¿Cómo puedo organizarme? (III)

Esta entrada pertenece a la serie inicial de este blog “¿Cómo puedo organizarme?” dividida en tres etapas con el objetivo dar los primeros pasos para que te organices.

A estas alturas asumo que tienes tu lista original, aquella que contiene tanto tareas como desafíos y seguramente varias tareas cortas tachadas. Si no has leído las dos entradas anteriores, por favor empieza por ahí (el link de arriba te conducirá a la primera).

Tus grupos y su razón de ser

Cuando vaciaste tu cabeza escribiste de todo. Si se te han ocurrido más cosas las has ido añadiendo y a estas alturas tu folio debe tener más de escrito que de blanco.

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Más o menos has ido poniendo las tareas en grupos pero lo que no hemos discutido (voluntariamente) es el criterio por el que las has agrupado.

La mayoría de vosotros las habréis agrupado las tareas por áreas o grupos temáticos. Vagamente se verán reflejados el ámbito laboral (o estudiantil), las cosas de casa, puede que cocina por un lado y limpieza por otro. Habrá algo de desarrollo personal como dejar de fumar o leer más, etc.

En definitiva áreas de tareas o deseos por su contenido: lo que se persigue con ellos.

Con esto vamos a hacer algo, pero ya os avanzo que en un sistema de organización esta es una clasificación poco útil. Es sensata y nos aclara la mente pero no nos ayuda a resolver las tareas.

Tus subobjetivos

Antes de explicar por qué no es práctica la agrupación por temáticas (lo trataré más adelante) vamos a aprovechar esos grupos que has hecho. Si alguien ha hecho algo diferente podemos discutir cómo y por qué en comentarios. No es un primer reflejo común.

Lo que ahora me propongo es que hagas el paso número uno de todo sistema de organización: definir tu objetivo.

¿Por qué no hemos empezado por ahí? Bueno, al principio nos daba miedo todo lo que teníamos por hacer y que incluso ignorábamos. Lo hemos puesto en un papel y hemos quitado la parte rápida. Después vimos que había cosas factibles y cosas que por mucho que las miramos parecen inabordables.

Sin embargo es ahora cuando empezamos. Ya hemos sido capaces de sacar una lista de tareas factibles y el resto son retos que no sabemos cómo asumir. Entonces habrá una razón para asumirlos, ¿no? Busquémosla y démosle nombre.

Empieza por hacer círculos pequeños según tu agrupación con la siguientes reglas: a todo grupo tienes que darle un nombre y toda tarea tiene que estar en al menos un grupo. Sigue leyendo cuando hayas terminado.

Tus objetivos

¿Ves como se llama esta sección? Tus objetivos. ¿Ves cómo se llama la anterior? Tus subobjetivos.

En efecto, lo que acabas de rodear no son más que subobjetivos. Puede que hayan aparecido como máximo títulos como “Universidad”, “Trabajo”, “Cocina” o “Casa”.

Pero si somos estrictos “Trabajo” no es un objetivo. Por eso definir tus objetivos es una cosa fundamental en tu sistema de organización pero muy difícil. ¿De qué te sirve ir muy rápido a pequeña escala si todas esas tareas que haces contribuyen a “trabajo”? ¿Vas todos los días al trabajo por trabajo?

Puede que te sorprenda, pero en mi gráfico, ese “Trabajo” se encontraría clarísimamente debajo del apartado “Obtener recursos” bajo el apartado “Mejorar y aumentar mi tiempo libre”. Mejorar mi tiempo libre ocupa prácticamente casi todo mi papel porque lo considero un objetivo fundamental.

Cambia los títulos si no son verdaderos objetivos. Y no tengas miedo de dejar esta vez alguna cosa fuera. Es absolutamente fundamental que escojas tus objetivos y decidas qué tareas hacer para conseguirlos en vez de hacer tareas y darles un porqué. En otras palabras:

“No pienses como vives, sino que vive como piensas”

Ahora extiende la clasificación. No tengas miedo de nuevo de dejar completamente fuera a ciertos subobjetivos que has escrito. Sólo asumes que no aportan nada al objetivo superior.

Haz círculos cada vez más grandes reagrupando subniveles y fijándote sólo en el título. Sube de “quiero una casa bien decorada” y “quiero una casa limpia” a “quiero una buena casa”.

