¿Cómo puedo organizarme?

Esta entrada pertenece a la serie inicial de este blog “¿Cómo puedo organizarme?” dividida en tres etapas con el objetivo dar los primeros pasos para que te organices.
01-Como-puedo-organizarme
Fotografía original de Becky Wetherington

Probablemente hayas llegado a esta pregunta porque echas una mirada a tu alrededor y te preguntas cómo puede ser que el tiempo te llegue a tan poco.

Haces una lista con lo que haces en un día normal mentalmente y aunque puede que sean un par de cosas te quedas asombrado cuando lo comparas con el número de horas libres que tenías. Algo falla.

Está bien. El objetivo entonces es responder a la pregunta ¿Cómo puedo organizarme? y ponerte cuanto antes a dejar de perder tiempo. Empecemos desde el principio.

Serénate y distánciate del problema

Para poder organizarte bien tienes que ver tu día a día desde una perspectiva diferente.

Proponte que en la próxima hora no vas a avanzar en nada absolutamente en todos lo que te preocupa ahora mismo sino única y exclusivamente a organizar y discurrir.

Organizar en realidad es como elegir el medio de transporte en el que viajarás hasta tu meta. Digamos que delante de ti hay muchas bicicletas, alguna moto y escondido entre todo eso un avión.

Por mucho que tardes en encontrarlo, si la meta está lejos (y tu te enfrentas ahora mismo a todos tus objetivos = muy muy lejos), el tiempo de buscar el avión y viajar en él será mucho menor que coger directamente una bicicleta e ir a pedales.

El único miedo que te fuerza a coger una bicicleta es creer que el avión no existe porque aún no lo has encontrado. ¿Entendida la metáfora? Continuemos.

Divide y vencerás

Está bien, si quieres llevar a cabo todos tus objetivos delante de ti tendrás una pila inmensa de cosas que hacer, pero ante todo no te dejes abrumar por ellas vamos a empezar a definir fronteras.

Si visualizas a lo que tienes por hacer como un enjambre te acurrucarás en una esquina muerto de miedo. Lo que necesitas es verlo como muchas pequeñas y frágiles moscas. Algunas llevan tiempo pero si las atacas por separado no cabe duda de que ganarás al enjambre.

Para eso comenzaremos por descomponer todo lo que tenemos que hacer, nuestros objetivos y subobjetivos. Es imprescindible que seas capaz de romper tus objetivos en tareas pequeñas. Si alguna vez haces una lista y tienes tareas demasiado grandes lo correcto será tacharlas y descomponerlas en subtareas más pequeñas.

Seguro que te suena la frase “Divide y vencerás”. Pues no es sólo para militares…

Necesitas toda tu concentración

A estas alturas estás analizando tu problema desde una perspectiva más alejada como si fuesen los problemas de otro que te cuenta su vida y tú le das consejos. Además subdividirás todo en pequeñas tareas abordables. Van dos ideas y te quedan otras dos antes de enfrentarte a ese enjambre.

La tercera idea es que vas a necesitar toda tu concentración si quieres organizarte bien. ¿Qué quiere eso decir? Que no puedes estar pensando en que deberías estar yendo más rápido mientras buscas tu avión, sino en ingeniártelas para encontrarlo lo antes posible. Deja de intentar convencerte de que no encontrarás nada mejor que una bicicleta.

Un ejemplo de esto son los niños pequeños. A veces no tienen nada que hacer y lo único que ven es lo que tengan en ese momento delante. Para esto los niños son mentes extremadamente concentradas.

Pueden resolver problemas complicados o señalar incoherencias que no ven los mayores porque lo único que hacen es observar sin distracciones. Ven un proceso, una parte les parece absurda o innecesaria y con su voz pequeñita y frágil dejan atónitos a los demás.

Tú tienes que ser igual. Cuando afrontes un problema tienes que estar plenamente concentrado. Si no puedes porque dentro de media hora tienes que ir al aeropuerto o sacar la comida del horno necesitarás apartar ese fantasma de tu cabeza. Coge un reloj con alarma, planifícalo para ese momento y hasta entonces no vuelvas a autointerrumpirte.

Una vez pactado que en los próximos 30 minutos vas a estar concentrado, que no vas a estar pensando en lo que estás dejando de hacer y que no vas a intentar solucionar todo de un golpe estamos listos para mirar al enjambre a los ojos.

