluciones que puedes tomar es ignorarlo. Al principio da la sensación de que puedes ir tirando y que no vale la pena hacer nada al respecto. Pero al final acabarás olvidando tareas, serás ineficaz, gastarás mucho más tiempo en recordar y hacer malamente que el tiempo que te hubiese llevado el crear una pequeña estrategia. Además, cuanto mayor sea tu ocupación, mayor será tu ineficacia.

Está bien necesitamos una solución: es nuestra primera prioridad. Cuanto más tardemos, más tiempo perderemos pagando el precio por no haberle dado a tiempo una buena solución a un problema que sabíamos con toda certeza que se iba a dar. Pero, hablando de esta solución, ¿qué forma tiene que tener?

Las condiciones de tu sistema

Si quieres ser eficaz tu sistema tiene que tener estas tres condiciones (A-E-I):

  • Accesible El principal criterio es que puedas acceder a tu punto de organización siempre que lo desees. Esto implica o bien ser fácilmente portátil como una agenda o estar en todos lados como por ejemplo cualquier sistema de organización al que accedas desde internet.
  • Extensible El problema a veces de las agendas era que se quedaban pequeñas algún día o que no admitían documentos adjuntos “por las buenas”. Lo ideal es poder referenciar y/o añadir elementos necesarios para nuestras tareas.
  • Indexable Necesitas encontrar rápidamente lo que buscas. De nuevo el criterio de las agendas es pobre porque el día del año no da mucha información sobre las tareas. Si no la haces un día la irás arrastrando y de nuevo sobrecargarás su breve extensión. Las “etiquetas” o categorías son lo ideal aunque generan un gasto de tiempo.

Ves que en ningún momento he hablado de unidad, solamente de centralizar. En otras palabras, tener un punto de referencia y capaz de resolver tus problemas de organización independientemente del resto.

Mi opción: Una sublista de tareas

Por ello vamos a guardar el espíritu centralizado de nuestro sistema de organización pero lo vamos a extender de forma que no sea único.

La solución que empleo y que te pongo como ejemplo es una sublista de tareas.

Mi centro de organización es mi ordenador, pero mis tareas no están conectadas a internet. Mi forma de hacerlo accesible es mediante la copia de ciertas tareas que puede que tenga tiempo de hacer en el día.

Las copio en una lista en papel (libretilla) y le añado alguna tarea principal y siempre las urgentes. La libretilla es portátil contiene tachones y demás pero tu organización no necesita ser limpia sólo eficaz. Si me encuentro con una tarea que ya hice, la tacho y punto.

¿Por qué esto es mejor?

El sistema sigue siendo centralizado. Si mi hoja se cae por una alcantarilla sigo teniendo todo.

Si algo nuevo se me ocurre, no creo una nueva lista de tareas sino que lo apunto y me lo llevo a casa. Si mi hoja no llegase a casa (pocas veces pasa pero puede) mi solución no es esperar hasta que la vuelva a ver, sino que la doy por perdida e intento regenerar lo que apunté.

En el caso de que la tarea sea crítica no dudaré en enviarme un e-mail o darle seguridad extra a ese papel.

La diferencia principal con tener dos listas de tareas es que con esta solución se crean duplicados, redundancia pero todo absolutamente todo se gestiona en un punto.

Además siempre se tiene un centro claro de referencia. Asumo que mi sublista no es la buena para coordinarme sino que lo correcto es llevarla a casa y una vez fusionadas tomar decisiones.

No obstante, me permite trabajar en algo necesario y bien escogido el día anterior o un par de días antes en cualquier lugar. He conseguido aumentar la accesibilidad, sin perjudicar a las otras dos características.

Conclusión

Este ejemplo sólo es mi solución particular porque no quiero dejar lo que os presento en un nivel demasiado abstracto. Aún así, os invito a que escojais vuestro propio sistema y que lo centraliceis.

El que más os guste pero respetando estos tres principios que os evitarán quebraderos de cabezas. ¿Cuáles son vuestras soluciones personales? ¿Cumplen los tres principios?