La pregunta final: eres capaz de hacer un círculo que lo englobe todo. ¿Qué título le darías a lo que acabas de englobar?

Lo que parecía una inocente lista de tareas se ha convertido en tus propósitos vitales. No pierdas de vista que has vaciado toda tu mente ahí. Si hay algo que te gustaría en la vida que no figura en ese papel ten presente que no estás haciendo nada por perseguirlo.

Optimización

Al principio de la serie hablaba de concretar tus tareas en un papel ahora se vuelve todo abstracto de nuevo remontándome a cuál es tu objetivo en la vida y que no justifiques lo que haces. Sí claro, pero… ¿cómo llevo a cabo mis objetivos?

Aún tiene sentido, te lo garantizo. Tus objetivos son tus objetivos y eso no lo cambia nadie.

Así que para cumplir tus objetivos tenemos que hablar de optimización. Bueno, eso sí parecía lógico incluso al principio. La variante es que uno de los principales recursos a optimizar es tu actitud.

El cambio que propongo es simple. Si defines claramente tu meta, actúa en consecuencia. La mayoría de cosas que creías injustificadas hace un minuto vuelven a cómo las veías hace 20, con una diferencia. Ahora sabes por qué las haces, o sabes por qué no las haces. Y si no hay razón a favor: eliminada. No importa que el resto del mundo la haga. Mis prioridades, mis normas.

Empezar el cambio

En otras palabras, nada de revoluciones. Vamos a escoger lo que está en tu mano directamente y vamos a ponerlo apuntando en la dirección que quieres.

Si hay grandes aspectos a cambiar nos los plantearemos como proyectos para llevar nuestra situación actual a una mejor, como por ejemplo: “dejar de fumar”. Eso cuesta un esfuerzo y tiene un beneficio, si compensa lo aplicaremos.

Hagamos un balance rápido de decisiones en nuestras manos. Por ejemplo ir a trabajar. Pues hombre no es que quiera, pero es parte de obtener recursos que a su vez mejora mi tiempo libre.

¿Limpiar la casa? Pues no lo hago por placer pero me compensa la comodidad de vivir en una casa limpia al tiempo invertido.

¿Y cuando llego a casa que escojo? Hombre pues normalmente la tele pero me gustaría divertirme lo máximo posible, ya que trabajé para eso y limpié mi casa prometiéndome eso.

El cambio posible aquí sería dedicar tiempo y recursos durante un período para escoger un hobby y a crear un entorno en el que tu mejor opción ya no sea la tele, sino una mucho mejor.

Eso es optimización. En vez de gastar tus recursos en algo que mejora tímidamente tu situación, escoger el mejor cambio posible, el óptimo. No está para nada lejos de tu alcance y no necesitas empezar por ninguna revolución.

Optimización es coger tu lista de tareas y organizarlas según las que puedes hacer inmediatamente, las que dependen de otra cosa, las que te llevarán mucho tiempo o las que sólo puedes hacer si sales a la calle. Las juntas y con ello ahorras un tiempo libre que hubieses invertido en hacer lo mismo. Si no tienes ningún objetivo que perseguir durante tu tiempo libre no has optimizado nada.

Las ideas y el poso que dejan

Hemos pasado por etapas sencillas, por etapas complejas y por etapas que caen de cajón pero no sabemos muy bien por qué no las hacemos. A decir verdad es tan simple que sí, dicho así es muy fácil pero luego sabemos que no pasa.

¿Por qué? Los cambios cuestan.

Sin embargo todas estas ideas te deberían haber dejado un poso. Voy a hacer un pequeño recorrido. Si en alguna no está de acuerdo lo discutiremos, sino usa la lista para refrescártelo de vez en cuando:

1. Distánciate de tu situación y no te dejes abrumar

2. Divide tu tarea en sub-tareas

3. Cuando concibas soluciones: de una en una

4. Reduce y concentra tus frentes de batalla

5. Diferencia entre tareas, proyectos y ambiciones

6. Define un orden argumentado de avance

7. Ten claros tus objetivos

8. Toda decisión posible debe ser coherente con tus objetivos

9. Optimiza tus recursos hacia tus verdaderos objetivos, no hacia las tareas

 

Y me permito añadir a una última 10ª que no contribuye en si pero que te ayudará con las otras 9. Predisponte a innovar. Da igual que ya tengas todo aparentemente resuelto, que además, nunca es cierto.