Brainstorming de problemas

Vamos a empezar a enumerar a los enemigos. Primero te describiré el proceso entero y luego lo llevarás a cabo, no antes. Te avisaré cuando haya acabado con la explicación.

El brainstorming (del inglés “cerebro-tormentando”) consistirá en coger un folio en blanco y un boli. En este folio escribirás, ocupando todo el espacio que quieras lo que tienes que hacer y tus objetivos. Escribe desde “quiero adelgazar” hasta ese “tengo que sacar la comida del horno”. Si el folio se queda pequeño pon otro en paralelo.

Te recomiendo que empieces aleatoriamente y que vayas escribiendo cerca las tareas que tienen relación unas con otras. Te enseñaré como hacerlo más eficazmente en el futuro pero lo entenderás mejor si primero pruebas por ti mismo.

Es imprescindible que si te acuerdas de algo que tenías que hacer lo apuntes pero no lo hagas, no todavía. Este reflejo es uno de los que acaban destruyendo la mayoría de los sistemas de organización. Dale un margen, está apuntado y llegarás a él.

Adelante, inténtalo. Sigue leyendo cuando creas haberlo acabado

Para los escépticos que escaneen el texto pero no lo lleven a cabo sólo puedo afirmar que si no le das ni 5 minutos de confianza al sistema no encontrarás nunca ninguno. En tal caso, la única posibilidad de mejora está en que alguien te imponga el método que le funciona porque por ti mismo no estás en predisposición de encontrar uno. No es lo mismo imaginar lo que escribirías que leer lo que has escrito. Desafíate durante 5 minutos.

Bueno, ya lo tienes frente a ti. Un papel que describe tu mente (si se te van ocurriendo cosas nuevas súmalas al papel).

Hay tareas, algún que otro propósito de año nuevo, cosas de la rutina, lo que tienes que hacer dentro de 30 minutos y algunas tareas están incluso agrupadas en conjuntos. Bien, ha sido un buen vaciado.

También te has preguntado un poco qué debías y poner y qué no. O has probado a echar un vistazo a la habitación en la que te encuentras para recoger ideas que puedas haber olvidado. Sino los has hecho actualiza la lista con todo esto.

Esa es la forma del enjambre. Ni más, ni menos. Sólo te da miedo que se te haya olvidado algo por poner pero como hemos dicho que siempre puedes añadirlo, no pasa nada. Por lo demás, has definido tus objetivos. ¡Bravo!

Conclusiones de este inicio

Lo que tienes ante ti es una lista de tareas, la más rústica y primitiva forma de organización.

No obstante en vez de correr desesperadamente dando manotazos al aire para ver si matas alguna mosca, estás mirando directamente a tus objetivos. Puedes sentirte orgulloso.

Además has aprendido las 4 ideas fundamentales para volver al principio si algún día pierdes tu organización.

Ahora habrá que mirar cómo dividir en subtareas aquellas que no pudiste dividir más y redefinir aquellas que no se corresponden exactamente con lo que has escrito.

– Hombre, yo “quiero ver menos la tele”, pero eso no sé cómo abordarlo…

No pasa nada, es lo que haremos en la segunda parte de esta serie introductoria del blog. Te enseñaré a pasar del estado caótico de “mi rutina me guía” al “yo defino mis objetivos” a través del análisis de tu papel lleno de pensamientos.

Guarda tu lista de tareas hasta que vuelvas a tener tiempo para poner en marcha la segunda etapa. Antes de eso, ¿alguna pregunta o comentario? Estaré encantado de explicar todo aquello que no haya quedado claro. Nunca aceptes ningún sistema que no entiendas al 100%. Nos vemos en la segunda parte de esta serie.


26 comentarios

  1. creo que encontre algo bueno para mi aunque desconozco el precio del curso si es que se puede tomar uno

    • Hola Catalina,

      Te agradezco el interés pero siento informarte de que actualmente no hay ningún curso de coaching disponible en el blog. La forma de seguir el contenido es a través del RSS o recibiendo las publicaciones en tu e-mail.