8 comentarios

  1. La foto del post es del puente de la de la uni de Stuttgart, del campus de Vahingen. Me ha traído buenos recuerdos al reconocerla. Un Saludo, y enhorabuena por el blog.

    • Hola Alejo,

      ¡Efectivamente! Nunca hubiese pensado que alguien reconocería la imagen. Técnicas de Organización le debe muchas ideas a ese puente y también te confesaré que el blog nació y dió sus primeros pasos en el mismo Allmandring. ¡Un saludo!

  2. Hola:

    Llevo años manejando una hoja de cálculo (libro de hojas) donde tengo todas las tareas a medio-largo plazo y las próximas, juntas en el mismo libro. Sin embargo, en el libro hay una hoja donde tengo separados los distintos tipos de trabajo : Casa-trasteros-huerta-Calle-Viajes- etc. Estos son los títulos y debajo de cada uno, los trabajos pendientes.En esta hoja están todos y los veo de una sola mirada. Además, en el mismo libro, tengo una hoja para cada título con los mismos trabajos dándoles prioridad, fechas de ejecución y estado. Estas hojas las imprimo y en un bloc de portafolios transparentes, las manejo a diario apuntando y tachando cada día. Luego las paso a la general.
    Para mí, lo importante no es solamente tener anotados los trabajos pendientes de una u otra forma precisa; lo más importante es la ejecución en tiempo y forma adecuados. Para ello, hay que tener mucha fuerza de voluntad para manejar los tiempos que cada tarea requiere. Los imprevistos, hay que tenerlos en cuenta en ese cálculo del tiempo para cada cosa. Hay x horas al día de trabajo y se deben aprovechar bien.

    Me gusta este blog. Saludos.

    • Hola Carlos,

      Es una forma curiosa tu centro de organización. Cumple muchos principios básicos, lo tienes separado por contextos (o temas) y cumple sobre todo el requisito de tenerlo centralizado.

      Supongo que las mayores desventajas de un sistema así serán la perspectiva general (cuando quieres mirar todo o un día en vez de un tema concreto) y que debe de exigir un mantenimiento importante (poner tiempos, fechas, y el tránsito papel-ordenador, etc.).

      Nunca había oído de alguien que llevase hasta ese punto la gestión por Excel pero me parece muy curioso y desde luego interesante. Si tienes preguntas concretas o dudas en algún tema tienes a tu disposición tanto los comentarios como el formulario de contacto (estoy para eso). ¡Un saludo y bienvenido al barco!

  3. Yo uso Onenote, también puedo ver esas notas en el celular ya que hay una aplicación en Android y Apple para eso. Mi único problema es la privacidad. ¿Estas empresas son capaces de leer mis cosas? ¿qué tal si hay cosas que no quiero que lean? ¿Es necesario crear un servidor privado? Igualmente en el celular te espían de todas las formas posibles :/ … ¿hay alguna libreta o algún artefacto eléctrico portatil que uno pueda escribir y que no esté conectado a internet?
    Estuve pensando en una Surface Pro, aunque no tiene privacidad, se puede centralizar todo ahí y con onenote usar el lápiz para escribir; en la facultad me serviría para estudiar y hacer anotaciones ya que no es tan grande, para mis proyectos los tendría en cualquier lugar y podría editarlos en cualquier momento, cuando llego a mi casa lo podría conectar a un monitor más grande y teclado usb. ¿Usted qué opina al respecto? ¿usaría algo así?

    • Nunca me he preocupado demasiado por el tema, pero sí he conocido alguna startup que tenía por proyecto el cifrar el contenido de empresa antes de subirlo a DropBox o similares. No me extrañaría que existiese lo mismo para plataformas como OneNote y orientado a particulares.

      En cuanto a la configuración de Surface Pro + Onenote, se trata de una decisión personal. La decisión de las herramientas está condicionada unicamente la estilo de trabajo y a optimizar (minimizar el esfuerzo) de aquello que hacemos con mayor frecuencia. Si ese es el caso adelante.

      Un saludo

  4. Muy interesante todo lo que dices….

    • ¡Muchas gracias, Ana! Tanto por comentar como por lo comentado. Un saludo.


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