Para acabar como empecé, innovar es como dedicarle cinco minutos cada día a buscar en un lugar distinto si hay un avión aún más potente. Al principio tenías una bici, pero apostaste por intentar conseguir un avión. Una vez que lo encontraste úsalo, pero no pierdas la esperanza de encontrar algo mejor. Quizá encuentres de este modo la solución a otro problema.

Espero que esta serie introductoria te haya despertado el interés de leer cosas más concretas. Como introducción diré en mi defensa que si lo que lees te parece imposible o chocante yo asumo el reto de guiarte a través de este mismo blog.

Tocando temas más tangibles y pequeños pienso seguir esta hoja de ruta. Porque el objetivo está ahora bien definido y lo único que queda es orientar todos tus esfuerzos hacia la misma dirección. Para cualquier duda o opinión, estaré encantado de discutirla en los comentarios.


26 comentarios

  1. Iago.
    Desde hace ya un rato visito tu blog con un buen sabor de boca, solo que no me había dado a la tarea de hacer lo que sugieres. Hoy empece con la introducción y realice la lista, resulto interesante el encontrar el objetivo y darle sentido a esta lista, claro eliminando una que otra.
    la promesa de ser optimo es muy poderosa y tentadora, espero aplicarme y sacar provecho de ello .
    Saludos

    • Hola Jose Juan,

      Muchas gracias por tu comentario, por tu interés y por confiar en lo que propongo e intentarlo. Si tienes dudas más adelante o hay algún problema particular que no sepas cómo resolver tienes tanto la sección de comentarios como el formulario de contacto para lo que quieras. ¡Bienvenido al barco!

  2. Me quedo con ir a los objetivos desde las tareas, sin quedarse en éstas.
    Descartando tareas sin objetivos (propios) y exigiendo tareas a los objetivos sin tareas.
    Muy buen aporte en general (los tres): resulta complementario incluso para los que sólo quieren oír de GTD.

    • GTD precisamente me defraudó en el momento de plantear objetivos. Hay una frase en particular en la que Allen admite que los objetivos merecen una reflexión mayor pero no tienen cabida en el libro básico de GTD. Para mí, los objetivos han de ir antes que la acción. Si no es imposible diseñar una estrategia.

      Un saludo y bienvenido al barco

      • Llevo tiempo en tu barco; así que me pondré algún diferencial en el nick. Te sigo desde España-Valencia y ojalá algún día cruces el charco. Saludos Iago.

  3. Acabo de realizar las actividades de este blog..(tecnicas de organizacion), debo decir que es la primera vez que me topo con una ayuda de este tipo descrita de una manera clara….hasta que no lo hice, no me habia dado cuenta de la trascendencia que puede tener la organizacion en tu vida….y si, soy muy desorganizado, quisiera poder comentar contigo algunas cosas que no me quedan claras, me gustaria seguir adelante con esto en una forma mas seria…
    Gracias y felicitaciones, excelente aportacion….saludos desde Mexico

    • Hola Victor,

      encantado de poder ayudar. Cualquier duda puedes dejarla aquí en un comentario y eso servirá para que otros que la comparten también tengan acceso. Un saludo y ¡bienvenido al blog!

  4. Hola Iago,
    leo tu blog atentamente, defini mi objetivo, defini tareas.
    Lo que me pasa es que no se como llevarlo a cabo dia a dia. Por ejemplo,
    me compro una agenda, me la olvido, no la anoto, no la miro. Que
    otro “sistema” crees que me puede servir?

    • Hola Ayelén,

      Nada de otros métodos. Si elegiste optar por concentrar tu organización en una agenda, entonces adelante, no puedes cambiar de método al primer inconveniente.

      Como te estarás dando cuenta la agenda fracasa si no acudes a ella regularmente, te puedo anticipar que te pasará lo mismo con cualquier otra plataforma. Tú objetivo inicial entonces es crear el hábito de acudir a la agenda. Eso simplemente se entrena. Los primeros días te pones alarmas más o menos a la hora de volver del trabajo, te apuntas que debes llevarla contigo y si quieres te pones un post-it en los principales lugares en donde podrías llegar y olvidarte de que tienes una agenda. El desarrollar ese hábito pese a ser engorroso e incluso un poco torpe al principio será la clave para que puedas empezar a trabajar organizada. Dentro de lo que cabe, es algo fácil de llevar a cabo, lo único que debes es intentarlo un poco.