      • hola,

        me ha parecido estupendo tu blog, aunque lo que deseo saber es como desarrollarme a mi mismo, desarrollar la filosofia de la organizacion, que se incorpore a mi mente, como por ejemplo que yo mismo logre crear tecnicas de organizacion.
        que libros puedo tomar como guias o autores. mi correo es daniel.gonzalez10@medellin.co

        gracias

      • Graaaciassss por postear este tipo de cosas, son de muchísima ayuda

  2. Y cuando tienes niños pequeños, no hay un momento nii para hacer la lista…

    • me gusto. soy ansiosa empiezo muchas cosas a la vez y no hago lo que realmente me gustaría , que es hacer manualidades y venderlas, espero un consejo gracias.Pato

  3. Hola, soy mujer de casa, separada desde hace 3 años, necesito trabajar y lo necesito de verdad pues me identifico con la procrastina mucho.
    Soy muy perezosa me muevo muy poco para buscar trabajo, tengo la escusa de que soy mayor ( tengo 50 años ) y no tengo fuerzas, tengo mucha pereza en buscar algo que necesito

  4. Hola! Mi escritorio de trabajo es un desastre… por más que intento organizarlo, a las pocas horas está desorganizado nuevamente.
    Algunas recomendaciones? O ya tienes un post que me pueda ser útil?
    Saludos!

  5. GRACIAS..AL TENER LA LISTA PUEDO VER LAS PRIORIDADES…

    ME AYUDA MUCHISIMO:..

    ABRAZO…

  6. Buenos días Iago.

    ¿Son lo mismo objetivos que tareas? Un ejemplo,tengo objetivo aprobar un examen de unas oposiciones, pero claro es a largo plazo. Los objetivos/tareas deben de ser a ¿pequeño/medio/largo? plazo a la hora de escribirlo el en el papel lo que queremos conseguir.

    Un saludo y gracias.

    • Hola Álvaro,

      A decir verdad objetivos y tareas no tienen nada que ver. Es muy común creer que un objetivo sencillo es lo mismo que una tarea pero en realidad es un pensamiento bastante antiproductivo.

      Objetivo es algo que pretendemos alcanzar: un estado, una meta, un logro; algo que queremos ver acabado pero (ya sea complejo o simple) no está predefinido cómo tenemos que hacerlo. (Ejemplos: Conseguir un coche, Preparar la cena)

      Una tarea es una acción simple (que no se puede descomponer más) y que por lo tanto ejecutaremos tal y como está descrita, sin pensar en si contribuye o no a un propósito mayor. (Ejemplos: Comprar un coche en el concesionario, cocer 200g de arroz).

      Si asumes inmediatamente que tu objetivo de conseguir un coche pasa por comprarlo ignorarás cualquier otra posibilidad de conseguirlo, igual que para alcanzar el objetivo de hacer la cena hay muchas posibilidades de conseguirlo (algunas a base de varias tareas de cocina y otras simples como llamar a una pizzería).

      La línea que separa ambos términos no es tan evidente y hay bastantes cosas que aclarar en el medio. Intentaré ampliar el tema en un artículo porque es digno de aclaración y la verdad no se habla mucho al respecto cuando sí supone un cambio de mentalidad importante el hacer la diferenciación.

      Muy buena pregunta y espero que al menos esto te sirva como primera aclaración al respecto. Un saludo

  7. Hola! Gracias por compartir tus conocimientos, estoy empezando apenas y ya veo mejoría.

  8. Hago listas de lo que tengo que hacer, pero como comentas me distraigo haciendo otras, y pasa que no consigo avanzar en lo que anote, me distraigo mu facil, he llegado a pensar que tengo deficit de atencion.
    Por lo que estoy empesando a comprender, es que tengo que ejercitar mi mente en concentrarme ya sea 10 0 30 minutos y ir avanzando en esa diciplina.
    Te agradezco mucho la orientacion, y empezare de inmediato.

    • Si realmente consideras que tienes problemas para mantenerte más de 30 minutos enfocado, entonces creo que eres el individuo perfecto para la técnica pomodoro: http://www.pomodorotechnique.com/ . Si no, vete poco a poco contruyendo tu lista de tareas, céntralízala (es decir, no crees nuevas constantemente) y cambia tu filosofía de “voy a crear una nueva lista” por “¿dónde se encuentra mi última lista?” cada vez que retomes el trabajo. Suerte y siéntete libre de comentar / preguntar lo que te cueste en este blog porque estamos para eso. Un saludo.