      Un saludo

  5. Hola!

    He estado leyendo tu blog y me ha parecido muy interesante y útil lo que has escrito. Soy estudiante de medicina y la organización es pieza vital en mi vida académica y (ahora que me doy cuenta también) en mi vida personal. No obstante, me cuesta aún poder manejar la presión de tener muchas cosas por hacer, aunque me haya organizado antes. Tienes algún consejo o recomendación?

    Muchas muchas gracias y éxitos! 😀

    • Hola Carito,

      Simplemente leyendo los artículos antiguos del blog deberías ir entrelazando los conceptos o las ideas que explico en ellos. Hay conceptos que no te darán soluciones a corto plazo pero que te proponen cambios de mentalidad. Sé que los primeros son más aceptados en general pero es con los segundos con los cuales realmente cambiará tu forma de trabajar a diario.

      Como conozco de cerca el caso de los estudiantes de medicina, sé que necesitas una semana extremadamente eficaz. No puedes confiar ni en vacaciones ni en fines de semana y, si tienes una prueba global al final de tu carrera, te beneficiará cambiar la mentalidad de “aprobar exámenes” por la de “sentirte seguro en una materia” porque te examinarán 2 veces de cada contenido.

      El gestionar un modelo de semana muy cargado pero eficaz lo trataba en estos dos artículos (por los cuáles te recomiendo empezar pero no son los únicos):

      Cómo crear un planning eficaz I: eficazhttp://www.tecnicasdeorganizacion.com/2012/01/planning/

      Cómo crear un planning eficaz II:
      http://www.tecnicasdeorganizacion.com/2012/01/planning-2/

      Un saludo y bienvenido! No dudes en comentar tus dudas y compartir tus ideas, para eso está Técnicas de Organización.com

  6. Buenas noches, Soy una persona desorganizada en los dos principales aspectos de mi vida, mi hogar y mi trabajo, como puedo integrar ambos campos en este unico metodo?

    Gracias

  7. Es interesante la manera como expones la esquematización del proceso de organización.
    Creo que lo voy a poner en práctica.
    Gracias y saludos.

  8. Me ha gustado mucho tu técnica de organización. Creo que me será muy útil. Muchas gracias.

  9. Tanto los deseos como las tareas muy grandes o las que están bloqueadas siguen siendo metas. Como hacer para alcanzarlas tanto como las tareas fáciles de abordar? Con el mismo preocupo de “dividir y vencer”?

  10. Hola.
    No se que tan bien lo hice, pero le di un nombre a todo el grupo de casi 100 tareas: REALIZACIÓN PERSONAL. Es decir, concluí que la independencia financiera, la salud, mi mismo trabajo, la diversión, los arreglos a mi casa, el salir de deudas y un largo etc. contribuyen a mi realización personal. Y ahora que? Lo que propones entonces es cuestionarme si cada tarea que deba o quiera hacer de ahora en adelante contribuye a esa mi realización personal?

    • Hola Mauricio,

      En primer lugar, ¡bienvenido al barco! Veamos, si no he entendido mal, ahora mismo has hecho una lluvia de ideas y has recogido todo lo que pasea por tu cabeza obteniendo una lista de tareas que además está clasificada por categorías, ¿es esto así?

      Si es así, el primer paso es efectivamente como señalas: “elimina lo que sobra”. Los elementos que no deben estar en esa lista sobran cuando no te aportan nada o casi nada (si no los haces, el efecto es casi mínimo o nulo).

      A continuación la lista debería ser notablemente más reducida y te recomendaría que fueses por partes. Es decir, escoge un par de temas y concéntrate en acabarlos. Habrá temas finitos (en cuanto acabes la lista de tareas, puedes darlos por cerrados. Ej: pagar las deudas) y temas infinitos (necesitan trabajo constante siempre. Ej: hacer deporte). Con un volumen tan elevado yo te recomendaría que vayas primero a por los frentes “finitos”. Concéntrate un 3-4 como máximo e intenta cerrarlos lo antes posible. En cuanto los cierres la lista se reducirá y tendrás más sensación de control al tener menos cosas que controlar.