      • Hola Iago, leo tu blog desde hace un tiempo…me fascina !! a raiz de este último comentario que le hiciste a Miguel incursioné en la técnica Pomodoro…
        me faltaba enfocarme en un tema ya que encaraba varias cosas al mismo tiempo…y me estaba volviendo loca! lo sentía como un fracaso.Hace una semana y media que la estoy probando y me ayudó muchísimo. Siento que en ese tiempo tengo la chance de preocuparme por nada más que por lo que tengo delante.Me permitió profundizar en cosas que antes no había logrado. Y estoy más consciente de lo que me demandan distintas cosas.
        Trabajo desde casa ( soy diseñadora) y se me complicaba lo doméstico con lo laboral. Desde ya muchas gracias!!

        • Aunque no suscites ninguna pregunta en particular, gracias por compartir tu opinión Fernanda. Si la técnica Pomodoro te ayuda a huir del multitasking agárrate fuerte a ella.

          Un saludo!

  9. SI me tomé los 5 minutos para leer, es increible que una misma sea victima de las dudas a causa de la mente y por ende olvidar un objetivo. la mayor parte del tiempo solo hay excusas y “premios de consolacion” pero observando mas adentro para encontrar el avion todo problema termina por ser una pequeña mosca “zumbona e irritante” que puede ser eliminada si una misma se enfoca en ella y no en todo el enjambre.

    Gracias de todo corazon, no sabes cuanto significa una guia como las que elaboras, algunos tal vez piensen que es ridiculo agradecer por esas palabras tuyas pero cuando se es una persona con mucho que hacer algo asi puede salvar horas desperdiciadas en intentos.

    • Hola Rosalina,

      Muchísimas gracias por compartir tu opinión. Los comentarios tienen valor tanto para los próximos visitantes como para que yo pueda identificar los artículos y partes concretas que resultan más útiles a los lectores (y seguir resolviendo problemas de organización en esa dirección).

      Espero que sigas encontrando respuestas en la segunda y tercera partes de esta serie. Un saludo y bienvenida.

  10. Hola voy comenzando a leer los artículos de tu página, la verdad he tratado de organizar mi tiempo, mis actividades, mi cuarto o sea mi vida en general en demasiadas ocasiones sin éxito.
    Como ya lo dije soy demasiado desorganizada y con el plus de que me distraigo fácilmente, esto ha hecho que lograr mi meta de orden en lo que hago sea una tarea titánica, he consultado diversos sitios, libros e incluso cursos y no me han sido funcionales, por lo que he perdio la fe y a veces lo creo imposible.
    Obvio no me he dado por vencida y buscando una solución a mi problema me encontré con tu página, me encanta que tiene un seguimiento y mejoras para poder volvernos todos unos organizados, espero por fin tener éxito y a pesar de lo poco que he leído de tu sitio creo que es una buena fuente información.
    Gracias!!!

  11. Hola, excelente escrito, me ha ayudado el día de hoy como no tienes idea, estaba entrando en pánico y tenia una semana huyendo para iniciar con un proyecto y no sabía por donde comenzar. Oye puedo copiarlo al blog de mi empresa y ponerte como referencia… me gustaría mucho tenerlo para recurrir a él cada que lo necesite, al igual quiero compartirlo con mi equipo de trabajo…
    Saludos

  12. EXCELENTE. A VECES HAY TANTO POR HACER QUE TODAS ESAS ACTIVIDADES SE COMVIERTEN EN UN GRAN ENJAMBRE. INTENTARÉ APLICAR LAS TECNICAS. NO OBSTANTE A PESAR DE HACER LA LISTA Y VER QUE PODEMOS IR REALIZANDO, DESCARTANDO, DELEGANDO, ETC…LO QUE NOS AYUDA CON LA ANSIEDAD Y EL ESTRES, ¿COMO MANTENERNOS CON ENTUSIASMO Y NO DEJAR QUE LA DEPRESIÓN O MOTIVACIÓN NOS TORPEDEÉ?.. ¿TENEMOS GRUPOS DE APOYO? ¿PROGRAMAS DE COACHING?

  13. Hola Lago,

    mi vida es muy muy desordenada, estoy en caos y no se por donde empezar a organizarla, hay muchos libros para empezar, pero no es de mi interés organizar mi vida de esa manera. Ya leí el primer articulo e hice la lista de los objetivos y tareas y me sigo sintiendo muy ansiosa.

  14. Gracias …empezando a hacer la lista.

  15. Ya esta lista la segunda parte?

    Yo si!

    Saludos!


Dejar un comentario