      ¿Qué te parece un plan así para empezar? Si ves alguna dificultad en ello o no se adapta a tu situación sigo estando aquí disponible para seguir discutiéndolo.

      Un saludo, y de nuevo: ¡Bienvenido!

  11. Hola, gracias por compartir su metodo con la web. queria preguntarte si dentro de este metodo, consideras que es una buena practica encontrar tareas que aportan a varios subobjetivos y en ultimas a varios objetivos.

    • Hola Jose,

      ¡Bienvenido! Veamos, lo que propongo en estos 3 artículos no es en sí un método sino una forma de empezar a organizarse. Pero en respuesta a tu pregunta te diré que SÍ es importante intentar combinar al máximo tus subobjetivos para reducir esfuerzos.

      Por ejemplo, imagínate que tienes dos objetivos. Por un lado, quieres mantener un nivel de salud correcto haciendo deporte regular y por otro lado quieres tener al menos 1 actividad a la semana con un grupo de personas. En tal caso una buena idea sería por ejemplo apuntarte a un club de práctica de un deporte colectivo (así logras ambos con sólo una actividad).

      Sin embargo en la práctica esto suele ser difícil de encontrar porque no tienes 2 objetivos sino 15 y no siempre son tan facilmente combinables. Así que volviendo a la pregunta: SÍ es importante, pero no es prioritario. Al contrario suele ser una cosa más que encontramos por suerte que algo que valga la pena ir persiguiendo, y sobre todo al principio cuando debemos de poner más esfuerzo en cosas más básicas (como identificar objetivos, eliminar lo que sobra, adquirir hábitos, etc.)

      ¿Responde esto a tu pregunta? Un saludo y no dudes en seguir comentando dudas y preguntas.

  12. Muchas gracias por tomarte el tiempo para publicar y compartir esta información. Me pareció muy eclarecedora, útil y práctica.

    Gracias de verdad.

    • Me gusta esto de las técnicas de organización, llevo ya bastante tiempo detrás de aprender porque soy un verdadero caos.Me las he imprimido por sí en algún momento me atranco.Muchas gracias!!

  13. Muy interesante . Lo vengo desarrollando algo desde la intuición. pero esto me vuelve consciente una dinámica de organizacion y moviliza el caracter personal que pueda darle

  14. Hola, oye yo me abrumo mucho con las tareas y pendientes, me llegan demasiados, mas de los qe puedo atender, existe algun formato qe me ayude a controlar todos y de todo tipo de clasificacion, es decir se puede poner todo en una sola lista y en una columna ir la clasifianco?
    Saludos

    • Hola Macario.

      Tu pregunta es demasiado abierta como para poder responder de forma rotunda. Aunque hay dos cosas que me hacen reaccionar. La primera es que el hecho de que te lleguen demasiadas tareas es normal, a todo el mundo le pasa. Sin embargo eso no quiere decir que la actitud correcta sea intentar hacer todo, no deberías ir en esa dirección nunca sin antes eliminar una gran mayoría de cosas no pertinentes.

      La segunda es que concentrar todo en un mismo sitio no forzosamente tiene sentido. ¿Debe ir en un mismo sitio lo que deber comprar con lo que debes hacer en el ordenador? Probablemente no, pero además el hecho de que todo esté junto te complica el elegir qué tarea deberías hacer a continuación.

      Así que te recomiendo por lo menos dos lecturas para ir ahondando en el tema:

      > Técncias para no saturar tus listas de tareas: http://www.tecnicasdeorganizacion.com/2012/12/saturar-listas-de-tareas/

      > El por qué no deberías crear grandes listas que concentren todo:
      http://www.tecnicasdeorganizacion.com/2011/05/por-que-cuesta-ordenar-prioridades/

      Un saludo

  15. Quiero agradecerte por ayudarme a ponerle un orden a mis ideas y a mis objetivos. Encontrar tu blog ha sido como encontrar un grupo de ayuda para desorganizados anónimos y… ¡Me encanta!

    • Me alegro mucho Adán. ¡Nos vemos por el blog! Y no dudes en suscribirte al “gimnasio productivo” (la cajita verde arriba a la derecha), ahí es donde pasamos a la práctica de todo lo que se dice en el blog y propongo retos para la vida real.

      ¡Un saludo!


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